2014年三級秘書資格會前籌備復(fù)習(xí)：檢查會議籌備情況

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　　檢查會議籌備情況

　　會前檢查是會前各項準(zhǔn)備工作的落腳點，是保證會議能否順利召開的必不可少的環(huán)節(jié)。

　　1.會議籌備情況檢查的作用：

　　(1)發(fā)現(xiàn)問題，及時糾正。

　　(2)調(diào)整計劃，改進(jìn)提高。會議籌備方案是會前的計劃，在會議籌備工作的具體實施中可能會因為各種情況的變化而產(chǎn)生新的問題。通過會前檢查可以及時調(diào)整原有的會議籌備方案，使會議的各項準(zhǔn)備工作做得更加完善。

　　2.會議籌備情況檢查的主要內(nèi)容

　　會議籌備情況檢查的內(nèi)容包括會議籌備方案中所涉及的全部項目。

　　(1)會議的準(zhǔn)備工作是否充分。

　　(2)文件材料的準(zhǔn)備。會議文件的準(zhǔn)備大致有兩種情況，一種是由秘書部門直接撰寫，另一種是由相關(guān)主管部門、業(yè)務(wù)部門撰寫。檢查要特別注意第二種。對文件的核對、印制、分裝等各個環(huán)節(jié)也要進(jìn)行嚴(yán)格的檢查，謹(jǐn)防差錯。

　　(3)會場布置情況。會場的整體布置是否與會議的主題相適應(yīng)。包括會標(biāo)、徽銘、席位牌、燈光設(shè)備、其他設(shè)備等。

　　會標(biāo)和標(biāo)語：會標(biāo)或標(biāo)語是否端正適中、醒目、大方;字體是否端正、大小適中，有無錯別字、漏字和不規(guī)范字等。

　　徽銘和旗幟：會議場地是否按規(guī)定和要求懸掛徽記

　　席次和席位牌：會場所用的人員姓名、單位名稱等，

　　燈光音響：會議場地的燈光、音響、錄像等設(shè)備要提前調(diào)試，特別是對一些不熟悉的設(shè)備，應(yīng)試用并掌握正確的使用方法。

　　其他設(shè)備：會議場地的供水、供電、供氣和空調(diào)設(shè)備是否能按要求正常運轉(zhuǎn)。

　　指示性標(biāo)志：涉及會議場地區(qū)域的文字指示牌、方向和方位標(biāo)志等是否醒目，使與會者看得清楚和明白。

　　(4)環(huán)境條件與用品的準(zhǔn)備。

　　(5)禮儀接待人員的準(zhǔn)備。禮儀接待人員應(yīng)了解會議的主題，明確自己的職責(zé)，提前到達(dá)服務(wù)崗位，在接待中，禮儀規(guī)范、熱情周到。

　　(6)保衛(wèi)工作的檢查。

　　(7)檢查的其他內(nèi)容。

　　3.會議籌備情況的檢查形式

　　(1)會議領(lǐng)導(dǎo)聽取會務(wù)籌備機構(gòu)的匯報，然后作出指示，由會議籌備機構(gòu)負(fù)責(zé)整改。匯報材料要側(cè)重講困難和問題以及籌備過程中的薄弱環(huán)節(jié)。

　　(2)會場實地檢查，即會議領(lǐng)導(dǎo)親自到會場和駐地進(jìn)行檢查，工作人員應(yīng)陪同領(lǐng)導(dǎo)檢查，發(fā)現(xiàn)問題，能當(dāng)場解決的最好當(dāng)場解決。

　　4.會議籌備情況的檢查程序

　　(1)會議籌備機構(gòu)自查。首先是會議籌備機構(gòu)進(jìn)行自我檢查匯總問題后，召集各小組成員進(jìn)行分析，并在會上及時解決溝通。難以解決的問題請領(lǐng)導(dǎo)人作出指示。

　　(2)現(xiàn)場檢查。首先制定出檢查的行動路線和檢查的重點，并通過有關(guān)部門或人員做好準(zhǔn)備，必要時事先制定一份現(xiàn)場檢查項目的目錄，逐一進(jìn)行檢查登記，對未達(dá)到要求的項目提出整改、修訂意見，。

