2013年秘書資格考試三級章節(jié)重點詳解:工作計劃

　　四、制定工作計劃

　　(一)基礎(chǔ)知識

　　1.辦公室工作計劃的種類

　　(1) 按照時間序列，辦公室工作計劃可以分為長期計劃、中期計劃、短期計劃三種類型。(2)按幅度和范圍，可分為政策型計劃、目標(biāo)型計劃、規(guī)劃型計劃、方法型計劃、程序型計劃五種類型。

　　2.制定工作計劃的方法:

　　(1) 根據(jù)組織確定的工作目標(biāo)和期限要求，一項項列出本團(tuán)隊要完成的所有任務(wù)?？梢允褂脤ｉT制作好的人物表格，將要做的工作內(nèi)容列出，也可以將工作任務(wù)逐項寫下。

　　(2) 區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)，通常按ABCD法則(參見四級秘書)，先做重而急的任務(wù)，再做重而不急的任務(wù)，后做急而不重的工作，安排好工作的優(yōu)先次序。

　　(3) 按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號標(biāo)記 出任務(wù)完成時間的前后順序，對需要花時間的工作留出充足的時間量。

　　(4)列出完成每一項任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息，包括人力、物力、財力等。

　　(5)明確完成每一項任務(wù)的各個階段指標(biāo)和估算的時間要求。

　　(6)指明每一項任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。

　　(7)從最終完成的時間期限向前推算各階段工作應(yīng)在何時完成，確定后，逐項將其填入計劃表中。

　　(8)明確工作進(jìn)展的情況和出現(xiàn)的問題向誰報告，何時報告，確保計劃的順利實施。

　　(9)明確工作進(jìn)展的情況的質(zhì)量如何監(jiān)督和管理。

　　3.計劃的內(nèi)容與要求:行動計劃或計劃表必須指明所管理的項目或團(tuán)隊工作的其他一些重要方面，具體包括：(1)每一項任務(wù)的具體目標(biāo)。(2)每一項任務(wù)的數(shù)量要求和質(zhì)量要求。(3)每一項任務(wù)所需的資源。(4)每一項任務(wù)所分配的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。(5)在計劃的文件中還寫明如何監(jiān)督工作進(jìn)展和質(zhì)量。

　　(二)制定工作計劃的工作順序

　　1.制定工作計劃的程序

　　估量機(jī)會→確定目標(biāo)→確定計劃工作的前提條件→擬定可行方案→評價備選方案→選擇方案→擬定分計劃→編制預(yù)算。

　　2.編制常見的工作計劃:常的工作計劃中都要指明一段時期預(yù)先決定做什么，怎么做，何時做，由誰做等具體問題，它是在為一個團(tuán)隊的現(xiàn)實狀況與目標(biāo)之間鋪橋搭路。

　　五、確定承辦期限

　　(一)基礎(chǔ)知識

　　1.承辦期限的內(nèi)容:謂承辦期限是指企業(yè)接到客戶或查詢者的問題后處理并回復(fù)時間規(guī)定，許多企業(yè)都對行政管理工作的行為做了有關(guān)承辦期限的明文規(guī)定，明確處理工作花費(fèi)的時間必須按照規(guī)定執(zhí)行，并進(jìn)行監(jiān)督管理。

　　2.承辦期限制度:謂承辦期限制度就是針對時效性制定的規(guī)則，是在時效性上指導(dǎo)人們行動的標(biāo)準(zhǔn)，它要求人們按章辦事，不準(zhǔn)人們的行為偏離規(guī)定的要求，以提高企業(yè)形象、信譽(yù)和效率。

　　(二)制定承辦期限對頂?shù)墓ぷ鞒绦?/P>

　　(1)調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時間期限的規(guī)定。(2)時間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)。(3)確定同一任務(wù)的不同承辦周期。(4)確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期。

　　六、對辦公室工作進(jìn)行評估

　　(一)基礎(chǔ)知識

　　1.辦公室工作評估的意義:1)提高了管理工作的效率.(2)明確了組織機(jī)構(gòu)的建制.(3)促進(jìn)了員工承擔(dān)責(zé)任.(4)有助于進(jìn)行控制和監(jiān)督工作。

　　2.工作質(zhì)量評估的要求:(1)目標(biāo)不宜過多。(2)目標(biāo)之間要相互協(xié)調(diào)。

　　(二)評估工作程序

　　1.對辦公室工作進(jìn)行目標(biāo)管理:(1)建立一套完整的目標(biāo)體系;(2)確定目標(biāo)(3)組織實施(4)檢查評估

　　2.對辦公室工作進(jìn)行量化管理：辦公室工做量化管理是指在組織開展工作過程中，運(yùn)用科學(xué)方法(如預(yù)測、概率估算、實測、預(yù)定動作世間法等)對各個工作項目做出工作定額來實行定量考核的管理方法。

　　3.對辦公室工作進(jìn)行評估:目標(biāo)必須是明確并可以考核的。包括：(1)數(shù)量目標(biāo)評估;(2)質(zhì)量目標(biāo)評估。

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