2014年三級(jí)秘書(shū)資格會(huì)前籌備復(fù)習(xí)：檢查會(huì)議籌備情況

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　　檢查會(huì)議籌備情況

　　會(huì)前檢查是會(huì)前各項(xiàng)準(zhǔn)備工作的落腳點(diǎn)，是保證會(huì)議能否順利召開(kāi)的必不可少的環(huán)節(jié)。

　　1.會(huì)議籌備情況檢查的作用：

　　(1)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正。

　　(2)調(diào)整計(jì)劃，改進(jìn)提高。會(huì)議籌備方案是會(huì)前的計(jì)劃，在會(huì)議籌備工作的具體實(shí)施中可能會(huì)因?yàn)楦鞣N情況的變化而產(chǎn)生新的問(wèn)題。通過(guò)會(huì)前檢查可以及時(shí)調(diào)整原有的會(huì)議籌備方案，使會(huì)議的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作做得更加完善。

　　2.會(huì)議籌備情況檢查的主要內(nèi)容

　　會(huì)議籌備情況檢查的內(nèi)容包括會(huì)議籌備方案中所涉及的全部項(xiàng)目。

　　(1)會(huì)議的準(zhǔn)備工作是否充分。

　　(2)文件材料的準(zhǔn)備。會(huì)議文件的準(zhǔn)備大致有兩種情況，一種是由秘書(shū)部門(mén)直接撰寫(xiě)，另一種是由相關(guān)主管部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)撰寫(xiě)。檢查要特別注意第二種。對(duì)文件的核對(duì)、印制、分裝等各個(gè)環(huán)節(jié)也要進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，謹(jǐn)防差錯(cuò)。

　　(3)會(huì)場(chǎng)布置情況。會(huì)場(chǎng)的整體布置是否與會(huì)議的主題相適應(yīng)。包括會(huì)標(biāo)、徽銘、席位牌、燈光設(shè)備、其他設(shè)備等。

　　會(huì)標(biāo)和標(biāo)語(yǔ)：會(huì)標(biāo)或標(biāo)語(yǔ)是否端正適中、醒目、大方;字體是否端正、大小適中，有無(wú)錯(cuò)別字、漏字和不規(guī)范字等。

　　徽銘和旗幟：會(huì)議場(chǎng)地是否按規(guī)定和要求懸掛徽記

　　席次和席位牌：會(huì)場(chǎng)所用的人員姓名、單位名稱等，

　　燈光音響：會(huì)議場(chǎng)地的燈光、音響、錄像等設(shè)備要提前調(diào)試，特別是對(duì)一些不熟悉的設(shè)備，應(yīng)試用并掌握正確的使用方法。

　　其他設(shè)備：會(huì)議場(chǎng)地的供水、供電、供氣和空調(diào)設(shè)備是否能按要求正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

　　指示性標(biāo)志：涉及會(huì)議場(chǎng)地區(qū)域的文字指示牌、方向和方位標(biāo)志等是否醒目，使與會(huì)者看得清楚和明白。

　　(4)環(huán)境條件與用品的準(zhǔn)備。

　　(5)禮儀接待人員的準(zhǔn)備。禮儀接待人員應(yīng)了解會(huì)議的主題，明確自己的職責(zé)，提前到達(dá)服務(wù)崗位，在接待中，禮儀規(guī)范、熱情周到。

　　(6)保衛(wèi)工作的檢查。

　　(7)檢查的其他內(nèi)容。

　　3.會(huì)議籌備情況的檢查形式

　　(1)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)取會(huì)務(wù)籌備機(jī)構(gòu)的匯報(bào)，然后作出指示，由會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整改。匯報(bào)材料要側(cè)重講困難和問(wèn)題以及籌備過(guò)程中的薄弱環(huán)節(jié)。

　　(2)會(huì)場(chǎng)實(shí)地檢查，即會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)親自到會(huì)場(chǎng)和駐地進(jìn)行檢查，工作人員應(yīng)陪同領(lǐng)導(dǎo)檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，能當(dāng)場(chǎng)解決的最好當(dāng)場(chǎng)解決。

　　4.會(huì)議籌備情況的檢查程序

　　(1)會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)自查。首先是會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)進(jìn)行自我檢查匯總問(wèn)題后，召集各小組成員進(jìn)行分析，并在會(huì)上及時(shí)解決溝通。難以解決的問(wèn)題請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)人作出指示。

　　(2)現(xiàn)場(chǎng)檢查。首先制定出檢查的行動(dòng)路線和檢查的重點(diǎn)，并通過(guò)有關(guān)部門(mén)或人員做好準(zhǔn)備，必要時(shí)事先制定一份現(xiàn)場(chǎng)檢查項(xiàng)目的目錄，逐一進(jìn)行檢查登記，對(duì)未達(dá)到要求的項(xiàng)目提出整改、修訂意見(jiàn)，。

