2013年秘書資格五級復習筆記：辦公室事務和管理(下)

　　7.辦公用品的發(fā)放程序 (1)指定專人發(fā)放。 (2)按單位的有關制度和規(guī)定時間發(fā)放。 (3)緊急物品發(fā)放必須有相應的程序處理。 (4)填寫物品申領表，由授權(quán)人簽字批準。 (5)清點核實發(fā)放的辦公用品。 (6)提醒領取部門或個人節(jié)約使用辦公用品。

　　8.節(jié)約使用辦公用品的措施 (1)復印機：填寫申請表;發(fā)復印卡以限制部門使用;彩色復印要統(tǒng)一管理。 (2)傳真機：指定專人使用;做好登記并保留發(fā)送記錄。 (3)計算機、打印機、因特網(wǎng)：限制使用，彩色打印要集中管理;嚴格管理因特網(wǎng)的使用。 (4)電話、移動電話：控制打私人電話和國內(nèi)國際長途電話;按規(guī)定使用移動電話。

　　9.用ABCD法則排出工作的優(yōu)先等級 A類：重要并緊急的，必須立即做、優(yōu)先做。 B類：重要而不緊急的，應接著處理。C類：緊急而不重要的，有時間才做。 D類：不重要又不緊急的，可以不做。

　　10.有效利用時間的方法 (1)明確自己的工作任務和職責。 (2)要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作。 (3)分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，科學有序地完成工作任務。 (4)巧妙地運用一些方法，合理分配精力，精明地利用時間，以提高效率。 (5)使用辦公輔助手段幫助組織工作。 (6)安排工作要適應整個流程的正常運轉(zhuǎn)，不間斷、延誤或降低團隊的整體效益。 (7)要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關工作的承辦周期安排工作。 (8)秘書要記好工作日記并認真分析、評估自己利用時間的有效程度。

　　11.日常辦公事務的協(xié)調(diào) (1)內(nèi)部會議室的預訂工作。 (2)用車預訂工作。 (3)協(xié)助同事印制名片。 (4)協(xié)助安排各辦公室的桶裝飲用水。 (5)協(xié)助組織入口處的出勤登記打卡工作。 (6)按組織要求，保證接待崗位上班時間都要有人。

　　12.掌握好協(xié)調(diào)工作的基本原則 協(xié)調(diào)時應從組織的整體利益出發(fā)，先考慮重要、緊急、難度大、不方便的工作或事情，通過協(xié)調(diào)力求安排好次要、非緊急、難度小或較方便的工作或事情。