2014年三級(jí)秘書資格會(huì)前籌備復(fù)習(xí)：遠(yuǎn)程會(huì)議

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　　遠(yuǎn)程會(huì)議

　　遠(yuǎn)程會(huì)議，是運(yùn)用現(xiàn)代通信技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，召集距離遙遠(yuǎn)的不同地點(diǎn)的單位和人員舉行會(huì)議的一種手段，是會(huì)議活動(dòng)現(xiàn)代化和自動(dòng)化的一個(gè)重要內(nèi)容。

　　1.遠(yuǎn)程會(huì)議的類型

　　遠(yuǎn)程會(huì)議包括電話會(huì)議、視頻會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議。

　　(1)電話會(huì)議。電話會(huì)議是利用程控電話的“會(huì)議電話”功能召集不同地點(diǎn)的人員舉行會(huì)議的新型會(huì)議，它是一種同步會(huì)議。需要申請(qǐng)并開通“會(huì)議電話”的服務(wù)功能。

　　1)電話會(huì)議的特點(diǎn)

　　①方便靈活，省錢、省時(shí)，準(zhǔn)備時(shí)間較少。

　?、谂c會(huì)人員沒有直接的面晤，很少受到會(huì)議主持人或其他與會(huì)人員的直接影響更能激發(fā)與會(huì)人員的正面思維，也更容易提出一些合理建議、意見。

　?、廴鄙偕眢w語(yǔ)言，難以進(jìn)行互通交流。

　　2)組織電話會(huì)議的方法

　　①發(fā)出會(huì)議通知。

　　電話會(huì)議是一種實(shí)時(shí)交談的會(huì)議，任何一方的延誤都會(huì)延長(zhǎng)電話線路和占用時(shí)隨

　　造成浪費(fèi)。

　?、诜职l(fā)會(huì)議書面材料。如果會(huì)議中對(duì)某些文件進(jìn)行討論，可事先將文件寄給與會(huì)方。文件上應(yīng)標(biāo)明討論的順序編號(hào)和標(biāo)題。如果電話會(huì)議與傳真機(jī)配套進(jìn)行，則可先將文件傳至與會(huì)各方，會(huì)議進(jìn)行中還可補(bǔ)充傳送有關(guān)文件。

　?、郯才艜?huì)場(chǎng)。遠(yuǎn)程電話會(huì)議的會(huì)場(chǎng)分為主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng)兩部分。

　　④接通電話。所有與會(huì)人員應(yīng)當(dāng)提前進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，做好充分的準(zhǔn)備。會(huì)議時(shí)間一到，召集方按程控電話的“會(huì)議電話”服務(wù)功能的操作方法撥通各分會(huì)場(chǎng)的電話。

　　⑤相互通報(bào)出席情況。電話全部接通后，會(huì)議主持宣布會(huì)議開始，要求各方相互通報(bào)姓名、職務(wù)。

　?、抻涗洝Ｓ娩浺綦娫捪到y(tǒng)記錄會(huì)議，會(huì)后整理成書面記錄。電話會(huì)議的錄音帶和書面記錄整理稿都應(yīng)歸檔保存。

　　(2)視頻會(huì)議。視頻會(huì)議是利用通信網(wǎng)絡(luò)傳遞圖像文字和聲音信息的一種現(xiàn)代化的會(huì)議方式。視頻會(huì)議也屬于同步會(huì)議，即與會(huì)人員可以在不同的地理位置上、在同一時(shí)間內(nèi)參加會(huì)議;會(huì)議舉行時(shí)，利用電視設(shè)備，通過(guò)微波線路或衛(wèi)星線路，播送主會(huì)場(chǎng)和各個(gè)分會(huì)場(chǎng)的活動(dòng)情景，使各地與會(huì)人員都能看到、聽到。

　　1)視頻會(huì)議的特點(diǎn)：

　?、凫`活。選擇視頻會(huì)議的方式在時(shí)間上可以根據(jù)主辦方的要求，按會(huì)議實(shí)際進(jìn)行的時(shí)間計(jì)算。

　　②方便。利用具有視頻會(huì)議功能的會(huì)議室，可以高效地與任何位置的客戶或同事開會(huì)，節(jié)省時(shí)間和資金。

　?、蹖I(yè)。視頻會(huì)議需要采用全面的視頻會(huì)議技術(shù)，配備現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)技術(shù)人員。

　　2)組織視頻會(huì)議的方法。組織視頻會(huì)議由于專業(yè)性較強(qiáng)，要求較高，因此，一般情況下委托會(huì)議服務(wù)公司去做。視頻會(huì)議與電話會(huì)議的組織方法大致相同，只是會(huì)場(chǎng)的安排要求更高。

