2014年三級秘書資格檔案利用復習：檔案利用的含義

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　　檔案利用的含義

　　檔案利用是檔案工作的最終目的。檔案利用工作是開發(fā)檔案信息資源和直接提供檔案，滿足利用者對檔案需求的工作。

　　檔案利用工作可區(qū)分為提供檔案利用和利用檔案兩個概念，這是兩個密切聯(lián)系而又不同的概念。

　　從兩者聯(lián)系來看：

　　一是兩者的工作對象相同，都是檔案。

　　二是兩者的需求相同，都是對檔案信息進行開發(fā)利用。

　　從兩者的區(qū)別來看：

　　一是兩者的主體不同，“利用檔案”是指利用者為了研究和解決各種問題而利用檔案，其主體是檔案信息需求者;“提供檔案利用”是指檔案部門為了滿足利用者的需求而向利用者提供檔案材料的服務工作，其主體是檔案工作者;

　　二是兩者的目的不同，利用者利用檔案是為自己的某一特定目標，研究某一方面的檔案;檔案工作者是根據(jù)利用者的要求或者預測利用者的未來要求，開發(fā)若干方面的檔案信息。

　　總的說來，有了利用檔案的需要，才有檔案利用工作，有了檔案利用工作才能實現(xiàn)利用檔案。檔案利用工作是利用檔案的條件，利用檔案是檔案利用工作的內(nèi)容，只有兩者結合才能充分發(fā)揮檔案的作用。作為秘書，正確區(qū)分以上兩個概念，能夠明確自己的工作任務和范圍，積極主動地做好檔案信息的利用與服務工作。

　　檔案利用工作從利用者對檔案利用的方式來看，可以分為直接利用工作和間接利用工作。

　　所謂檔案直接利用工作就是檔案工作人員通過閱覽、外借、復制、咨詢、檔案證明等服務方式，直接向利用者提供檔案，滿足利用需要的工作。檔案直接提供利用是最常用的利用方法，這種方法充分體現(xiàn)檔案原始記錄性的特點，提供信息最直接，而且查找利用迅速、準確、方便。

　　檔案信息的間接利用工作就是檔案工作人員通過整理、匯集、編寫等方式，對現(xiàn)存檔案信息進行開發(fā)，編輯成各種專門參考資料，向利用者提供完整、系統(tǒng)、精練的二次信息或者三次信息的工作。檔案間接提供利用是秘書人員積極、主動提供檔案信息的一種方法，這種方法具有檔案信息開發(fā)的前瞻性、全面性、科學性的特點，免去利用者查閱、摘錄檔案內(nèi)容環(huán)節(jié)，特別有利于利用者的深層調(diào)查研究工作，秘書應加強這方面的工作。

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