2014年秘書資格五級(jí)文檔管理復(fù)習(xí):歸檔范圍確定

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　　歸檔范圍的確定

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1.檔案的概念與特點(diǎn)

　　檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖帧D像、聲音及其他各種形式的原始記錄，具有行政、業(yè)務(wù)、文化、法律和教育作用。

　　檔案具有社會(huì)性、歷史性、確定性和原始記錄性等特點(diǎn)。原始記錄性是檔案的本質(zhì)特性，是檔案區(qū)別于其他事物的本質(zhì)所在。

　　2.檔案的種類

　　依據(jù)不同的標(biāo)準(zhǔn)，檔案種類劃分結(jié)果不同。常用的檔案種類劃分是：

　　(1)公務(wù)檔案與私人檔案

　　公務(wù)檔案是公務(wù)機(jī)關(guān)或其他社會(huì)組織在公務(wù)活動(dòng)中形成的原始記錄。私人檔案是個(gè)人在私人生活中形成的原始記錄。

　　(2)歷史檔案與現(xiàn)行檔案

　　歷史檔案是形成時(shí)間較早，主要起歷史文化作用的原始記錄?，F(xiàn)行檔案是形成時(shí)間較晚，對(duì)人們的現(xiàn)實(shí)工作、生活產(chǎn)生實(shí)際作用的原始記錄。

　　(3)文書檔案、科技檔案與專門檔案

　　文書檔案是在社會(huì)的行政管理活動(dòng)中由各種行政性公文轉(zhuǎn)化而成的檔案。科技檔案是由人們?cè)诳萍?、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的科技文件材料轉(zhuǎn)化而成的檔案，如圖紙、設(shè)計(jì)任務(wù)書、科研報(bào)告。

　　專門檔案是在專門活動(dòng)中形成的檔案，如會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、訴訟檔案、醫(yī)院的病歷檔案、婚姻登記和工商注冊(cè)登記檔案。

　　3.歸檔、檔案收集的含義

　　各單位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，由單位的文書部門或業(yè)務(wù)部門整理，定期移交給檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的人員集中保存，即為歸檔。

　　檔案收集是將分散在單位各內(nèi)部工作機(jī)構(gòu)的有保存價(jià)值的文件材料向單位檔案室或負(fù)責(zé)管理檔案的人員移交、集中的工作。

　　4.歸檔制度的內(nèi)容

　　(1)歸檔范圍

　　歸檔范圍指辦理完畢的文件材料應(yīng)當(dāng)歸檔及不應(yīng)歸檔的范圍。哪些文件不應(yīng)該歸檔，主要取決于這些文件本身的保存價(jià)值。一般而言，凡是反映本單位工作活動(dòng)，具有查考價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。

　　(2)歸檔時(shí)間

　　歸檔時(shí)間指文書處理部門或業(yè)務(wù)部門將需要?dú)w檔的文件向檔案部門移交的時(shí)間。一般在形成的第二年上半年內(nèi)向檔案部門移交。

　　(3)歸檔要求

　　歸檔要求是單位文書部門向檔案部門移交檔案時(shí)應(yīng)達(dá)到的質(zhì)量要求，也是檔案部門接收檔案時(shí)的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

　　(二)示例分析

　　這是初萌第一次進(jìn)行歸檔工作。初萌把所有的文件材料集中到一起，然后進(jìn)行文件的選擇。到底哪些文件要?dú)w檔呢?初萌真有點(diǎn)難以取舍。拿起一份文件，覺得重要;再拿出一份文件，認(rèn)為有用，哪份都舍不得放棄。于是初萌請(qǐng)同辦公室的老王幫忙把把關(guān)，老王看了看這些文件，很快從里面挑出了介紹信、客戶來(lái)信、會(huì)客登記表等不需歸檔的材料放在一邊。

