2014年三級秘書資格檔案利用復習：檔案利用的要求

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　　提供檔案利用的要求

　　(1)依法開展利用工作。依照有關(guān)的法律規(guī)定開展檔案利用工作，是檔案提供利用的要求之一。這就要求秘書人員在為利用者提供檔案時要有法律意識，遵照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》及相關(guān)法律正確把握檔案開放的范圍、檔案利用的范圍、檔案利用的期限、檔案利用的條件等，既要注意最大限度地滿足利用者的需求，又要保障本單位的利益不受損害，使檔案利用工作在相關(guān)法規(guī)的規(guī)范和監(jiān)督下健康地發(fā)展。

　　(2)主動、及時開展利用工作。檔案利用工作的實質(zhì)是為利用者提供檔案信息來體現(xiàn)自身的價值，為利用者提供服務(wù)并最終服務(wù)于本單位工作。因此，秘書人員要樹立服務(wù)意識，通過各種服務(wù)活動和服務(wù)措施，實現(xiàn)檔案的價值。秘書人員要熟悉和掌握檔案利用工作的特點和規(guī)律，為檔案利用者著想，主動、及時地做好檔案利用服務(wù)。

　　(3)不斷完善檔案服務(wù)方式和手段。開發(fā)利用檔案信息資源，為單位各部門及人員提供服務(wù)，也是秘書進行檔案管理活動的出發(fā)點和根本目的。在提供檔案服務(wù)方面，需要不斷完善檔案服務(wù)方式的手段，如可充分利用互聯(lián)網(wǎng)搞好服務(wù)，利用檔案為基層職員服務(wù)，利用公開的現(xiàn)行文件服務(wù)，拍攝檔案文獻專題片，開展檔案中介服務(wù)，合作開發(fā)檔案信息資源等。

　　(4)掌握本單位近期的重點工作、重大活動，據(jù)此開展檔案利用工作。秘書人員管理的檔案不是死的，而是活的，除了常規(guī)的檔案服務(wù)外，還應(yīng)該掌握單位近期的重點工作和重大活動，提供相應(yīng)的檔案。如單位召開的五周年、十周年慶典活動，單位近期的商務(wù)洽談活動，單位近期的招投標活動，都可以調(diào)閱以前的、相關(guān)的檔案文件，為這些工作的順利進行提供必要的信息服務(wù)。

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