2013年秘書資格考試四級復(fù)習(xí)之會議商務(wù)活動(一)

　　會議與商務(wù)活動

　　一、鑒定要點掌握會議議程、日程的擬定方法;正確選擇會址;做好會議記錄、會議中的信息溝通和會議期間值班、保衛(wèi)工作以及會議經(jīng)費結(jié)算工作;掌握開放參觀活動方案的擬定和安排宴請活動的要求、商務(wù)旅行計劃和旅程表的制定方法。熟悉會議議程與日程的區(qū)別;掌握會議期間信息的收集、傳遞、反饋，以及信息加工的形式;學(xué)會會議文件資料立卷歸檔的步驟和國外商務(wù)旅行準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容。

　　二、重點提示

　　1.會議議程表的設(shè)計方法

　　(1)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。

　　(2)議程表中第一項是宣布議題，安排討論問題時應(yīng)盡量將同類性質(zhì)問題集中安排在一起。

　　(3)保密性較強的議題一般安排在后面。

　　2.會議日程表的設(shè)計方法

　　(1)會議的日程表一般采用簡短文字或表格形式。

　　(2)將會議時間按每天上午、下午、晚上三個單元將議題具體化。

　　3.安排會議議程和日程應(yīng)注意的問題

　　(1)會議議程和會議日程的功能不同。

　　(2)會議議程的編制在前，一旦確定不應(yīng)再改變。會議日程如遇到一些變化可相應(yīng)調(diào)整。

　　(3)會議議程與日程必須吻合。

　　(4)會議議程和日程表制定后，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實施。

　　4.選擇會址應(yīng)考慮的因素

　　(1)交通便利。

　　(2)會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模、主題相符。

　　(3)場地要有良好的設(shè)備配置。

　　(4)應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)，場地應(yīng)不受外界干擾。

　　(5)選擇會議地點應(yīng)考慮有無停車場。

　　(6)場地租借的成本必須合理。

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