　　5.向領(lǐng)導(dǎo)匯報會議籌備情況

　　(1)匯報的必要性

　　1)有利于領(lǐng)導(dǎo)掌握會議情況，作出正確決策。領(lǐng)導(dǎo)只有掌握了會議的有關(guān)情況，才能及時調(diào)整和完善會議的各項決策，保證會議目標(biāo)的實現(xiàn)。

　　2)有利于解決會議過程中出現(xiàn)的問題和矛盾，保證會議各項工作的順利進(jìn)行。

　　(2)匯報的時機。

　　1)會議籌備階段。會議籌備階段的工作最為復(fù)雜煩瑣，涉及方方面面，盡管制定了詳細(xì)的籌備方案，在實施中仍不免出現(xiàn)這樣或那樣的問題和矛盾，會議籌備人員或秘書經(jīng)協(xié)調(diào)無法解決時，要及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

　　2)會議進(jìn)行階段。會議進(jìn)行中要隨時向領(lǐng)導(dǎo)匯報會議的進(jìn)展情況，會議的議程是否得以執(zhí)行;會議的主題是否得以體現(xiàn);特別是出現(xiàn)偏離會議目標(biāo)的問題時，要及時聽取領(lǐng)導(dǎo)的指示。

　　3)會后階段。會議結(jié)束后，將會議總結(jié)、經(jīng)費使用情況、會后落實情況及時匯報給領(lǐng)導(dǎo)。

　　(3)匯報的形式

　　1)定期書面匯報。會期較長的會議，會議籌備人員或秘書可以定期將會議情況寫成書面報告向領(lǐng)導(dǎo)匯報。這種形式匯報的情況比較全面，條理性較強。但缺少與領(lǐng)導(dǎo)的雙向溝通。

　　2)定期口頭匯報。會議籌備人員或秘書事先擬好匯報提綱，口頭向領(lǐng)導(dǎo)匯報會議情況。這種形式比較直接，便于領(lǐng)導(dǎo)隨時指示，有些具體事宜可以當(dāng)場決定，方便又靈活。

　　3)會議形式。由會議籌備人員或秘書召集有關(guān)人員會議，對會議情況進(jìn)行講評，包括已完成工作的質(zhì)量、存在的問題等，請領(lǐng)導(dǎo)來參加會議，這種形式使領(lǐng)導(dǎo)能夠親自獲得會議情況的第一手資料，可以面對面地和大家一起討論有關(guān)問題，共同分析，指出解決問題的方案。

　　(4)匯報的方法

　　1)明確會議目標(biāo)。

　　2)收集會議有關(guān)情況。

　　3)選擇向領(lǐng)導(dǎo)匯報的方式

　　4)實事求是地向領(lǐng)導(dǎo)匯報會議籌備及進(jìn)展。

　　5)認(rèn)真聽取領(lǐng)導(dǎo)指示。

　　(6)會后落實。

　　6.會議協(xié)調(diào)

　　會議協(xié)調(diào)是指會議組織者受上級領(lǐng)導(dǎo)的委托，通過各種方式、手段妥善地協(xié)調(diào)處理各種關(guān)系、各種矛盾和糾紛，其目的是保證會議按時召開、順利進(jìn)行和圓滿結(jié)束。

　　(1)會務(wù)工作的總體協(xié)調(diào)。會務(wù)工作的總體協(xié)調(diào)往往頭緒很多，必要時可將任務(wù)的分工情況列表，人手一份，以備檢查和落實，及時協(xié)調(diào)解決問題。

　　1)內(nèi)部協(xié)調(diào)。

　　準(zhǔn)備工作的協(xié)調(diào)。對會議的議題、時間、地點、會期、日程、與會人員、設(shè)備、場地等進(jìn)行細(xì)致的協(xié)調(diào)工作，保證會議的順利進(jìn)行。(內(nèi)容的)

