2014年秘書資格五級輔導:辦公室事務和管理重點

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　　辦公室事務和管理重點:掌握維護責任區(qū)工作環(huán)境的基本要求;正確識別辦公場所和常用設備的隱患;掌握日常 辦公室事務的處理方法，包括郵件或文件的收發(fā)、接打電話、辦公用品的發(fā)放和管理;能夠 合理安排日常工作及上司交辦的工作;對日常辦公事務進行協(xié)調(diào);熟悉辦公用品和易耗品的 范圍和分類。

　　1.經(jīng)常清潔整理責任區(qū)

　　(1)秘書要經(jīng)常清潔整理由自己負責的辦公區(qū)。

　　(2)清潔整理本人參與的公用區(qū)域。

　　2.設備、物品要放置適當、取用有序

　　(1)本人經(jīng)常使用的辦公用品和設備擺放有序，方便操作。

　　(2)公用資源擺放有序，用后歸位。

　　3.辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患

　　(1)地、墻、天花板、門、窗的安全。

　　(2)室內(nèi)光線、溫度、通風、噪聲、通道方面的隱患。

　　(3)辦公家具方面的隱患。

　　(4)辦公設備及操作中的隱患。

　　(5)工作中疏忽大意造成傷害的隱患。

　　(6)工作中疏忽大意造成失密的隱患。

　　(7)火災或消防中的隱患。

　　4.收、發(fā)文件或郵件的工作程序

　　(1)收文件或郵件的工作程序包括：簽收、拆封、登記、分類。

　　(2)發(fā)文件或郵件的工作程序包括：查對、檢查附件、分類、標記、檢查郵編、簽名、 登記、了解有關規(guī)章制度和寄發(fā)時間。

　　5.上司不在時，秘書處理信件或郵件的方法

　　(1)將公司和外來的信件或郵件分開，并把內(nèi)容大致記錄下來。

　　(2)主動與上司聯(lián)系，告訴上司需要親自處理的郵件或信件。

　　(3)把信件或郵件交給公司有權處理的人回復。

　　(4)把寄給上司的信件或郵件連續(xù)編號。

　　(5)把需要上司親自處理的信件或郵件保存下來，并在通知發(fā)件人已收到的信中告訴對 方何時可以得到回復。

　　(6)把積壓的信件或郵件分別裝入紙袋中，標上“需要××處理”的字樣。

　　6.接打電話

　　(1)處理電話留言的一般原則：簡潔、完整、準確、及時送達。

　　(2)接電話的方法

　　1)“響鈴不過三”。

　　2)有問候語。

　　3)如果來電要找的人不能接聽電話，要恰當回答。

　　4)注意接電話的語調(diào)。

　　5)做好電話記錄。

　　(3)撥打電話的方法

　　1)首先報出本人的姓名和單位名稱。

　　2)如果想留言請對方回電，要留下自己的電話號碼。

　　3)要問對方此時打去電話是否方便。

　　4)注意自己的語言。

　　5)適時結(jié)束通話并用規(guī)范的結(jié)束語。

　　7.辦公用品的發(fā)放程序

　　(1)指定專人發(fā)放。

　　(2)按單位的有關制度和規(guī)定時間發(fā)放。

　　(3)緊急物品發(fā)放必須有相應的程序處理。

　　(4)填寫物品申領表，由授權人簽字批準。

　　(5)清點核實發(fā)放的辦公用品。

　　(6)提醒領取部門或個人節(jié)約使用辦公用品。

　　8.節(jié)約使用辦公用品的措施

　　(1)復印機：填寫申請表;發(fā)復印卡以限制部門使用;彩色復印要統(tǒng)一管理。

　　(2)傳真機：指定專人使用;做好登記并保留發(fā)送記錄。

　　(3)計算機、打印機、因特網(wǎng)：限制使用，彩色打印要集中管理;嚴格管理因特網(wǎng)的使 用。

　　(4)電話、移動電話：控制打私人電話和國內(nèi)國際長途電話;按規(guī)定使用移動電話。

　　9.用ABCD法則排出工作的優(yōu)先等級

　　A類：重要并緊急的，必須立即做、優(yōu)先做。

　　B類：重要而不緊急的，應接著處理。

　　C類：緊急而不重要的，有時間才做。

　　D類：不重要又不緊急的，可以不做。

　　10.有效利用時間的方法

　　(1)明確自己的工作任務和職責。

　　(2)要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作。

　　(3)分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，科學有序地完成工作任務。

　　(4)巧妙地運用一些方法，合理分配精力，精明地利用時間，以提高效率。

　　(5)使用辦公輔助手段幫助組織工作。

　　(6)安排工作要適應整個流程的正常運轉(zhuǎn)，不間斷、延誤或降低團隊的整體效益。

　　(7)要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關工作的承辦周期安排工作。

　　(8)秘書要記好工作日記并認真分析、評估自己利用時間的有效程度。

　　11.日常辦公事務的協(xié)調(diào)

　　(1)內(nèi)部會議室的預訂工作。

　　(2)用車預訂工作。

　　(3)協(xié)助同事印制名片。

　　(4)協(xié)助安排各辦公室的桶裝飲用水。

　　(5)協(xié)助組織入口處的出勤登記打卡工作。

　　(6)按組織要求，保證接待崗位上班時間都要有人。

　　12.掌握好協(xié)調(diào)工作的基本原則

　　協(xié)調(diào)時應從組織的整體利益出發(fā)，先考慮重要、緊急、難度大、不方便的工作或事情， 通過協(xié)調(diào)力求安排好次要、非緊急、難度小或較方便的工作或事情。

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