2014年三級(jí)秘書(shū)資格檔案利用復(fù)習(xí)：檔案利用的含義

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　　檔案利用的含義

　　檔案利用是檔案工作的最終目的。檔案利用工作是開(kāi)發(fā)檔案信息資源和直接提供檔案，滿足利用者對(duì)檔案需求的工作。

　　檔案利用工作可區(qū)分為提供檔案利用和利用檔案兩個(gè)概念，這是兩個(gè)密切聯(lián)系而又不同的概念。

　　從兩者聯(lián)系來(lái)看：

　　一是兩者的工作對(duì)象相同，都是檔案。

　　二是兩者的需求相同，都是對(duì)檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用。

　　從兩者的區(qū)別來(lái)看：

　　一是兩者的主體不同，“利用檔案”是指利用者為了研究和解決各種問(wèn)題而利用檔案，其主體是檔案信息需求者;“提供檔案利用”是指檔案部門(mén)為了滿足利用者的需求而向利用者提供檔案材料的服務(wù)工作，其主體是檔案工作者;

　　二是兩者的目的不同，利用者利用檔案是為自己的某一特定目標(biāo)，研究某一方面的檔案;檔案工作者是根據(jù)利用者的要求或者預(yù)測(cè)利用者的未來(lái)要求，開(kāi)發(fā)若干方面的檔案信息。

　　總的說(shuō)來(lái)，有了利用檔案的需要，才有檔案利用工作，有了檔案利用工作才能實(shí)現(xiàn)利用檔案。檔案利用工作是利用檔案的條件，利用檔案是檔案利用工作的內(nèi)容，只有兩者結(jié)合才能充分發(fā)揮檔案的作用。作為秘書(shū)，正確區(qū)分以上兩個(gè)概念，能夠明確自己的工作任務(wù)和范圍，積極主動(dòng)地做好檔案信息的利用與服務(wù)工作。

　　檔案利用工作從利用者對(duì)檔案利用的方式來(lái)看，可以分為直接利用工作和間接利用工作。

　　所謂檔案直接利用工作就是檔案工作人員通過(guò)閱覽、外借、復(fù)制、咨詢、檔案證明等服務(wù)方式，直接向利用者提供檔案，滿足利用需要的工作。檔案直接提供利用是最常用的利用方法，這種方法充分體現(xiàn)檔案原始記錄性的特點(diǎn)，提供信息最直接，而且查找利用迅速、準(zhǔn)確、方便。

　　檔案信息的間接利用工作就是檔案工作人員通過(guò)整理、匯集、編寫(xiě)等方式，對(duì)現(xiàn)存檔案信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)，編輯成各種專(zhuān)門(mén)參考資料，向利用者提供完整、系統(tǒng)、精練的二次信息或者三次信息的工作。檔案間接提供利用是秘書(shū)人員積極、主動(dòng)提供檔案信息的一種方法，這種方法具有檔案信息開(kāi)發(fā)的前瞻性、全面性、科學(xué)性的特點(diǎn)，免去利用者查閱、摘錄檔案內(nèi)容環(huán)節(jié)，特別有利于利用者的深層調(diào)查研究工作，秘書(shū)應(yīng)加強(qiáng)這方面的工作。

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