　　組織工作協(xié)調(diào)。對會議組織的各個分工部門、會議籌備的各項服務(wù)及后勤工作要考慮周全，將每項工作落實到人。(過程的)

　　2)外部協(xié)調(diào)。在會議召開前，會務(wù)部門應(yīng)與社會各有關(guān)方面做好協(xié)調(diào)工作，如供水、供電、交通、安全、新聞等部門，及時取得配合與支持。

　　(2)會務(wù)協(xié)調(diào)的內(nèi)容

　　1)協(xié)調(diào)會議召開的時間、地點、出席人員、列席人員。

　　2)協(xié)調(diào)會議的相關(guān)事項。會議的相關(guān)事項包括領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)、工作人員、經(jīng)費、后勤、保衛(wèi)等事項。

　　3)協(xié)調(diào)會議議題。議題的協(xié)調(diào)是會議協(xié)調(diào)的重點。

　　4)協(xié)調(diào)會議紀(jì)要。有些會議需要形成會議紀(jì)要。

　　5)協(xié)調(diào)會議決定事項的落實。

　　7.會議文件審核

　　會議文件，也稱做會議文書，是圍繞會議活動產(chǎn)生和在會議活動中使用的書面文字材料的總稱。會議文件的審核是確保文件質(zhì)量和合法化的重要一環(huán)。

　　(1)會議文件的類型

　　1)會議指導(dǎo)性文件。如有關(guān)法律、法規(guī)、政策等文件。

　　2)會議立項性文件。如關(guān)于召開會議的請示、批復(fù)。

　　3)會議籌備性文件。如籌備方案、策劃方案、會議通知等。

　　4)會議中心文件。如開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、大會發(fā)言材料、總結(jié)報告等。

　　5)審議表決性文件。如工作規(guī)劃、預(yù)算決算、決議議案等。

　　6)會議參考性文件。如調(diào)查報告、統(tǒng)計報表、技術(shù)資料等。

　　7)會議管理性文件。如會議須知、日程安排、票證、議事規(guī)則、保密制度等。

　　8)會議宣傳性文件。如宣傳提綱、新聞發(fā)布會的介紹材料、會議簡報等。

　　(2)會議文件審核的內(nèi)容。

　　會議的主旨文件由領(lǐng)導(dǎo)審核;其他會議文件由秘書部門負(fù)責(zé)人審核;有些涉及職能部門業(yè)務(wù)內(nèi)容的，則由有關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核。具體審核的內(nèi)容是：

　　1)文件內(nèi)容是否符合黨和國家的有關(guān)政策、法規(guī)。

　　2)文件內(nèi)容是否與會議主題相關(guān)，有無偏離會議主題的內(nèi)容。

　　3)全局性和重要文件是否廣泛征求意見，是否與實際相符。

　　4)涉及不同地區(qū)、部門的文件，事前是否進(jìn)行了會商，并取得了一致意見。

　　5)所用材料、數(shù)據(jù)是否真實、準(zhǔn)確。

　　6)文件格式是否統(tǒng)一規(guī)范。

　　(3)會議文件審核的方法。會議文件審核采用自審、初審、會審、終審的方法。

　　1)自審。由起草會議文件的部門或人員就文件的內(nèi)容、格式進(jìn)行的自行審核，發(fā)現(xiàn)問題自己加以改正。

　　2)初審。由主管秘書對會議文件進(jìn)行初步的審核，特別是文件涉及的有關(guān)方針、政策和法律、法規(guī)的內(nèi)容及數(shù)據(jù)等做重點審核。

　　3)會審。對文件內(nèi)容涉及較多的部門，特別是有關(guān)的業(yè)務(wù)、技術(shù)問題邀請相關(guān)的單位或部門對文件進(jìn)行會審。會審的重點是文件的內(nèi)容，特別是業(yè)務(wù)知識、數(shù)據(jù)等。

　　4)終審。經(jīng)過自審、初審、會審之后，對不規(guī)范、不完善的會議文件責(zé)成有關(guān)部門、人員進(jìn)行修改。修改后由主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。

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