2014年三級(jí)秘書資格辦公事務(wù)管理復(fù)習(xí)：辦公程序管理的必要性

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　　辦公程序管理的必要性

　　必要性：

　　總結(jié)出合理可行的工作模式和流程，提高工作效率。

　　2.辦公程序管理的特征

　　通過對辦公程序的管理，使辦公流程科學(xué)化、合理化。

　　辦公程序管理的特征主要表現(xiàn)為：

　　(1)合理性。合理完善的狀態(tài)，調(diào)整、完善。

　　(2)擇優(yōu)性。通過實(shí)踐總結(jié)出來的工作流程應(yīng)該作為固定模式。

　　(3)可操作性。這是辦公管理程序的重要特征。要給程序執(zhí)行者以發(fā)揮主動(dòng)性的空間。

　　(4)穩(wěn)定性。一種合理的、可操作的程序確定下來，就不宜輕易改變，要在一定的時(shí)間和范圍內(nèi)保持相對穩(wěn)定。

　　3.改進(jìn)辦公管理程序的原則 重要考點(diǎn)：

　　(1)減少環(huán)節(jié)，提高效率。

　　盡量減少中間的流動(dòng)環(huán)節(jié)，只有這樣，才能提高辦事的效率。

　　(2)職權(quán)明確，專人負(fù)責(zé)。

　　按照事務(wù)的輕重緩急安排事務(wù)的辦理順序，哪一個(gè)流程、哪一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，.應(yīng)由其負(fù)責(zé)人承擔(dān)責(zé)任。

　　(3)相互獨(dú)立，結(jié)構(gòu)嚴(yán)密。

　　每項(xiàng)工作的流程有著相同性和不同性，即相互獨(dú)立，這一流程區(qū)別于其他流程;

　　又相互連接，在整體上結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，以避免重復(fù)地工作。

　　4.改進(jìn)辦公管理程序的方法：

　　(1)確定需要改進(jìn)的程序。辦事效率最低的程序，繪成改進(jìn)辦公事務(wù)工作的流程表。

　　(2)確定衡量關(guān)鍵指標(biāo)，用這一指標(biāo)對照檢查流程表中存在的問題。

　　(3)分析原因。只有找出該流程效率低下的原因，才能制定改進(jìn)措施。

　　(4)提出改進(jìn)方案。可以根據(jù)實(shí)際情況提出多種改進(jìn)方案，將這些方案進(jìn)行認(rèn)真的分析和比較，確定最佳方案。

　　(5)實(shí)施方案。任何好的方案都必須經(jīng)過實(shí)踐的檢查。實(shí)施改進(jìn)方案并對實(shí)施結(jié)果進(jìn)行監(jiān)控。

　　5.辦公流程的確定

　　(1)辦公流程的確定首先要以組織的結(jié)構(gòu)為依據(jù)。

　　所謂組織結(jié)構(gòu)是指組織成員為完成工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而在職責(zé)、職權(quán)等方面的分工、協(xié)作等體系。

　　(2)辦公流程的設(shè)計(jì)與改進(jìn)，

　　(3)辦公流程的設(shè)計(jì)考慮客戶的需要和方便。

　　(4)各項(xiàng)流程既要相互獨(dú)立，又要避免工作的重復(fù)和遺漏。

　　(5)辦公流程本身要有可改善性。重新安排、修改、合并、替換、精簡。

　　(6)辦公流程應(yīng)盡量精簡，減少不必要的環(huán)節(jié)，復(fù)檢的環(huán)節(jié)次數(shù)越少越好。

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