2014年秘書資格五級文書處理復習:文書的簽收
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文書的簽收
(一)相關知識
1.收文處理的程序
收文處理是對收到文書的辦理與管理活動。
收文處理程序包括文書的簽收、拆封、登記、分辦、傳閱和擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦。
2.發(fā)文處理的程序
發(fā)文處理是根據(jù)工作需要形成的發(fā)出文書的整個運行過程,是秘書日常文書處理的重要部分。
發(fā)文處理程序包括草擬、審核、簽發(fā)、繕印、校對、用印、登記、封發(fā)。
3.文書簽收的含義
文書簽收是指收件人在收到來文后,經過清點,在送件人的投遞單或送文簿上簽字,履行交接手續(xù)。
4.文書簽收的要求
(1)按照投遞單或送文簿對來文進行簽收。
(2)發(fā)現(xiàn)有誤投、誤送或破封散包、密封損毀情況,應拒收。
(二)示例分析
一天上午,初萌剛上班不久就收到幾份文書,她查看投送單上的件數(shù)與收到件數(shù)正好相符,就收下來件,在送件人的投遞單上簽字。當她進行來件登記時,發(fā)現(xiàn)有一封信的收件人姓
名自己沒有見過,問人力資源部門也說無此人。這時,初萌才知道,自己錯收了一份不該收的來件。
點評:進行簽收,一定要認真清點,仔細核對,既查看數(shù)量,又查看收件人,確認無誤、無破損之后,才能履行簽收手續(xù)。
(三)工作程序
1.清點
收到文書要逐件清點,查看投遞單登記的件數(shù)與實有件數(shù)是否相符。
2.檢查
檢查收件是否屬于本單位收件;檢查書寫的收、發(fā)件單位或個人是否明確;檢查封口是否破損;檢查信封號與遞送人在簽收登記簿上所登號碼是否一致。確認沒有問題后,方可收下。
3.簽字
清點檢查無誤后,在投遞單或送文簿上簽字,并注明日期。
簽字要字跡工整、清晰,急件注明收到的年、月、日、時、分。
(四)注意事項
(1)簽收要態(tài)度認真。清點來件時,要集中精力,認真對待,盡可能不受干擾。
(2)簽收要耐心操作。秘書每天要接收大量的文件和信函,不能怕麻煩,更不能有急躁情緒,要耐心細致,避免出差錯。
(五)相關鏈接
分揀來件
秘書每天都要收到大量文書及其他信息材料。收到來件后,要立即進行分揀:將文書與報紙、雜志、廣告分開;將私人郵件與公務郵件分開;將收到的來件按收件部門分開,再把同一部門來件按緩急程度排放,特急件放在最上面,依次為急件和平信,避免積壓急件,貽誤工作。
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