2014年秘書資格五級文書處理復習:文書的拆封

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　　文書的拆封

　　(一)相關(guān)知識

　　1.文書拆封的含義

　　拆封是把收到的封閉的文件、信函拆開，并將封內(nèi)的材料取出。

　　2.文書拆封的要求

　　(1)拆封前核對來件的接收者。

　　(2)不該自己拆的文書不拆。

　　(3)拆封要避免損壞封內(nèi)的文書。

　　(4)要取干凈信封內(nèi)的文書。

　　(5)發(fā)現(xiàn)信封內(nèi)沒有材料，應及時與來件單位聯(lián)系。

　　(6)重要信件的拆封應有兩人在場。

　　(二)示例分析

　　初萌收到幾份來件，她一看信件上都沒有“親啟”、“機密”字樣，于是拿起剪刀就剪開了封口。當取出信封內(nèi)的信件一看，糟了，折疊的信件上部被剪掉了。

　　點評：收到的來件要確保完好無損，避免由于操作不當導致信封內(nèi)的文書在拆封時受到損壞。

　　(三)工作程序

　　1.確定拆封范圍

　　秘書應在授權(quán)范圍內(nèi)拆封文件。因此，在拆封之前要確定來件是否可以由自己拆封。標明“X X X親啟”或“保密”字樣的收件，要經(jīng)授權(quán)方可拆封，否則應當交給收信人或有關(guān)人員處理。

　　2.啟封

　　手拿信封，豎起輕彈數(shù)下，用剪刀從一角開啟或使用信封開啟器，防備信封內(nèi)的文書或重要物件留在信封的邊緣而在拆封時遭致?lián)p壞，然后用手將文書小心取出，防止用力過猛將文書粘連處拉損。

　　3.檢查核對

　　將取出的文書逐件核對，有附件的按附件序號逐一清點，并用曲別針將正件與附件別在一起。遇有多張紙型不規(guī)則的附件一般應把較小的附件放在前面。

　　(四)注意事項

　　(1)拆封的文書應按照重要程度或緊急程度自上而下疊放整齊。

　　(2)拆封的文書要分門別類。

　　(3)拆封的文書可用文件夾存放起來。

　　(4)可以通過文件夾的顏色、數(shù)字或順序等識別標記來區(qū)分收件的類別。

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