2014年秘書資格五級文書擬寫復(fù)習(xí):商洽函

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　　商洽函

　　(一)相關(guān)知識

　　按照行文方向，函可分為去函和復(fù)函;按照文面規(guī)格，函可分為公函和便函;按照內(nèi)容和功用，函可分為商洽函，詢問函、答復(fù)函，請批函、批答函。本節(jié)只講授商洽函。

　　1.商洽函的概念

　　商洽函是不相隸屬機關(guān)之問商洽、溝通、協(xié)調(diào)某一問題的函。

　　不相隸屬機關(guān)是指在行政組織系統(tǒng)中沒有上下級關(guān)系的機關(guān)，因此，函是平行文。商洽函常常要求對方協(xié)助辦事;或洽談公務(wù);或就某問題進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò);或向?qū)Ψ教岢鎏幚砟呈碌囊庖姷取?/P>

　　2.商洽函的類型

　　按照文面規(guī)格看，商洽函也可分為公函和便函。這就是說，學(xué)習(xí)者應(yīng)掌握商洽函的公函、便函格式。

　　公函，是機關(guān)間就某些重要事情進(jìn)行交流的正式公文，它必須采用公文信函式格式(見《秘書國家職業(yè)資格培訓(xùn)教程基礎(chǔ)知識》第一章第二節(jié))。這種函內(nèi)容重要，行文要求規(guī)范。便函，是機關(guān)內(nèi)部用來處理一般事務(wù)或解決某些具體問題的函，這種函形式簡便，不采用紅頭文件格式，沒有發(fā)文機關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號，不必存檔，甚至可以手書傳遞。便函除公文格式外，就文章結(jié)構(gòu)而言，與公函并無嚴(yán)格區(qū)別，如果說有區(qū)別的話，也只是行文語氣略微隨便而已。

　　(二)示例分析

　　例文1：

　　廣東省商業(yè)儲運公司關(guān)于日野F c l 6 SA大卡車

　　存在嚴(yán)重質(zhì)量問題要求賠償損失的函

　　廣東省汽車貿(mào)易中心：

　　我公司于本年6月6日向貴公司原業(yè)務(wù)一科購買附有商檢合格證的日野FCl 6SA六噸卡車l 5輛，發(fā)票兩張，號碼為0671 01 2，0671 022，于本年6月23日交貨，9月中旬正式投入營運使用。

　　該批車使用后，陸續(xù)發(fā)現(xiàn)前、后內(nèi)側(cè)胎不規(guī)則鋸齒形磨損，以內(nèi)側(cè)內(nèi)邊緣為甚。經(jīng)有關(guān)技術(shù)老師及廣州市公安局第七檢測站檢驗，認(rèn)定此批車存在著嚴(yán)重質(zhì)量問題，與原供貨資料標(biāo)準(zhǔn)不符。我公司已于1 1月初暫停止使用。為此，特與貴單位協(xié)商：

　　一、于本月30日前，派員前來檢驗質(zhì)量鑒定等問題;

　　二、重新按質(zhì)論價，賠償經(jīng)濟損失，或退貨。

　　希貴公司講求信用，按國家有關(guān)法律、規(guī)定，與我公司共同協(xié)商解決上述商品的質(zhì)量問題。

　　附件l.購車發(fā)票兩張(復(fù)印件)

　　2.廣州市公安局檢測站檢驗書

　　廣東省商業(yè)儲運公司

　　X X X X年十一月十二日

　　點評：這是不相隸屬機構(gòu)之間發(fā)送的商洽函。該文開頭首先交代了去函緣由，即：購車――所購車出了問題一質(zhì)檢證明屬于車本身質(zhì)量問題;之后，提出商洽事項，即文中“一、二”

