2014年三級秘書資格會中服務(wù)復(fù)習：推進會議進程

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　　推進會議進程

　　指秘書在參加會議或主持一些小型會議過程中，根據(jù)會議目標的需要，靈活采用各種措施和方法，有針對性地調(diào)節(jié)各種關(guān)系，解決各種隨機性的問題，創(chuàng)造與會議目標相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，從而引導(dǎo)會議各項事項的完成。

　　1.推進會議進程應(yīng)遵循的原則

　　(1)學(xué)會傾聽。傾聽是吸收會議信息的主要渠道和方式。全身心的投入傾聽，不要隨意打斷別人的講話或發(fā)言，并注意觀察講話人或發(fā)言人的表情、眼神、手勢、體態(tài)，從而判斷其態(tài)度、動機及內(nèi)涵。

　　(2)控制節(jié)奏。為使會議在預(yù)定的時間內(nèi)達到滿意的效果，控制開會的節(jié)奏是十分重要的。既讓與會者充分發(fā)表和交流意見，又要避免發(fā)生推諉、互相扯皮等現(xiàn)象。

　　(3)善于引導(dǎo)。如果會議的議題較多或較大，就要考慮將復(fù)雜的問題分成若干個容易處理的問題，循序漸進地去引導(dǎo)，使會議不偏離主題。

　　2.推進會議進程的方法

　　(1)了解會議主題和議題。會前應(yīng)認真深入地研究會議的有關(guān)文件和材料，了解與會人員的構(gòu)成及對某些事項的基本意見傾向。根據(jù)會議議題，作出本次會議的計劃表，對會議討論每個議題所占用的時間作出計劃和規(guī)定，避免會議進行中為某一個議題任意拖延時間，保證會議體現(xiàn)出一種比較合理的節(jié)奏。

　　(2)嚴格遵守會議時間。會前，應(yīng)向與會人員明確宣布開會與結(jié)束的時間，準時開會和散會。要使每次會議都能準時開始，沒有極特殊原因絕不能等。要樹立一個良好的會議風氣。

　　(3)主題明確。會議開始后，應(yīng)盡快簡明扼要地引出會議主題，說明討論的目的，并規(guī)定討論與不討論的界限，使每位與會者都有平等發(fā)言的權(quán)利和機會。同時使與會者在會議一開始就明白本次會議要達到的目的和要注意保持的會議進度。

　　(4)鼓勵和引導(dǎo)與會者。在會議討論時，要鼓勵每一個與會者積極發(fā)表自己的見解。特別要注意對那些喜歡自己說話、似乎要“壟斷”討論的與會者和不愿意在大庭廣眾之下發(fā)表自己意見、消極冷漠的與會者，可采取限制發(fā)言時間和直接提問的方式引導(dǎo)討論的進行。

　　(5)消除交流障礙，抵制不和諧因素。由于與會者每人背景、素質(zhì)、經(jīng)驗與價值觀的不同，看問題的角度不同，在討論時往往各持已見、據(jù)理力爭，甚至出現(xiàn)威脅性和挑畔性的行為。要及時采取有效措施，抵制任何不和諧的因素，既不挫傷大家發(fā)表意見的積極性，又要緩和可能產(chǎn)生的不良結(jié)果的氣氛。

　　(6)合理安排議題。多議題會議的議題安排次序應(yīng)科學(xué)合理，一般情況下，需要大家開動腦筋、集中獻計獻策的議題應(yīng)放在會議前部分時間。當一個議題的討論已確認形成決議時，就應(yīng)立即轉(zhuǎn)換下一個議題，以免延誤時間或節(jié)外生枝。

　　(7)掌握會議休息的時機。會議時間較長時，應(yīng)安排短暫的休息并掌握好時機。安排短暫的休息一方面可以緩解與會者開會的疲倦;另一方面可以提示會議按計劃進行。

　　但休息時間應(yīng)盡量避免安排在發(fā)言的高潮或某一問題的討論尚未結(jié)束時進行。

　　(8)適時結(jié)束會議。當會議完成了所有議程、當原訂的會議結(jié)束時間已到、當討論一再重復(fù)而無新的提議時，就要適時終止討論或辯論，結(jié)束會議。

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