　　5.向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議籌備情況

　　(1)匯報(bào)的必要性

　　1)有利于領(lǐng)導(dǎo)掌握會(huì)議情況，作出正確決策。領(lǐng)導(dǎo)只有掌握了會(huì)議的有關(guān)情況，才能及時(shí)調(diào)整和完善會(huì)議的各項(xiàng)決策，保證會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

　　2)有利于解決會(huì)議過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題和矛盾，保證會(huì)議各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

　　(2)匯報(bào)的時(shí)機(jī)。

　　1)會(huì)議籌備階段。會(huì)議籌備階段的工作最為復(fù)雜煩瑣，涉及方方面面，盡管制定了詳細(xì)的籌備方案，在實(shí)施中仍不免出現(xiàn)這樣或那樣的問(wèn)題和矛盾，會(huì)議籌備人員或秘書(shū)經(jīng)協(xié)調(diào)無(wú)法解決時(shí)，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

　　2)會(huì)議進(jìn)行階段。會(huì)議進(jìn)行中要隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議的進(jìn)展情況，會(huì)議的議程是否得以執(zhí)行;會(huì)議的主題是否得以體現(xiàn);特別是出現(xiàn)偏離會(huì)議目標(biāo)的問(wèn)題時(shí)，要及時(shí)聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)的指示。

　　3)會(huì)后階段。會(huì)議結(jié)束后，將會(huì)議總結(jié)、經(jīng)費(fèi)使用情況、會(huì)后落實(shí)情況及時(shí)匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)。

　　(3)匯報(bào)的形式

　　1)定期書(shū)面匯報(bào)。會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議，會(huì)議籌備人員或秘書(shū)可以定期將會(huì)議情況寫(xiě)成書(shū)面報(bào)告向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。這種形式匯報(bào)的情況比較全面，條理性較強(qiáng)。但缺少與領(lǐng)導(dǎo)的雙向溝通。

　　2)定期口頭匯報(bào)。會(huì)議籌備人員或秘書(shū)事先擬好匯報(bào)提綱，口頭向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議情況。這種形式比較直接，便于領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)指示，有些具體事宜可以當(dāng)場(chǎng)決定，方便又靈活。

　　3)會(huì)議形式。由會(huì)議籌備人員或秘書(shū)召集有關(guān)人員會(huì)議，對(duì)會(huì)議情況進(jìn)行講評(píng)，包括已完成工作的質(zhì)量、存在的問(wèn)題等，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)參加會(huì)議，這種形式使領(lǐng)導(dǎo)能夠親自獲得會(huì)議情況的第一手資料，可以面對(duì)面地和大家一起討論有關(guān)問(wèn)題，共同分析，指出解決問(wèn)題的方案。

　　(4)匯報(bào)的方法

　　1)明確會(huì)議目標(biāo)。

　　2)收集會(huì)議有關(guān)情況。

　　3)選擇向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的方式

　　4)實(shí)事求是地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議籌備及進(jìn)展。

　　5)認(rèn)真聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)指示。

　　(6)會(huì)后落實(shí)。

　　6.會(huì)議協(xié)調(diào)

　　會(huì)議協(xié)調(diào)是指會(huì)議組織者受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的委托，通過(guò)各種方式、手段妥善地協(xié)調(diào)處理各種關(guān)系、各種矛盾和糾紛，其目的是保證會(huì)議按時(shí)召開(kāi)、順利進(jìn)行和圓滿結(jié)束。

　　(1)會(huì)務(wù)工作的總體協(xié)調(diào)。會(huì)務(wù)工作的總體協(xié)調(diào)往往頭緒很多，必要時(shí)可將任務(wù)的分工情況列表，人手一份，以備檢查和落實(shí)，及時(shí)協(xié)調(diào)解決問(wèn)題。

　　1)內(nèi)部協(xié)調(diào)。

　　準(zhǔn)備工作的協(xié)調(diào)。對(duì)會(huì)議的議題、時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)期、日程、與會(huì)人員、設(shè)備、場(chǎng)地等進(jìn)行細(xì)致的協(xié)調(diào)工作，保證會(huì)議的順利進(jìn)行。(內(nèi)容的)

　　組織工作協(xié)調(diào)。對(duì)會(huì)議組織的各個(gè)分工部門(mén)、會(huì)議籌備的各項(xiàng)服務(wù)及后勤工作要考慮周全，將每項(xiàng)工作落實(shí)到人。(過(guò)程的)

