2013年四級秘書資格考試操作務(wù)實題重點(2)

　　為會議記錄做好準(zhǔn)備工作

　　1準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。

　　2準(zhǔn)備好錄音機(jī)和錄音筆補(bǔ)充手工記錄。

　　3要備有一份議程表和其他的相關(guān)資料和文件，在需要核對相關(guān)數(shù)據(jù)和事實時隨時使用。

　　4在開會之前提前到達(dá)會場，安排好做會議記錄的地方，迅速做出一張與會人員的座位表，便于識別會議上的發(fā)言人

　　5提前參閱一下其他的會議記錄，揣摩一下其行文結(jié)構(gòu)、細(xì)節(jié)內(nèi)容。

　　6再利用錄音機(jī)的同時，必須手工記錄，這樣不僅整理記錄的速度快，而且可以防止錄音機(jī)中途出故障而漏掉內(nèi)容。

　　會議記錄的內(nèi)容

　　1會議描述。包括會議類型、時間、地點、日期

　　2與會者姓名。主席的名字在最前面，辦事人員的名字在最后面

　　3缺席者請假條

　　4宣讀上次會議記錄

　　5由會議記錄中產(chǎn)生的問題

　　6通訊情況

　　7一般事務(wù)

　　8其他事務(wù)

　　9下次會議日期

　　10主席簽名、記錄人員簽名

　　反饋會議信息的要求

　　1會議的信息反饋要注意點面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合，不僅要看到成就，更要收集會議未能有效解決的問題和議而未決的事項。

　　2會議信息反饋的目的要明確，要看服務(wù)對象

　　3充分重視會議的反饋信息溝通，正、負(fù)反饋都要力求做到適時、適量、適度。

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