2014年秘書資格五級會議管理復(fù)習(xí):完成引導(dǎo)工作

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　　完成會議簽到和引導(dǎo)工作

　　(一)相關(guān)知識

　　1.簽到工作的內(nèi)容

　　簽到工作通常包括：迎賓、簽到登記、交費、領(lǐng)取會議資料和各種票證等。

　　2.會議簽到的方式

　　(二)工作程序

　　1.簽到工作的程序

　　(1)對負責(zé)會議簽到的工作人員的選擇。

　　(2)準(zhǔn)備簽到所需的簽到筆、簽到簿或簽到卡的刷卡機等用品與設(shè)備。

　　(3)負責(zé)簽到工作人員提前到達。

　　(4)迎接參會人員。

　　(5)向與會者介紹簽到工作的內(nèi)容。

　　(6)發(fā)放會議資料和票證。

　　2.引導(dǎo)與會人員就座的方法

　　作為會場門前的迎接引導(dǎo)人員應(yīng)注意做到：

　　(1)陪伴重要來賓入場就座。

　　(2)為上司和來賓作介紹。

　　(3)幫助來賓領(lǐng)取姓名卡片并引領(lǐng)入座。

　　(4)回答來賓的詢問要耐心熱情。

　　(三)示例分析

　　初萌在天地公司主辦的新產(chǎn)品推薦會接待中負責(zé)簽到并發(fā)放會議資料和就餐券。上午集中來簽到的人太多了，她只好自己把住簽到表，讓簽到者自己去拿放在桌上的資料袋。一天下來，當(dāng)她清點資料和餐券時，發(fā)現(xiàn)還有30名代表沒來簽到，而資料卻只有20份了，就餐券也少了好幾張。

　　點評：在安排簽到中的幾項工作同時進行時，秘書應(yīng)把簽到表做得更詳細些，如果在簽到表中設(shè)上“資料領(lǐng)取”、“餐券領(lǐng)取”這兩項，就可以同時完成發(fā)放資料和餐券的工作，也就不會出差錯了。

　　(四)注意事項

　　1.會議簽到的要求

　　(1)準(zhǔn)備會議簽到的用具要方便、好用、充足。

　　(2)負責(zé)會議簽到的工作人員要提前到崗。

　　(3)簽到處的位置要易找，并標(biāo)示清楚。

　　(4)簽到工作要耐心細致，熱情周到。

　　2.對會議引導(dǎo)人員的要求

　　會議引導(dǎo)人員應(yīng)訓(xùn)練有素，熱情周到?；疽笥校?/P>

　　(1)事先要準(zhǔn)備好簽到用的登記簿、簽字筆等簽到用品，必要時要事先準(zhǔn)備好嘉賓留言簿。

　　(2)負責(zé)簽到的人員要提前到崗，使到會較早的人員不致產(chǎn)生無人過問的尷尬感覺。

　　(3)參與人數(shù)較多的會議，應(yīng)注意選擇簽到的方式，避免在會場門口出現(xiàn)擁擠、混亂的局面。

　　(4)人數(shù)較少的小型會議，可由秘書按照事先確定的到會人員名單，逐一進行簽到，來一人劃一人，以便迅速掌握到會者的狀況。

　　(5)及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計出到會者的人數(shù)，會議主持者往往在會議即將開始之前，需掌握到會和缺席人員名單。

　　(6)大型會議可用簽到卡和電子簽到機配合使用，與會者只需要將自己的電子卡送入簽到機插口，有關(guān)數(shù)據(jù)即傳人會議組織中心

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