2014年秘書資格五級事務(wù)管理復(fù)習(xí):恰當(dāng)放置物品

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　　恰當(dāng)放置物品

　　(一)相關(guān)知識

　　1.常用個(gè)人辦公物品

　　(1)紙簿類。A4、B5等類型辦公用復(fù)印紙;帶單位抬頭用紙;普通白紙;復(fù)寫紙;便條紙;留言條;標(biāo)簽紙;牛皮紙;專用復(fù)寫紙;大、中、小及開窗信封;橫格筆記本;速記本;專用本冊(如現(xiàn)金收據(jù)本)。

　　(2)筆尺類。鉛筆、圓珠筆、鋼筆、彩色筆、白板筆、橡皮、各種尺子、修正液。

　　(3)小裝訂類。大頭針、曲別針、剪刀、打孔機(jī)、訂書機(jī)、訂書釘、橡皮筋;膠帶、起釘器。

　　(4)歸檔用品。各種文件夾、檔案袋、收件日期戳。

　　(5)辦公設(shè)備專用易耗品。打字機(jī)用色帶、修正液等;復(fù)印機(jī)用墨盒等;計(jì)算機(jī)用磁盤、磁盤盒等。

　　2.常用公用物品

　　(1)公用文件及文件夾。

　　(2)公用辦公用品柜。

　　(3)公用電話號碼本、航班表、火車時(shí)刻表、字典等。

　　(4)接待區(qū)為訪客閱覽的宣傳品、資料以及報(bào)紙雜志等。

　　(二)示例分析

　　××公司行政辦公規(guī)范管理制度

　　第一條為規(guī)范公司辦公管理，特制訂如下規(guī)定。

　　第二條辦公儀表規(guī)范

　　著工裝，左胸適當(dāng)位置佩戴公司徽章，其他應(yīng)遵守員工守則第四、五、七條相關(guān)規(guī)定，違反規(guī)定的，除由綜合管理部通報(bào)批評外，每次罰款50元;各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真配合，督促屬

　　下員工遵守本規(guī)定。員工一個(gè)月累計(jì)違反規(guī)定超過3人次，該負(fù)責(zé)人亦應(yīng)罰款l 00元。

　　第三條辦公室規(guī)范

　　1.辦公桌。案頭甩品整齊放置，保證辦公桌整潔無雜物。

　　2.座椅?？勘?、坐椅一律不得放任何物品，人離開時(shí)椅子調(diào)正。

　　5.電腦。桌機(jī)呈45度貼墻放置，臥式主機(jī)置顯示器下，立式主機(jī)置桌下。

　　4.垃圾簍。罩塑料袋，置輔桌后或?qū)懽峙_下。

　　5.報(bào)刊。閱讀完后必須上報(bào)架或放入辦公桌。

　　6.外衣手袋。置掛于柜子內(nèi)，嚴(yán)禁隨意放在辦公桌椅或沙發(fā)上。

　　7.文件柜。保持文件放置整潔無雜物，柜頂不得堆置文件。

　　第四條語言規(guī)范

　　1.交往語言。您好、早晨好、早、再見、請問、請您、勞駕、關(guān)照、謝謝。

　　2.電話語言。您好、請問、稍等、謝謝、再見。

　　3.接待語言。您好、請稍侯、我通報(bào)一下、請坐、對不起、請登記、與我聯(lián)系、打擾一下、好的、行。

　　第五條行為規(guī)范

　　1.堅(jiān)守工作崗位、不串崗。

　　2.上班時(shí)間不看報(bào)紙、玩游戲或做與工作無關(guān)的事。

　　3.辦公桌上應(yīng)保持整潔并保持辦公室安靜。

　　4.上班時(shí)間，不要在辦公室化妝。

　　5.接待來訪和業(yè)務(wù)洽談在接待室或會議室進(jìn)行、會私客不超過5分鐘。

　　6.不因私事打公司辦公電話，長話須登記長話記錄本。

　　7.不用公司電腦上網(wǎng)聊天或做與工作無關(guān)的事，不要隨意使用其他部門電腦，私客不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)允許不準(zhǔn)用公司電腦。

　　8.未經(jīng)總經(jīng)理或部門經(jīng)理批準(zhǔn)，不得索取、打印、復(fù)印其他部門資料。

　　9.嚴(yán)格遵守考勤制度，遲到、早退扣l0元。

　　10.不論任何原因，不得代人打卡。

　　11.吸煙到吸煙區(qū)，否則罰款50元。

　　12.請假要有假條，特殊情況事后補(bǔ)假條，出差一天以上，應(yīng)填寫出差申請單并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　13.因故外出，必須請示部門經(jīng)理，各部門全體外出，必須向綜合管理部通報(bào)。

