2014年三級(jí)秘書資格辦公事務(wù)管理復(fù)習(xí)：制訂工作計(jì)劃

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　　制訂工作計(jì)劃

　　計(jì)劃定義： 是指預(yù)先決定的行動(dòng)方案，包括制定目標(biāo)和設(shè)計(jì)達(dá)到目標(biāo)的手段。

　　計(jì)劃的制訂：是指預(yù)先決定做什么和怎么做的一種程序，它包括確定任務(wù)，達(dá)到具體目標(biāo)所采取的政策、規(guī)劃和程序等。

　　制訂辦公室工作計(jì)劃是提高辦公人員工作效率的重要手段。

　　秘書人員在處理領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作之前，要對(duì)整個(gè)工作的執(zhí)行過程制訂一個(gè)周密的計(jì)劃，熟悉工作的內(nèi)容，這樣有利于工作效率的提高。

　　1.辦公室工作計(jì)劃的分類

　　按不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，計(jì)劃可以有不同的分類：

　　(1)按時(shí)間分類，辦公室工作計(jì)劃可以分為長期計(jì)劃、中期計(jì)劃和短期計(jì)劃三種。

　　1)長期計(jì)劃的制訂要與組織整體的發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)相適應(yīng)，一般為3～5年。

　　2)中期計(jì)劃的制訂要與組織發(fā)展的階段性目標(biāo)相適應(yīng)，一般為1～2年。

　　3)短期計(jì)劃的制訂要與組織的具體工作安排相適應(yīng)，一般為半年或一年，最少也要一個(gè)季度。

　　(2)按幅度和范圍分，可分為政策型計(jì)劃、目標(biāo)型計(jì)劃、規(guī)劃型計(jì)劃、方法型計(jì)劃、程序型計(jì)劃。

　　1)政策型計(jì)劃。指導(dǎo)組織成員制定決策，確定既定目標(biāo)，起到增強(qiáng)行動(dòng)一致性和連貫性的作用。

　　.2)目標(biāo)型計(jì)劃。是對(duì)組織中機(jī)構(gòu)將要實(shí)現(xiàn)的各項(xiàng)目標(biāo)或結(jié)局的表達(dá)。

　　3)規(guī)劃型計(jì)劃。是為了對(duì)組織成員個(gè)體行為實(shí)行強(qiáng)制的行為規(guī)范，屬于硬性規(guī)定。

　　4)方法型規(guī)劃。說明為完成某項(xiàng)具體任務(wù)而要履行的各種方法和順序。

　　5)程序型計(jì)劃。為了減少各部門和單位在工作方法上的混亂和無序化。其中，政策型計(jì)劃和方法型計(jì)劃，可以看做是位于一個(gè)連續(xù)統(tǒng)一體的相對(duì)兩端。而程序型計(jì)劃規(guī)則是位于其兩端之間。

