2014年秘書資格五級會議管理復(fù)習(xí):會前籌備

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　　會前籌備

　　學(xué)習(xí)重點

　　通過對本節(jié)內(nèi)容的學(xué)習(xí)，了解會前籌備的相關(guān)知識;分析典型案例，掌握工作程序;把握注意事項，查看相關(guān)連接的過程形成及對管理會議的初步技能知識掌握，為做好會務(wù)服務(wù)打好基礎(chǔ)。

　　一、發(fā)送會議通知

　　(一)相關(guān)知識

　　1.會議的構(gòu)成要素

　　(1)會議基本要素

　　(2)會議選擇要素

　　2.會議的主要種類

　　3.公司常見會議的種類與作用

　　(1)經(jīng)理例會

　　(2)部門員工例會

　　(3)股東會

　　(4)董事會

　　(5)公司年會

　　(6)客戶咨詢會

　　(7)產(chǎn)品展銷定貨會

　　(8)業(yè)務(wù)洽談會

　　(9)新產(chǎn)品新聞發(fā)布會

　　4.會議通知的內(nèi)容

　　會議通知是以召開某次會議的有關(guān)事項為內(nèi)容的文字信息。一般包括會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議議題、會議地點、聯(lián)絡(luò)信息、報到事宜及有關(guān)要求等。會議通知要事項周全、明確、具體;層次分明，條理清晰;語言簡明、流暢、樸實。

　　除此之外，還應(yīng)包括：

　　(1)會議相關(guān)材料。如果有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應(yīng)隨會議通知寄發(fā)一份。

　　(2)回復(fù)時需要的信封、郵票等。需要回復(fù)的會議通知或預(yù)備通知還可夾入一張明信片、信封、郵票等，上面應(yīng)注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時間考慮并能及時回復(fù)。

　　(3)有關(guān)票證。會議通知中可將會中使用的有關(guān)票證(人場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等)與會議通知一并發(fā)出。

　　(4)會議地點、交通工具、線路等。如果某些與會者對會議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達(dá)和返程日期，并標(biāo)明到達(dá)會址的汽車、火車等交通工具、線路。

　　會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之問會前溝通的重要渠道。傳遞會議通知是會議準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)。在做出了召開會議的決定以后，應(yīng)將有關(guān)會議通知信息傳遞給與會者。

　　(三)工作程序

　　1.發(fā)送會議通知的方法

　　在各項會議準(zhǔn)備工作基本就緒以后，要盡早發(fā)出會議通知，以便與會人員提前做好準(zhǔn)備。

　　(1)口頭通知與書面通知

　　1)口頭通知。即當(dāng)面或用電話通知。小型會議或與會人員集中居住的會議，適用口頭當(dāng)面通知。參加人數(shù)較多而發(fā)書面通知來不及或不方便的會議，適用電話通知。

　　2)書面通知。即書面印制的通知或板報、網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的通知。參加人數(shù)較多或者比較重要的會議，宜發(fā)書面通知。

　　(2)正式通知和非正式通知

　　1)正式通知

　　為了規(guī)范公司的管理及運作，除了非正式會議和每日例會之外的所有會議，均應(yīng)正式打印會議通知，再通過書面形式或電子郵件傳遞給有關(guān)人員，以示正規(guī)和鄭重。

　　2)非正式通知

　　非正式會議可采用非正式通知，如先發(fā)傳真或打電話，隨后再寄備忘錄或信函。也可先發(fā)電子郵件，再通過電話或回復(fù)電子郵件確認(rèn)。

　　一些會議(如股東大會)在發(fā)送通知時應(yīng)按規(guī)定的會議規(guī)則行事。發(fā)通知的同時應(yīng)附上一份代理委托書。其他類型的會議如無法出席，也應(yīng)在必要時授權(quán)代理，以保證通過決議時達(dá)到所需的法定人數(shù)。

　　2.發(fā)送會議通知的程序

　　發(fā)送會議通知的程序具體如下：

　　(1)明確會議通知發(fā)送對象和聯(lián)系方式一填寫會議通知單并準(zhǔn)備好相關(guān)附件一選擇會議通知信息傳遞方式一確認(rèn)會議通知是否送達(dá)(或收回和處理回執(zhí)單)。

　　(2)如果有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份。

　　(3)書面通知的地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時應(yīng)注意不要錯裝、漏裝或漏寄。通知的封筒應(yīng)醒目標(biāo)出“會議通知”字樣。

　　(4)需要回復(fù)的會議通知或預(yù)備通知還可夾人一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時間考慮并能及時回復(fù)。

　　(5)對于經(jīng)常參加某類會議的部分人員，可用計算機打印出標(biāo)簽或準(zhǔn)備多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對于計算機中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新。

　　(6)不管以什么方式發(fā)出的會議通知，都應(yīng)抓住確認(rèn)回復(fù)環(huán)節(jié)，以確保會議信息能夠按時、完整地傳達(dá)給與會者。

　　(7)可將會中使用的有關(guān)票證(入場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等)與會議通知一并發(fā)出。

　　(8)如果某些與會者對會議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達(dá)和返程日期，并標(biāo)明到達(dá)會址的汽車、火車等交通工具、線路。

　　(9)會議通知樣本要作為檔案收存。

　　(四)注意事項

　　1.會議通知的確認(rèn)