　　2)外部協(xié)調(diào)。在會(huì)議召開(kāi)前，會(huì)務(wù)部門(mén)應(yīng)與社會(huì)各有關(guān)方面做好協(xié)調(diào)工作，如供水、供電、交通、安全、新聞等部門(mén)，及時(shí)取得配合與支持。

　　(2)會(huì)務(wù)協(xié)調(diào)的內(nèi)容

　　1)協(xié)調(diào)會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)、出席人員、列席人員。

　　2)協(xié)調(diào)會(huì)議的相關(guān)事項(xiàng)。會(huì)議的相關(guān)事項(xiàng)包括領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、工作人員、經(jīng)費(fèi)、后勤、保衛(wèi)等事項(xiàng)。

　　3)協(xié)調(diào)會(huì)議議題。議題的協(xié)調(diào)是會(huì)議協(xié)調(diào)的重點(diǎn)。

　　4)協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要。有些會(huì)議需要形成會(huì)議紀(jì)要。

　　5)協(xié)調(diào)會(huì)議決定事項(xiàng)的落實(shí)。

　　7.會(huì)議文件審核

　　會(huì)議文件，也稱做會(huì)議文書(shū)，是圍繞會(huì)議活動(dòng)產(chǎn)生和在會(huì)議活動(dòng)中使用的書(shū)面文字材料的總稱。會(huì)議文件的審核是確保文件質(zhì)量和合法化的重要一環(huán)。

　　(1)會(huì)議文件的類型

　　1)會(huì)議指導(dǎo)性文件。如有關(guān)法律、法規(guī)、政策等文件。

　　2)會(huì)議立項(xiàng)性文件。如關(guān)于召開(kāi)會(huì)議的請(qǐng)示、批復(fù)。

　　3)會(huì)議籌備性文件。如籌備方案、策劃方案、會(huì)議通知等。

　　4)會(huì)議中心文件。如開(kāi)幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、大會(huì)發(fā)言材料、總結(jié)報(bào)告等。

　　5)審議表決性文件。如工作規(guī)劃、預(yù)算決算、決議議案等。

　　6)會(huì)議參考性文件。如調(diào)查報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、技術(shù)資料等。

　　7)會(huì)議管理性文件。如會(huì)議須知、日程安排、票證、議事規(guī)則、保密制度等。

　　8)會(huì)議宣傳性文件。如宣傳提綱、新聞發(fā)布會(huì)的介紹材料、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等。

　　(2)會(huì)議文件審核的內(nèi)容。

　　會(huì)議的主旨文件由領(lǐng)導(dǎo)審核;其他會(huì)議文件由秘書(shū)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核;有些涉及職能部門(mén)業(yè)務(wù)內(nèi)容的，則由有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。具體審核的內(nèi)容是：

　　1)文件內(nèi)容是否符合黨和國(guó)家的有關(guān)政策、法規(guī)。

　　2)文件內(nèi)容是否與會(huì)議主題相關(guān)，有無(wú)偏離會(huì)議主題的內(nèi)容。

　　3)全局性和重要文件是否廣泛征求意見(jiàn)，是否與實(shí)際相符。

　　4)涉及不同地區(qū)、部門(mén)的文件，事前是否進(jìn)行了會(huì)商，并取得了一致意見(jiàn)。

　　5)所用材料、數(shù)據(jù)是否真實(shí)、準(zhǔn)確。

　　6)文件格式是否統(tǒng)一規(guī)范。

　　(3)會(huì)議文件審核的方法。會(huì)議文件審核采用自審、初審、會(huì)審、終審的方法。

　　1)自審。由起草會(huì)議文件的部門(mén)或人員就文件的內(nèi)容、格式進(jìn)行的自行審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題自己加以改正。

　　2)初審。由主管秘書(shū)對(duì)會(huì)議文件進(jìn)行初步的審核，特別是文件涉及的有關(guān)方針、政策和法律、法規(guī)的內(nèi)容及數(shù)據(jù)等做重點(diǎn)審核。

　　3)會(huì)審。對(duì)文件內(nèi)容涉及較多的部門(mén)，特別是有關(guān)的業(yè)務(wù)、技術(shù)問(wèn)題邀請(qǐng)相關(guān)的單位或部門(mén)對(duì)文件進(jìn)行會(huì)審。會(huì)審的重點(diǎn)是文件的內(nèi)容，特別是業(yè)務(wù)知識(shí)、數(shù)據(jù)等。

　　4)終審。經(jīng)過(guò)自審、初審、會(huì)審之后，對(duì)不規(guī)范、不完善的會(huì)議文件責(zé)成有關(guān)部門(mén)、人員進(jìn)行修改。修改后由主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。

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