2014年秘書資格四級(jí)重點(diǎn)知識(shí)：準(zhǔn)備會(huì)議用品

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　　會(huì)議用品的類型和準(zhǔn)備

　　1.會(huì)議用品的類型

　　(1)必備用品和設(shè)備是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備。

　　1)會(huì)場內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)

　　備，以及必要的安全設(shè)施等。

　　2)常用物資有電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

　　(2)特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議所需的用品和設(shè)備。例如，選舉會(huì)議、談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備有張貼畫、花卉、充氣模型、巨型屏幕、展臺(tái)展板、簽字用具等。

　　2.會(huì)議用品的準(zhǔn)備

　　(1)檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩小時(shí)預(yù)熱或預(yù)冷。

　　(2)檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。

　　(3)檢查黑板、白板，確保已擦干凈，要準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

　　(4)如有陌生人或外來人參加會(huì)議，要擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。

　　(5)在每人座位前擺放紙筆。

　　(6)多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。

　　(7)如果有選舉、表決的議程，需要準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備;如果有表彰的議程，還需準(zhǔn)備好獎(jiǎng)勵(lì)用品。

　　(8)會(huì)期較長的會(huì)議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。

　　(9)如果是電話、廣播會(huì)議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

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