　　①視頻會(huì)議的會(huì)場(chǎng)?？梢岳秒娦挪块T提供的會(huì)場(chǎng)，也可自己指定會(huì)場(chǎng)。

　?、谧龊脮?huì)場(chǎng)布置工作。會(huì)場(chǎng)的環(huán)境應(yīng)安靜、清潔;主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng)要懸掛會(huì)標(biāo)，突出會(huì)議的主題。

　?、叟鋫浜蜋z查設(shè)備。確保主會(huì)場(chǎng)和分會(huì)場(chǎng)的畫面和聲音能夠互相傳送。會(huì)場(chǎng)內(nèi)也可配備高速傳真機(jī)，以便同時(shí)傳送文件。

　?、茉O(shè)備維護(hù)。調(diào)試人員要堅(jiān)守崗位，及時(shí)解決會(huì)議中的設(shè)備故障，保證會(huì)議的順利進(jìn)行。

　?、轂闇p少租用通信線路的時(shí)間、節(jié)約費(fèi)用，在議程安排上，可先開大會(huì)，然后由各分會(huì)場(chǎng)根據(jù)自己的情況各自舉行會(huì)議或討論。

　　視頻會(huì)議作為現(xiàn)代會(huì)議的一種重要形式，采用現(xiàn)代化的信息傳輸技術(shù)，通過(guò)視頻影像營(yíng)造出視頻會(huì)議室，無(wú)論是全球銷售會(huì)議還是面試未來(lái)員工或新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)等都可以在采用視頻會(huì)議室舉行。從標(biāo)準(zhǔn)的面對(duì)面視頻會(huì)議到全球性的多點(diǎn)視頻會(huì)議，打造出了一個(gè)專業(yè)會(huì)議的范圍，被廣泛采用于各行各業(yè)。

　　(3)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議是利用計(jì)算機(jī)和通信網(wǎng)絡(luò)來(lái)召集會(huì)議。

　　1)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的特點(diǎn)

　　①?gòu)氐淄黄屏藗鹘y(tǒng)會(huì)議的時(shí)空限制。傳統(tǒng)的會(huì)議必須集中時(shí)間、集中地點(diǎn)舉行，遠(yuǎn)程電話會(huì)議和電視會(huì)議也必須約定同一時(shí)間舉行。而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議完全沒有定時(shí)會(huì)議的限制。會(huì)議主席可隨時(shí)將自己的意見通過(guò)計(jì)算機(jī)和通信網(wǎng)絡(luò)傳送到各方的網(wǎng)絡(luò)終端，各方的終端會(huì)自動(dòng)記錄存儲(chǔ)，與會(huì)者可在任何時(shí)候查閱記錄并以同樣的方式向會(huì)議主席以及其他各方反饋?zhàn)约旱囊庖?，還可使用顯示終端直接參加討論。

　?、跁?huì)議無(wú)紙化低成本 計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議由于實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理，所有的會(huì)議信息都將通過(guò)計(jì)算機(jī)自動(dòng)傳遞、顯示、記錄和存儲(chǔ)，完全可以實(shí)現(xiàn)會(huì)議無(wú)紙化。

　　2)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的組織。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)收發(fā)電子郵件的方式來(lái)召開，其會(huì)務(wù)工作的關(guān)鍵是必須建立一套完善的會(huì)議制度，如例會(huì)制度，以保證會(huì)議各方能夠按時(shí)收到信息。如果需要經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議商議臨時(shí)性工作，則應(yīng)當(dāng)建立會(huì)議信息限時(shí)回告制度，以提高會(huì)議的時(shí)效性。

　　2.遠(yuǎn)程會(huì)議的籌備

　　電話會(huì)議、視頻會(huì)議、網(wǎng)絡(luò)會(huì)議都屬于遠(yuǎn)程會(huì)議。

　　遠(yuǎn)程會(huì)議的籌備程序如下：

　　了解服務(wù)公司的相關(guān)信息――與電信服務(wù)公司預(yù)約――做好會(huì)場(chǎng)布置工作――――估算好講話或發(fā)言的時(shí)間――明確專業(yè)服務(wù)人員――檢查所需設(shè)備

　　(1)了解服務(wù)公司的相關(guān)信息。

　　(2)與電信服務(wù)公司預(yù)約。

　　(3)做好會(huì)場(chǎng)布置工作。

　　(4)估算好講話或發(fā)言的時(shí)間。

　　(5)檢查所需設(shè)備。

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