2014年秘書資格五級文書擬寫復(fù)習(xí):事項(xiàng)性通知

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　　事項(xiàng)性通知

　　(一)相關(guān)知識

　　1.事項(xiàng)性通知的概念

　　事項(xiàng)性通知是指傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行事項(xiàng)的通知。事項(xiàng)性通知是通知的一種，它鮮明地表現(xiàn)了通知的傳達(dá)性與告曉性的性質(zhì)。

　　事項(xiàng)性通知的應(yīng)用范圍很廣，凡向下級告知事項(xiàng)、布置工作、安排活動、設(shè)置機(jī)構(gòu)、召開會議等，均可使用事項(xiàng)性通知。

　　2.事項(xiàng)性通知的類型

　　事項(xiàng)性通知分為事務(wù)通知與會議通知兩種。

　　(1)事務(wù)通知

　　事務(wù)通知是向下級機(jī)關(guān)和有關(guān)單位傳達(dá)要求周知或者執(zhí)行事項(xiàng)的通知。所謂要求“周知”，就是要求通知對象知道具體事項(xiàng)，并不需要其執(zhí)行;而要求“執(zhí)行事項(xiàng)”，則往往需要交代具體任務(wù)、做法，使其具體辦理、執(zhí)行。

　　(2)會議通知

　　會議通知是向下級機(jī)關(guān)和有關(guān)單位傳達(dá)召開會議的通知，可分為復(fù)雜會議通知與單一會議通知。

　　(二)示例分析

　　例文：

　　金石公司關(guān)于編制2 0 0 5年度財(cái)務(wù)決算報(bào)表的通知各核算單位：

　　根據(jù)市財(cái)政局關(guān)于上報(bào)2005年度財(cái)務(wù)決算報(bào)表的通知(X財(cái)發(fā)[2005]1 42號)精神，公司要求各核算單位認(rèn)真編制2005年度決算報(bào)表，現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：

　　一、各核算單位編制報(bào)表時間：2006年1月5日至2006年1月31日。

　　二、各核算單位上報(bào)本部門決算報(bào)表時問：2006年2月1日。

　　三、各核算單位上報(bào)部門：公司資金管理中心。

　　四、編制辦法及報(bào)表格式：見附件。

　　希望各核算單位本著實(shí)事求是、精細(xì)準(zhǔn)確的原則，認(rèn)真做好編制2005年度決算報(bào)表的工作。

　　附件：1.2005年度決算報(bào)表編制辦法

　　2.2005年度決算報(bào)表格式

　　金石公司

　　二00五年十二月二十七日

　　點(diǎn)評：本通知用于交代“編制2005年度決算報(bào)表”的“任務(wù)”。請注意主送機(jī)關(guān)(即受文對象)的書寫格式是頂格書寫，那種空兩格書寫的做法是錯誤的;注意第一段末尾運(yùn)用了“現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下”的承啟語;注意正文部分運(yùn)用了條款式結(jié)構(gòu);注意附件的位置與寫法。

　　(三)擬寫要點(diǎn)

　　事務(wù)通知與會議通知的內(nèi)容不同，但結(jié)構(gòu)相同。事項(xiàng)性通知的結(jié)構(gòu)是：

　　標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文(+附件)+落款+成文日期

　　1.標(biāo)題

　　事項(xiàng)性通知的標(biāo)題有兩種形式：

　　(1)發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種

　　這種三元素標(biāo)題，往往用于內(nèi)容較重要的通知。如《金石公司關(guān)于編制2005年度財(cái)務(wù)決算報(bào)表的通知》。

　　(2)事由+文種

　　這種兩元素標(biāo)題，常常用于一般性通知和內(nèi)容單一的通知。

　　如《關(guān)于召開業(yè)務(wù)檢查工作會議的通知》，它所通知的事項(xiàng)內(nèi)容單一，在實(shí)際操作中，常常被省略發(fā)文機(jī)關(guān)。

　　有的單位發(fā)文采用“通知”作標(biāo)題，應(yīng)該說明的是，這種單元素標(biāo)題形式只適用于內(nèi)部張貼傳遞，正式發(fā)文的通知不應(yīng)采用這種不確切的標(biāo)題。

　　2.主送機(jī)關(guān)

　　事項(xiàng)性通知的發(fā)送指向很明確，不能像公告或通告那樣免寫主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)單一時，可直接書寫;主送機(jī)關(guān)較多時，應(yīng)采用抽象概括的文字，標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的規(guī)范化簡稱或同類型