　　2.制訂計(jì)劃的作用

　　(1)指明了辦公室工作所起的作用及所處的地位。

　　(2)指明了組織為實(shí)現(xiàn)自己的目標(biāo)而確定的主攻位置，所擁有的人力、物力、財(cái)力部署的基本依據(jù)。

　　(3)指明了組織的活動(dòng)方針和范圍，保證行動(dòng)同目標(biāo)的一致。

　　(4)指明了事務(wù)順序的先后安排。

　　(5)是一種重要的控制手段，也是一種數(shù)量化的財(cái)政計(jì)劃。

　　3.制訂計(jì)劃的程序

　　(1)明確工作內(nèi)容。

　　(2)設(shè)定工作目標(biāo)。

　　(3)細(xì)分工作。在細(xì)分工作的過程中，秘書人員應(yīng)做好以下幾方面的工作：

　　1)制作一張信息卡，用于記錄工作期間的電話和會(huì)談等。

　　2)制定詳細(xì)的工作日志。當(dāng)每天要完成很多的工作時(shí)，每項(xiàng)工作最好預(yù)留機(jī)動(dòng)空間。

　　(4)擬訂工作計(jì)劃。

　　4.工作計(jì)劃的主要內(nèi)容

　　工作計(jì)劃的主要內(nèi)容可以用六個(gè)問句來概括，即為什么做?做什么?誰去做?在么地方做?在什么時(shí)間做?怎樣做?5W1H

　　具體內(nèi)容有：

　　(1)每一項(xiàng)任務(wù)的起始時(shí)間、階段時(shí)間和最終期限。

　　(2)每一項(xiàng)任務(wù)的數(shù)量和質(zhì)量要求。

　　(3)每一項(xiàng)任務(wù)所需的費(fèi)用和其他資源。

　　(4)每一項(xiàng)任務(wù)所承擔(dān)的人員和負(fù)責(zé)人。

　　(5)每一項(xiàng)任務(wù)完成情況的檢查與監(jiān)督。

　　5.制訂工作計(jì)劃的方法

　　(1)運(yùn)籌學(xué)方法。運(yùn)籌學(xué)方法是秘書人員計(jì)劃工作的有效工具，

　　一般包括以下4項(xiàng)：

　　1)建立工作的數(shù)學(xué)模型。根據(jù)界定的工作范圍，確定其主要變量和約束條件，然后根據(jù)工作的性質(zhì)確定采用哪一類的運(yùn)籌學(xué)方法。

　　2)秘書人員要規(guī)定規(guī)則作為應(yīng)對(duì)各種可能的行動(dòng)方案的尺度。

　　3)秘書人員要確定模型中各參量的具體數(shù)值。 。

　　4)習(xí)專解模型，找出使目標(biāo)函數(shù)達(dá)到的最大值或最小值的最優(yōu)解。

　　(2)滾動(dòng)式計(jì)劃方法。滾動(dòng)式計(jì)劃方法是一種具有靈活性的、能夠適應(yīng)環(huán)境變化能長期計(jì)劃編制方法。編制這種計(jì)劃的方法是在已編制出計(jì)劃的基礎(chǔ)上，每經(jīng)過一段固定的時(shí)期便根據(jù)變化了的環(huán)境條件和計(jì)劃的實(shí)際執(zhí)行情況，從確保實(shí)現(xiàn)計(jì)劃目標(biāo)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。

　　(3)計(jì)劃一規(guī)劃～預(yù)算方法。

　　計(jì)劃一規(guī)劃一預(yù)算方法是完全從目標(biāo)出發(fā)編制預(yù)算的一種制訂工作計(jì)劃的方法。

　　1)計(jì)劃開始時(shí)'首先由領(lǐng)導(dǎo)提 總目標(biāo)和戰(zhàn)略，并確定實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的項(xiàng)目。

　　2)秘書人員分別按每一個(gè)工作項(xiàng)目的實(shí)施階段所需的資源數(shù)量進(jìn)行測(cè)算和規(guī)劃，并排出項(xiàng)目的優(yōu)先次序。

　　3)在編制預(yù)算時(shí)，秘書人員要從目標(biāo)出發(fā)按優(yōu)先次序和項(xiàng)目的實(shí)際需要調(diào)配資源，當(dāng)資源有限時(shí)，應(yīng)保證排在前面的項(xiàng)目需要。

　　4)秘書人員要根據(jù)各部門在實(shí)施項(xiàng)目中的職責(zé)和承擔(dān)的工作量將預(yù)算落實(shí)到部門。

　　一般常用的是計(jì)劃一規(guī)劃一預(yù)算方法，相對(duì)于其他兩種方法，計(jì)劃一規(guī)劃一預(yù)算方法制作簡單，內(nèi)容具體、直觀，可操作性強(qiáng)。

　　【教材案例】

　　某公司定于8月15日在本公司會(huì)議室與A公司舉行新產(chǎn)品開發(fā)合作簽字儀式，A公司派員15人，雙方合同文本已確定，需要按要求制作，會(huì)場按簽字儀式要求布置。簽字儀式后A公司代表參觀我公司科研樓。行政經(jīng)理要求秘書小王制作一份從×月×日起關(guān)于籌備簽字儀式的工作計(jì)劃表。

　　6.工作計(jì)劃實(shí)施應(yīng)注意的問題

　　(1)實(shí)事求是，量力而定。要根據(jù)實(shí)際具備的工作能力確定工作目標(biāo)，不能夸大，不能許諾。

　　(2)善于授權(quán)，分工明確。每項(xiàng)任務(wù)要分工到人，實(shí)行任務(wù)負(fù)責(zé)制，使各項(xiàng)工作有秩序地進(jìn)行。

　　(3)及時(shí)溝通情況。分工還要協(xié)作，每個(gè)責(zé)任人不僅要知道自己的工作進(jìn)度，還要了解整體工作的進(jìn)度。

　　(4)定期檢查所需要的各種資源，包括經(jīng)費(fèi)、物品、人員等是否到位，以免影響工作進(jìn)步。

　　(5)在實(shí)施計(jì)劃中，注意監(jiān)督，隨時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，便于及時(shí)調(diào)整。

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