2014年秘書資格五級事務管理復習:登記使用會議室

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　　登記使用會議室和進行用車預訂

　　(一)相關知識

　　1.內部會議室登記的要求

　　(1)要責任到人，負責預訂工作的秘書要認真核對有關信息。

　　(2)要打出提前量，在時間上留有余地。

　　(3)如使用時間上出現(xiàn)矛盾要善于協(xié)調。

　　2.用車登記的要求

　　用車預訂工作同會議室預訂工作要求一樣，一是要注意在時間上留有余地，確保用車人能及時用到所需車輛;二是要善于協(xié)調用車矛盾。

　　(二)示例分析

　　初萌是天地公司新來的秘書，上班剛剛一個月，許多工作在同事的指導下才摸點兒門兒。某天一大早，總經理秘書施林打來電話，詢問下午2：00的部門經理會議會址問題是否有變化，初萌忙告知已訂好了在5樓會議室召開，不會有問題的。初萌放下電話后，為防萬一，又與前臺聯(lián)系確認會議室使用情況，當?shù)弥獣h室使用確無變化后，她才放了心。

　　下午1：30，電話再次響起，初萌迅速拿起電話，電話是行政部經理方平打來的：“初秘書，今天下午部門經理會議的地點有變動嗎?”初萌疑惑地說：“沒有啊?!”方平經理問：“沒有?我怎么聽說公共部下午1：O0要在5樓會議室開會。”初萌一聽于是解釋說：“噢，這事我知道，他們說一會兒就完?！狈狡浇浝碚f：“是這樣啊，不會影響我們的會吧?”初萌肯定地說：“不會的，您放心吧!”

　　下午1：50。公共部的人員紛紛走出會議室，初萌抱著一摞文件推門走進5樓會議室，會議室里桌椅凌亂，桌上有許多堆滿煙頭的煙灰缸和一次性口杯。眼看參加部門經理會的經理們就要來了，初萌有點著急了，她手忙腳亂地收拾，把口杯、煙灰缸往門外清理。又發(fā)現(xiàn)沒有足夠的一次性口杯，空調的按鈕也壞了。這時施林走進會議室。一頓批評看來是不可少了。

　　點評：會議室預訂工作屬于簡單的事務性工作，其重要性容易讓人忽視，如果處理不好會對企業(yè)的時效帶來影響。因此，秘書人員一定要認識到“平凡工作有偉大”，要認真做好每一項看似微小的日常事務性工作。本案例中的初萌的錯誤主要體現(xiàn)在兩點：一是內部會議的時問安排不妥，兩個會議之問問隔太短，使得無法為下一個會議做好相關的準備，發(fā)現(xiàn)問題也不能解決;二是沒有提前到會議地點進行準備，并及時做好會議室的清潔整理工作。

　　(三)工作程序

　　1.預訂會議室

　　2.預訂用車

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