2013年秘書資格考試四級(jí)復(fù)習(xí)之會(huì)議商務(wù)活動(dòng)(二)

　　5.做好會(huì)議記錄

　　(1)會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作 1)準(zhǔn)備足夠的筆、筆記本和記錄用紙，以及錄音機(jī)和磁帶。2)備有會(huì)議議程表和相關(guān)文件資料，了解與會(huì)人員的座位圖。

　　(2)會(huì)議記錄的內(nèi)容：會(huì)議描述;與會(huì)者姓名;會(huì)議過程;主席、記錄員簽名。

　　(3)會(huì)議記錄的方法 1)重點(diǎn)應(yīng)將會(huì)議主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定、重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來，其他內(nèi)容概括記錄。2)漏記內(nèi)容對(duì)照錄音磁帶進(jìn)行修改，也可提示會(huì)議主持人請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語做簡要的解釋。 3)與會(huì)者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。

　　(4)會(huì)議記錄的修改 1)在定稿打印前，向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn)。2)經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn)，會(huì)議記錄如有錯(cuò)誤，主席或秘書可以更改。3)會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再作改動(dòng)。

　　(5)會(huì)議記錄的要求：準(zhǔn)確、完整、簡潔、條理清楚。

　　6.會(huì)議期間的信息溝通

　　(1)做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作 1)秘書人員要多聽、多記、多想、多跑，全面收集信息。2)要深入實(shí)際，掌握第一手資料。3)注重信息的加工。 4)注重實(shí)效，狠抓反饋信息的收集。

　　(2)會(huì)議期間的對(duì)外宣傳工作1)妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。2)注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。 3)在傳遞方式、內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、實(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。 4)注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道。5)為召開記者招待會(huì)提供必需的信息資料。 6)信息收集力求全面、真實(shí)、及時(shí)、適用、重點(diǎn)突出。7)與新聞媒體溝通要以禮相待、以誠相待、平等相待、迅速及時(shí)。

　　(3)信息加工的形式：綜合加工;提煉加工;推導(dǎo)加工。

　　(4)信息傳遞的方式：口頭傳遞;影像傳遞;電子系統(tǒng)傳遞;專人傳遞。

　　7.會(huì)議的值班、保衛(wèi)工作

　　(1)會(huì)議值班工作的內(nèi)容 1)搜集有關(guān)情況，傳遞各種信息。2)控制與會(huì)議無關(guān)人員隨便出入會(huì)場。 3)備有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)、后勤部門主管的聯(lián)絡(luò)方式。4)堅(jiān)守崗位、人不離崗，保證會(huì)議信息的暢通無阻。

　　(2)會(huì)議保衛(wèi)工作的內(nèi)容：與會(huì)人員的人身安全的保衛(wèi)、重要文件的保衛(wèi)、會(huì)場和駐地的保衛(wèi)、各種設(shè)備和物品的保衛(wèi)、私人貴重物品的保衛(wèi)。

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