2014年秘書(shū)資格五級(jí)文檔管理復(fù)習(xí):文書(shū)立卷歸檔

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　　文書(shū)的立卷歸檔

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1.立卷的含義

　　立卷是將文件組合成案卷的工作。

　　2.文書(shū)歸檔的要求

　　(1)歸檔份數(shù)的確定。凡是需要?dú)w檔的文件一般歸檔一份，重要的、使用頻繁的歸檔份數(shù)可增加。

　　(2)履行歸檔手續(xù)。填寫移交清單，移交雙方按照移交清單核對(duì)清點(diǎn)，確保清單無(wú)誤后，雙方簽字，各留一份，以備查考。

　　(二)示例分析

　　為了提高歸檔案卷的質(zhì)量，檔案室安排有多年檔案管理經(jīng)驗(yàn)的老李對(duì)初萌的立卷歸檔進(jìn)行指導(dǎo)。老李告訴初萌，做好立卷歸檔工作，要認(rèn)真進(jìn)行文件材料的收集，既全面收集反映各項(xiàng)工作的文件材料，又重點(diǎn)收集重大活動(dòng)、重大項(xiàng)目形成的文件材料;既收集紙質(zhì)文件材料，又注意收集照片、錄音、錄像以及電子文件等特殊、新型載體的文件材料，確保文件材料的齊全完整。紙張破損的，要進(jìn)行裱糊;用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水和打印機(jī)色帶等不耐久字跡書(shū)寫或打印的文件材料，必須進(jìn)行復(fù)制或做必要的技術(shù)處理，以保證文件的長(zhǎng)久保存。初萌按照立卷歸檔的要求和老李的指導(dǎo)意見(jiàn)，將收集的文件組成案卷。最后，老李對(duì)案卷的質(zhì)量進(jìn)行了檢查驗(yàn)收，評(píng)價(jià)初萌的案卷質(zhì)量達(dá)到要求。

　　點(diǎn)評(píng)：立卷歸檔有嚴(yán)格的應(yīng)該遵循的工作程序和方法。秘書(shū)要遵循歸檔制度的要求，對(duì)單位工作中形成的、處理完畢的、具有保存價(jià)值的文件，經(jīng)立卷歸檔移交給檔案部門。

　　(三)工作程序

　　1.收集文件

　　將工作活動(dòng)中形成的辦理完畢的文件材料收集齊全。

　　2.鑒別文件

　　對(duì)收集的文件材料進(jìn)行分析，鑒別出需要?dú)w檔的文件材料。

　　3.歸卷

　　根據(jù)歸檔文件材料的特征，將文件歸入案卷。

　　4.調(diào)整

　　仔細(xì)檢查歸卷的文件材料是否齊全，是否有重份文件或不需要立卷歸檔的文件;檢查案卷文件的聯(lián)系、保存價(jià)值及卷內(nèi)文件的數(shù)量，進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，最后確定組卷。

　　5.文件的排列、編號(hào)與編目

　　根據(jù)卷內(nèi)文件數(shù)量、來(lái)源、時(shí)間等情況，按時(shí)間、問(wèn)題、作者、名稱、重要程度等進(jìn)行文件排列。文件排好順序后，按照排列順序逐件編號(hào)。然后填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表。

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