　　(1)確認(rèn)會議通知發(fā)送對象

　　在發(fā)送通知前一定要明確被通知的部門和人員范圍。對所有與會人員應(yīng)逐一落實。如果搞錯通知對象，使應(yīng)參加會議的人員未能收到通知，就會影響到會議的有效性，使一些會議無法達(dá)到所需的法定人數(shù)，還會使一些應(yīng)參加的人產(chǎn)生誤會;而不應(yīng)通知的人員通知了，就會影響其正常工作，甚至造成尷尬的局面。，

　　(2)確認(rèn)發(fā)送的回復(fù)環(huán)節(jié)

　　一些重要的會議通知有時會因組織渠道不暢、傳遞方式不當(dāng)，或者是其他因素的干擾，使通知不能準(zhǔn)確及時傳遞到與會者，作為會議通知的發(fā)放者，應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)問題，可以通過電話、口頭詢問以及電子郵件確認(rèn)等方式檢查通知發(fā)放是否落實。

　　(3)確認(rèn)會議通知內(nèi)容是否準(zhǔn)確。

　　2.處理回執(zhí)

　　處理會議回執(zhí)是會議準(zhǔn)備工作的一項重要內(nèi)容。它是會議準(zhǔn)備住宿和餐飲等后勤工作的基礎(chǔ)。

　　(1)會議的回執(zhí)一定要注明寄回的截止時間，截止時間一定要為會議住宿的預(yù)定和確認(rèn)留有余地。

　　(2)會議回執(zhí)的設(shè)計要明確會議組織者所需了解的重要信息，包括是否到會、何時到會、幾人到會、是否需要預(yù)定返程的機票和車票、參會的論文或報告的題目等。

　　(3)會議回執(zhí)寄回后要認(rèn)真統(tǒng)計，及時確認(rèn)。并根據(jù)統(tǒng)計情況安排會議的接待工作。

　　(五)相關(guān)鏈接

　　1.與會者

　　與會者即參加會議的對象，通常又稱為會議成員。與會者是會議活動的主體，因而是會議活動成功與否的重要因素。與會者的數(shù)量是決定會議規(guī)模的主要因素，參加會議的人數(shù)越多，

　　表明該會議的規(guī)模越大。會議成員一般可以分為3種資格，資格不同，在會議中的權(quán)利和義務(wù)也不同。

　　(1)正式成員

　　正式成員是被正式邀請或者被正式要求參加會議，并具有在相應(yīng)的會議上發(fā)言、參加討論、行使表決權(quán)的人員。法定性會議的正式成員參加會議的權(quán)利受法律、法規(guī)和有關(guān)議事規(guī)則的保障，同時正式成員也必須履行相關(guān)的義務(wù)。正式成員享有以下權(quán)利：

　　①正式成員有發(fā)言、動議、提案和參加討論的權(quán)利。

　?、谡匠蓡T有會議表決權(quán)。

　?、壅匠蓡T有選舉權(quán)。

　　正式成員應(yīng)履行的義務(wù)是：

　?、僬匠蓡T有按照會議通知的要求做好參加會議的各項準(zhǔn)備工作的義務(wù)。

　?、谡匠蓡T有遵守會議規(guī)則、服從會議決議的義務(wù)，應(yīng)該出席而未出席者，其義務(wù)不應(yīng)當(dāng)減免。

　?、壅匠蓡T有共同維護會場秩序的義務(wù)，在主席發(fā)言及議案付諸表決時，不應(yīng)該離開會場。

　　(2)列席成員

　　即不具有正式資格、有一定的發(fā)言權(quán)、但無表決權(quán)和選舉權(quán)的會議成員。有些會議的議題涉及有關(guān)部門的管理權(quán)限和日常工作，為了及時、準(zhǔn)確地了解情況、溝通信息，需要邀請其負(fù)責(zé)人列席有關(guān)會議。當(dāng)然，是否需要列席成員參加會議，哪些對象應(yīng)當(dāng)作為列席成員，列席成員參加會議中的哪些活動等，應(yīng)由會議的組織者根據(jù)會議內(nèi)容的實際需要來確定。列席成員的人數(shù)一般不超過正式成員。列席成員享有參加本單位有關(guān)問題討論發(fā)言的權(quán)利;另外，列席成員還具有會議臨時賦予的其他權(quán)利。

　　列席成員應(yīng)履行的義務(wù)如下：

　?、倭邢蓡T有遵守會議規(guī)則的義務(wù)。

　?、诹邢蓡T有禮貌發(fā)言及解答相關(guān)詢問的義務(wù)。

　?、哿邢蓡T有保守會議機密的義務(wù)。

　　(3)工作人員

　　工作人員包括承擔(dān)會議議事、討論發(fā)言記錄的記錄人員，來自機構(gòu)內(nèi)部和專業(yè)會議機構(gòu)的技術(shù)人員和經(jīng)營管理人員，以及來自會場和會議設(shè)施所在地的有關(guān)服務(wù)人員。他們分別承擔(dān)著會議籌備工作、會議材料準(zhǔn)備和記錄工作以及會間的事務(wù)性工作。

　　2.會議通知和委托書的樣式

　　(1)會議通知的內(nèi)容應(yīng)包括：被通知部門、被通知人員的姓名及職務(wù)、通知事由、會議時間、會議召開地點、會議出席對象或范圍、會議程序、議事內(nèi)容、注意事項、公司全稱、通知部門、通知者姓名和職務(wù)、通知日期。

　　(2)會議通知格式多樣，這里介紹常用的兩種格式：便函式和卡片式。

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