　　14.無工作需要，不得擅自進(jìn)入機(jī)房、檔案室、財(cái)務(wù)室、會議室、接待室。

　　15.不得將煙缸、茶杯、文具等一切公物帶回家私用。

　　本規(guī)范由綜合管理部、人力資源部實(shí)施監(jiān)督與檢查。

　　點(diǎn)評：良好的辦公環(huán)境有助于辦公室日常工作的完成，也有利于秘書人員的健康與成長。X X公司行政辦公規(guī)范管理制度中規(guī)定了工作人員辦公環(huán)境中的儀表、行為、語言等方面規(guī)范。目前許多單位都十分重視環(huán)境對工作成效的影響這一因素，制定了與此相類似的規(guī)定或制度，這種做法值得提倡。

　　(三)工作程序

　　1.恰當(dāng)放置個(gè)人物品

　　(1)自用的辦公文具、用品、零散物件應(yīng)有序地放在抽屜里，按照使用頻率及使用習(xí)慣安排。

　　(2)常用文件夾應(yīng)整齊地疊放在桌邊或直立在文件架上，并貼有標(biāo)識予以區(qū)分，取用有序，保密的文件和不常用的文件夾應(yīng)存放在文件柜里。

　　(3)專用的電話應(yīng)放在左手邊方便拿到的位置，右手記錄留言。

　　(4)電腦、打印機(jī)等用電設(shè)備宜放置在一起，便于電源接線和管理。

　　2.恰當(dāng)放置公用物品

　　(1)文件柜里的公用文件夾應(yīng)整齊有序地?cái)[放，取用后要放回原位置，方便他人再用。

　　(2)公用辦公用品柜的物品也要放置規(guī)范，通常重的、大的放下面，輕的、小的放上面，且擺放有序，便于取用，并做到用后歸位。

　　(3)一些常用的公用物品，如電話號碼本、航班表、火車時(shí)刻表、字典等按辦公室要求放在柜子里或書架上，注意用后放回原位，不給他人帶來不便。

　　(4)接待區(qū)為訪客閱覽的宣傳品、資料以及報(bào)紙雜志應(yīng)整齊地?cái)[放或碼放，并經(jīng)常整理，保持接待窗口的良好對外形象。

　　(四)注意事項(xiàng)

　　1.要及時(shí)、安全、恰當(dāng)?shù)靥幚硎Ｓ辔锲?/P>

　　對確定是多余或報(bào)廢的物品，應(yīng)及時(shí)清理出來單獨(dú)存放，比如辦公文具等低價(jià)值物品可自行處理，而辦公設(shè)備等固定資產(chǎn)的報(bào)廢則須向有關(guān)部門或人員(如資產(chǎn)管理處)申報(bào)批準(zhǔn)?？勺孕刑幚淼奈锲吩谕咨茥壷们埃獧z驗(yàn)并防止可能造成的危害或者泄密，比如對過期、失效的文檔應(yīng)定期銷毀，便攜機(jī)、臺式機(jī)或服務(wù)器在清退或報(bào)廢前應(yīng)格式化硬盤。根據(jù)公司資產(chǎn)管理的有關(guān)規(guī)定，資產(chǎn)處理的途徑包括轉(zhuǎn)移、調(diào)撥、清退和報(bào)廢，請按照不同途徑的流程規(guī)定操作，及時(shí)跟蹤資產(chǎn)臺賬記錄的核銷。

　　2.協(xié)調(diào)處理工作場所出現(xiàn)的問題

　　當(dāng)在工作環(huán)境中遇到包括照明、取暖、噪音之類的困難時(shí)，應(yīng)該及時(shí)向公司相關(guān)部門(如物業(yè)管理公司、環(huán)衛(wèi)科、行政管理部)通過正規(guī)途徑反映，以尋求解決辦法。舉例來說，建筑維修通常在晚上和周末進(jìn)行，但有時(shí)工人們別無選擇不得不在上班時(shí)間干。如果噪音干擾過大，那么應(yīng)將問題反映給建筑主管;并主動(dòng)與其就開工時(shí)間的調(diào)整進(jìn)行協(xié)商。如果碰到日光燈管燒壞、空調(diào)漏水的問題，可以提交相關(guān)建議，通過電話跟蹤事件處理進(jìn)度，明確處理部門，并配合其做好必要的協(xié)調(diào)工作。

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