　　點(diǎn)評(píng)：進(jìn)行歸檔工作，首先要從辦理完畢的文件中挑選出有保存價(jià)值的文件。應(yīng)以歸檔文件范圍為依據(jù)確定歸檔文件，把不該歸檔的文件進(jìn)行歸檔不僅會(huì)浪費(fèi)時(shí)間、空間，還會(huì)給日后的查找、利用帶來(lái)不必要的麻煩。

　　(三)工作程序

　　1.熟悉歸檔范圍

　　一個(gè)單位形成的文件材料并不是都要?dú)w檔，只有那些有保存價(jià)值的文件材料才需歸檔。因此，歸檔工作開始前秘書要熟悉歸檔范圍，知道哪些文件材料應(yīng)該歸檔、哪些文件不應(yīng)該歸檔，做到心中有數(shù)。一個(gè)單位應(yīng)歸檔的文件材料主要有：

　　(1)上級(jí)來(lái)文

　　需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)重要會(huì)議文件;上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的法規(guī)性文件;上級(jí)視察工作形成的文件材料;代上級(jí)草擬并被采用的文件;上級(jí)單位轉(zhuǎn)發(fā)本單位的文件等。

　　(2)本單位形成的文件

　　本單位代表性會(huì)議、工作會(huì)議和專業(yè)會(huì)議文件材料;本單位的各種正式發(fā)文;本單位的請(qǐng)示與上級(jí)的批復(fù);反映本單位業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件材料;本單位的各種工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表;本單位領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話記錄;本單位成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡(jiǎn)則、人員編制等文件材料;本單位的歷史沿革、大事記、年鑒，反映本單位重要活動(dòng)事件的簡(jiǎn)報(bào)、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書;信訪工作材料;本單位與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料;本單位職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料;本單位外事活動(dòng)中形成的文件材料等.

　　(3)下級(jí)報(bào)送的文件

　　下級(jí)單位報(bào)送的重要的工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)預(yù)算、決算等文件;下級(jí)單位報(bào)送的法規(guī)性備案文件等。

　　(4)相關(guān)文件

　　普查工作中形成的文件材料;同級(jí)單位和非隸屬單位頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;有關(guān)業(yè)務(wù)單位對(duì)本單位工作檢查形成的重要文件;同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬單位與

　　本單位聯(lián)系、協(xié)商工作的文件材料等。

　　2.分析文件內(nèi)容

　　對(duì)僅從題目上無(wú)法判斷可否歸檔的文件，秘書要閱讀、分析文件的內(nèi)容，判斷文件的價(jià)值。

　　3.確定是否歸檔

　　根據(jù)對(duì)文件內(nèi)容的了解，按照歸檔文件的范圍，從形成的文件材料中選擇出具有憑證和參考價(jià)值的文件材料。

　　(四)注意事項(xiàng)

　　不屬于歸檔范圍的文件材料主要包括：

　　(1)本單位的重份文件。

　　(2)一般事務(wù)性的無(wú)查考、保存價(jià)值的文件。

　　(3)上級(jí)單位普發(fā)的供本單位參閱、不需辦理的文件材料。

　　(4)上級(jí)單位征求意見的未定稿的文件。

　　(5)未成文的草稿及一般性文件的歷次修改稿。

　　(6)未經(jīng)會(huì)議討論，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效文件。

　　(7)從正式文件、電報(bào)上摘錄的供工作參閱的非證明材料。

　　(8)無(wú)特殊保存價(jià)值的信封以及一般的民眾來(lái)信。

　　(9)單位內(nèi)部互相抄送的文件材料。

　　(10)本單位負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本單位無(wú)關(guān)的文件材料。

　　(11)為參考目的從各方面收集來(lái)的文件材料。

　　(12)參加主管單位召開的會(huì)議但不需要貫徹執(zhí)行的文件材料。

　　(13)非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。

　　(14)下級(jí)單位送來(lái)參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映等文件材料。

　　(15)越級(jí)抄送的一般的、不需要辦理的文件材料。

　　(16)下級(jí)單位抄送備案的一般性文件材料。

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