　　機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱，并將主送機(jī)關(guān)依次排序，如例文3的“各分公司、中心、部”。

　　3.正文

　　事項(xiàng)性通知正文的結(jié)構(gòu)是：發(fā)文緣由+通知事項(xiàng)+執(zhí)行要求(希望)。

　　(1)發(fā)文緣由

　　(2)通知事項(xiàng)

　　(3)執(zhí)行要求(希望)

　　4.附件

　　如有附件的話，附件名稱位于正文下空1行書寫。請注意例文l附件的寫法，附件名稱后不可加標(biāo)點(diǎn)，附件原文應(yīng)位于落款之下(如果沒有附注、版記的話)。

　　內(nèi)容復(fù)雜的會議通知常備有附件，比如交通路線圖與回執(zhí)等。回執(zhí)是與會人員填寫并返回會議主辦方的表格，表格中應(yīng)有姓名、性別、年齡、職稱、民族、能否赴會等內(nèi)容。有的秘書不大重視附件。其實(shí)，附件不僅可以表現(xiàn)出寫作者的辭章修養(yǎng)水平，還能檢驗(yàn)出該人的邏輯思維能力與管理經(jīng)驗(yàn)。比如，回執(zhí)中的性別、年齡、職稱、民族等項(xiàng)目可以成為會議主辦方安排與會者食宿的依據(jù)，而正確的交通路線圖則可以使與會者省卻尋找會址之苦。

　　5.落款

　　落款即發(fā)文機(jī)關(guān)，位于正文右下方、成文日期上方。具體寫法參見《秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程基礎(chǔ)知識》第一章第二節(jié)。

　　6.成文日期

　　寫于落款下，漢字書寫。

　　(四)注意事項(xiàng)

　　在當(dāng)前公文的使用過程中，濫用通知的現(xiàn)象較嚴(yán)重。事項(xiàng)性通知是傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行事項(xiàng)時發(fā)布的通知，學(xué)習(xí)者應(yīng)該把握通知是“下行文”這一基本屬性。

　　常見的錯誤是：超越職權(quán)范圍，向不相隸屬機(jī)關(guān)或個人行文。如某出版社向“有關(guān)高等學(xué)?！奔陌l(fā)通知，要求受文單位參加編寫教材工作。這里的問題是，出版社與有關(guān)高等學(xué)校各自具有自己的上下級系統(tǒng)，它們之間構(gòu)不成“上下級”關(guān)系。出版社的行為屬于越權(quán)行文。正確的做法是，出版社與學(xué)校均采用“函”的形式行文，函所體現(xiàn)的關(guān)系是平等的。

　　如果下發(fā)通知時，涉及到不相隸屬機(jī)關(guān)及個人，又需要不相隸屬機(jī)關(guān)及個人知曉的，可采用“抄送”形式。

　　(五)相關(guān)鏈接

　　關(guān)于公文標(biāo)題的寫法

　　(1)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法))第三章指出：

　　(六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。

　　(2)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式條文釋義))指出：

　　紅色反線下空2行，用2號小標(biāo)宋體字，可分一行或多行居中排布;回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文標(biāo)題在紅色反線之下空2行標(biāo)識，居中排布。應(yīng)該說，在目前普遍使用電子設(shè)備打印公文的情況下，居中排列不難做到，按“居中”鍵即可。但要做到排列對稱美觀并且在回行時不把完整的詞拆開，則需要動些腦筋。在特殊情況下可以在不違背標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定原則的前提下適當(dāng)變通。例如，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定公文首頁必須顯示正文，這就是原則，任何情況下不能違反。在不違反這個原則的情況下，必要時可作適當(dāng)變通，如前所述發(fā)文機(jī)關(guān)多、簽發(fā)人或會簽人多，標(biāo)題長以及主送機(jī)關(guān)多，都可以采取變通的方法。但在變通中還要遵守基本規(guī)定，如發(fā)文機(jī)關(guān)多但主辦機(jī)關(guān)排列在前是基本規(guī)定，簽發(fā)人或會簽人多，但最后一個簽發(fā)人或會簽人要與發(fā)文字號同處最后一行是基本規(guī)定;標(biāo)題再長但排列美觀、回行不斷開詞意是基本規(guī)定。

　　這樣，在執(zhí)行本標(biāo)準(zhǔn)時便不會出現(xiàn)機(jī)械執(zhí)行而不顧公文實(shí)際的做法，因?yàn)楦袷疆吘故菫楣牡膬?nèi)容服務(wù)的，是為公文的辦理服務(wù)的。

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