2013年秘書資格五級(jí)復(fù)習(xí)筆記：會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)(上)

　　會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)

　　一、鑒定要點(diǎn) 掌握發(fā)送會(huì)議通知的方法及注意事項(xiàng)，能夠擬寫帶回執(zhí)的會(huì)議通知;掌握各種會(huì)議證件的制發(fā)和會(huì)議文件資料的發(fā)放;了解與會(huì)人員的接站、報(bào)到、簽到工作的基本內(nèi)容和程序;做好會(huì)議的善后工作，包括安排與會(huì)人員返程、會(huì)議文件資料的清退及會(huì)議室的整理。掌握會(huì)見與會(huì)談、開放參觀準(zhǔn)備工作的內(nèi)容及活動(dòng)的基本程序;商務(wù)旅行準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容。 熟悉會(huì)議構(gòu)成的要素;會(huì)議的種類與作用;內(nèi)部會(huì)議室的預(yù)訂方法。

　　二、重點(diǎn)提示

　　1.發(fā)送會(huì)議通知

　　(1)發(fā)送形式：正式通知，非正式通知。

　　(2)發(fā)送內(nèi)容 1)預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)者事先了解的情況。2)需要回復(fù)的會(huì)議通知或預(yù)備通知中可加入明信片。 3)會(huì)議中使用的有關(guān)票據(jù)。 4)附說明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和返程日期，標(biāo)明交通工具及線路。

　　(3)發(fā)送會(huì)議通知的注意事項(xiàng) 1)明確會(huì)議通知發(fā)送對(duì)象。 2)落實(shí)發(fā)送的回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié)。 3)對(duì)書面會(huì)議通知的地址、郵編要填寫正確。

　　2.會(huì)議通知

　　(1)會(huì)議通知的主要內(nèi)容：被通知部門、人員、職務(wù)、通知事由、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、出席對(duì)象或范圍、會(huì)議程序、議事內(nèi)容、注意事項(xiàng)、公司全稱、通知部門、通知者姓名和職務(wù)、通知日期。

　　(2)按正確格式擬寫會(huì)議通知及會(huì)議回執(zhí)。

　　3.會(huì)議的各種準(zhǔn)備工作

　　(1)制作姓名卡片、會(huì)議證件的方法 1)內(nèi)容設(shè)計(jì)上有會(huì)議名稱、與會(huì)者姓名、稱呼、身份、組織名稱。 2)重要的大型會(huì)議要貼本人照片，并加蓋印章。

　　(2)會(huì)議文件資料發(fā)放的基本方法 1)按照與會(huì)者名單，準(zhǔn)備好每人一個(gè)文件袋。 2)分發(fā)重要文件要編號(hào)、登記，保密文件要注明密級(jí)。 3)征求意見稿或保密文件應(yīng)附文件清退目錄。 4)適時(shí)適量。 5)內(nèi)容重要又需要事先送達(dá)與會(huì)者的文件，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達(dá)。

　　(3)會(huì)議所需用品和設(shè)備的準(zhǔn)備 1)準(zhǔn)備會(huì)議所需物品要盡量考慮全面，有備無患。 2)會(huì)議用品和設(shè)備的類型分為必備用品和特殊用品。

　　(4)預(yù)訂內(nèi)部會(huì)議室的方法 1)要打出一定的提前量，在確定準(zhǔn)確的會(huì)期后，應(yīng)盡早預(yù)訂。 2)在使用的前一天，一定要再次落實(shí)。 3)會(huì)議室的大小、格局、設(shè)備的配備與會(huì)議的人數(shù)、性質(zhì)和類型相匹配。 4)留有足夠的自由使用空間，會(huì)議之間的間隔不宜太緊。 5)事先查看會(huì)議議程，了解會(huì)議是否需要音像輔助設(shè)備，并事先將設(shè)備調(diào)整到最佳狀態(tài)。

　　(5)接站報(bào)到工作的主要步驟 1)有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng)，掌握與會(huì)者到達(dá)的時(shí)間和聯(lián)系方式。 2)備有足夠的車輛和接待人員。 3)如設(shè)接待站要制作醒目的牌子或橫幅，表明“××公司接待處”的字樣;并設(shè)立引導(dǎo)牌或標(biāo)識(shí)牌，表明報(bào)到的具體位置。 4)事先準(zhǔn)備好文件袋發(fā)給報(bào)到人員。

　　(6)會(huì)議簽到和引導(dǎo)工作 1)小型會(huì)議可由秘書逐一進(jìn)行簽到。 2)大型會(huì)議可用簽到卡或電子簽到機(jī)進(jìn)行簽到。 3)準(zhǔn)備好登記本、簽字筆等用具，必要時(shí)準(zhǔn)備好嘉賓的留言簿。 4)按禮儀規(guī)范引導(dǎo)與會(huì)者入場(chǎng)。

　　4.會(huì)議的善后工作

　　(1)安排與會(huì)人員返程工作 1)提前做好與會(huì)者車、船、飛機(jī)票的登記預(yù)訂工作。 2)幫助與會(huì)者提前做好返程準(zhǔn)備。

　　(2)會(huì)議文件資料清退的方法 1)小型內(nèi)部會(huì)議可在會(huì)議結(jié)束時(shí)請(qǐng)與會(huì)者將文件放在桌上，由文秘人員統(tǒng)一收集或由文秘人員在會(huì)議室門口收集。 2)大中型會(huì)議可提前發(fā)出清退目錄，先由與會(huì)者個(gè)人清理，再統(tǒng)一交秘書處或下發(fā)收集目錄，限時(shí)交退。

　　(3)整理會(huì)議室：將會(huì)議室整理恢復(fù)到備用狀態(tài)。

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