　　部分，這里，發(fā)文機關(guān)并非采用將矛盾推給對方的辦法，而是主動提出解決問題的兩點措施，以表明自己的立場;最后提出希望。

　　請注意發(fā)文機關(guān)盡管占理，但仍在正文中運用了“貴單位”、“協(xié)商”的字樣，以利于心平氣和地解決問題。

　　例文2：

　　關(guān)于開辦收銀員培訓(xùn)班的商洽函

　　東方經(jīng)濟學(xué)院：

　　我超市因擴大經(jīng)營規(guī)模，急需培訓(xùn)收銀員。欣悉貴院設(shè)有財經(jīng)系，培訓(xùn)收銀員素有經(jīng)驗，故請貴院特設(shè)培訓(xùn)班，以代培30名收銀員。代培費用由我超市按貴院規(guī)定撥付。

　　請研究函復(fù)。

　　家家樂超市教育培訓(xùn)部

　　二o0六年一月十四日

　　點評：這是家家樂超市教育培訓(xùn)部寫給東方經(jīng)濟學(xué)院的商洽函。標(biāo)題采用了兩元素，事由很明確，使東方經(jīng)濟學(xué)院在見到標(biāo)題的同時，就知曉了文件是什么事、什么文種，要求東方經(jīng)濟學(xué)院干什么。正文部分內(nèi)容完整，特別是行文中談到的“代培費用”問題很重要。如果忽略了這一點，就有可能得不到對方的復(fù)函。

　　(三)擬寫要點

　　商洽函的結(jié)構(gòu)是：標(biāo)題+主送機關(guān)+正文+落款+成文日期。

　　下面具體介紹標(biāo)題與正文的寫法，主送機關(guān)、落款與成文日期的寫法同于通知。

　　1.標(biāo)題

　　商洽函標(biāo)題的組成有兩種形式：

　　(1)發(fā)文機關(guān)+事由+文種。如《廣東省商業(yè)儲運公司關(guān)于日野FCl0SA大卡車存在嚴(yán)重質(zhì)量問題要求賠償損失的函》。

　　(2)事由+文種。如《關(guān)于開辦收銀員培訓(xùn)班的商洽函》。

　　2.正文

　　正文的構(gòu)成是：發(fā)文緣由+函事項+尾語。

　　(1)發(fā)文緣由

　　發(fā)文緣由一般說明發(fā)函的意義、根據(jù)或背景等，如例文2的開頭是：“我超市因擴大經(jīng)營規(guī)模，急需培訓(xùn)收銀員”，這就說明了發(fā)送商洽函的背景，否則很容易讓人生疑：一個超市培訓(xùn)30名收銀員干什么呢?必要的說明，往往有利于對方愉快的配合。

　　(2)事項

　　商洽函應(yīng)說明所商洽的具體事項，或要求對方協(xié)辦的事項，或通報的信息，或要求解決的問題等。書寫事項時，如事情單一，就不必另行列段，如例文2事項與發(fā)文緣由連寫，采用了

　　一段式結(jié)梅;如事項復(fù)雜或要求較多，就需提行、自成一段或幾段、分條列項書寫。

　　(3)尾語

　　尾語的寫法有兩種：

　?、俨捎枚Y節(jié)性用語。不同類型的函往往采用不同的禮節(jié)性用語。商洽函的尾語常用：“懇請協(xié)助”，“不知貴方意見如何，請函告”，“望協(xié)助辦理，并請盡快見復(fù)”，“望大力協(xié)助，盼復(fù)”等。如例文2的尾語是“請研究函復(fù)”。

　?、谔岢鱿Ｍ蛞?。例文l的尾語直接提出了希望。

　　(四)注意事項

　　函是平行文，寫作商洽函要注意以下兩點：

　　l.用語平和，措詞得體

　　既然與對方商洽事宜，就要講究用語。寫作者既不必謙卑恭順，又不能盛氣凌人。用語平和，可使人感其平等;措詞得體，可使人感其誠懇。

　　2.直陳事項，言簡意賅

　　函最忌拉雜繁冗、客套鋪排。最好的辦法就是開門見山，有什么事說什么事，以便突出主旨，利于對方處理答復(fù)。

　　(五)相關(guān)鏈接

　　關(guān)于行文規(guī)則的要求

　　《國家行政機關(guān)公文處理辦法》第四章指出：

　　第十五條政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以互相行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文。

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