2014年三級秘書資格會中服務(wù)復(fù)習(xí)：推進(jìn)會議進(jìn)程

    特別推薦：2014年秘書資格考試網(wǎng)絡(luò)輔導(dǎo)招生簡章

　　推進(jìn)會議進(jìn)程

　　指秘書在參加會議或主持一些小型會議過程中，根據(jù)會議目標(biāo)的需要，靈活采用各種措施和方法，有針對性地調(diào)節(jié)各種關(guān)系，解決各種隨機(jī)性的問題，創(chuàng)造與會議目標(biāo)相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，從而引導(dǎo)會議各項事項的完成。

　　1.推進(jìn)會議進(jìn)程應(yīng)遵循的原則

　　(1)學(xué)會傾聽。傾聽是吸收會議信息的主要渠道和方式。全身心的投入傾聽，不要隨意打斷別人的講話或發(fā)言，并注意觀察講話人或發(fā)言人的表情、眼神、手勢、體態(tài)，從而判斷其態(tài)度、動機(jī)及內(nèi)涵。

　　(2)控制節(jié)奏。為使會議在預(yù)定的時間內(nèi)達(dá)到滿意的效果，控制開會的節(jié)奏是十分重要的。既讓與會者充分發(fā)表和交流意見，又要避免發(fā)生推諉、互相扯皮等現(xiàn)象。

　　(3)善于引導(dǎo)。如果會議的議題較多或較大，就要考慮將復(fù)雜的問題分成若干個容易處理的問題，循序漸進(jìn)地去引導(dǎo)，使會議不偏離主題。

　　2.推進(jìn)會議進(jìn)程的方法

　　(1)了解會議主題和議題。會前應(yīng)認(rèn)真深入地研究會議的有關(guān)文件和材料，了解與會人員的構(gòu)成及對某些事項的基本意見傾向。根據(jù)會議議題，作出本次會議的計劃表，對會議討論每個議題所占用的時間作出計劃和規(guī)定，避免會議進(jìn)行中為某一個議題任意拖延時間，保證會議體現(xiàn)出一種比較合理的節(jié)奏。

　　(2)嚴(yán)格遵守會議時間。會前，應(yīng)向與會人員明確宣布開會與結(jié)束的時間，準(zhǔn)時開會和散會。要使每次會議都能準(zhǔn)時開始，沒有極特殊原因絕不能等。要樹立一個良好的會議風(fēng)氣。

　　(3)主題明確。會議開始后，應(yīng)盡快簡明扼要地引出會議主題，說明討論的目的，并規(guī)定討論與不討論的界限，使每位與會者都有平等發(fā)言的權(quán)利和機(jī)會。同時使與會者在會議一開始就明白本次會議要達(dá)到的目的和要注意保持的會議進(jìn)度。

　　(4)鼓勵和引導(dǎo)與會者。在會議討論時，要鼓勵每一個與會者積極發(fā)表自己的見解。特別要注意對那些喜歡自己說話、似乎要“壟斷”討論的與會者和不愿意在大庭廣眾之下發(fā)表自己意見、消極冷漠的與會者，可采取限制發(fā)言時間和直接提問的方式引導(dǎo)討論的進(jìn)行。

　　(5)消除交流障礙，抵制不和諧因素。由于與會者每人背景、素質(zhì)、經(jīng)驗與價值觀的不同，看問題的角度不同，在討論時往往各持已見、據(jù)理力爭，甚至出現(xiàn)威脅性和挑畔性的行為。要及時采取有效措施，抵制任何不和諧的因素，既不挫傷大家發(fā)表意見的積極性，又要緩和可能產(chǎn)生的不良結(jié)果的氣氛。

　　(6)合理安排議題。多議題會議的議題安排次序應(yīng)科學(xué)合理，一般情況下，需要大家開動腦筋、集中獻(xiàn)計獻(xiàn)策的議題應(yīng)放在會議前部分時間。當(dāng)一個議題的討論已確認(rèn)形成決議時，就應(yīng)立即轉(zhuǎn)換下一個議題，以免延誤時間或節(jié)外生枝。

　　(7)掌握會議休息的時機(jī)。會議時間較長時，應(yīng)安排短暫的休息并掌握好時機(jī)。安排短暫的休息一方面可以緩解與會者開會的疲倦;另一方面可以提示會議按計劃進(jìn)行。

　　但休息時間應(yīng)盡量避免安排在發(fā)言的高潮或某一問題的討論尚未結(jié)束時進(jìn)行。

　　(8)適時結(jié)束會議。當(dāng)會議完成了所有議程、當(dāng)原訂的會議結(jié)束時間已到、當(dāng)討論一再重復(fù)而無新的提議時，就要適時終止討論或辯論，結(jié)束會議。

　　編輯推薦：

　　2014年下半年各地秘書資格準(zhǔn)考證打印時間 2014年下半年各地秘書資格報名時間

　　歷年秘書資格考試真題大匯總 免費(fèi)在線?？?/FONT> 秘書資格四級重點(diǎn)知識

　　更多信息請訪問：秘書資格頻道 交流論壇