2015年秘書資格四級重點復(fù)習(xí):管理時間

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　　管理時間

　　(一)時間管理的相關(guān)知識

　　1.時間管理的內(nèi)容

　　時間管理是指在同樣時間消耗的情況下，為提高時間利用率而進行的一系列控制工作。人們通過時間管理，可以做到科學(xué)、有效地安排和利用時間，創(chuàng)造更大的價值和效率。

　　2.個人時間管理的技巧

　　(1)先做A。重而急。

　　(2)次做B。重而不急。

　　(3)再做C。急而不重。

　　(4)暫時不做D。不重不急。

　　為了有效利用工作時間，秘書應(yīng)該做到如下幾點：

　　(1)明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)。

　　(2)要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作。

　　(3)動腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，重要的工作、緊急的工作先做，科學(xué)、有序、一項一項地完成工作任務(wù)。

　　(4)巧妙地運用一些方法，合理分配精力，精明地利用時間，以提高效率。

　　(5)使用辦公輔助手段幫助組織工作。

　　(6)安排工作要適應(yīng)整個流程的正常運轉(zhuǎn)，不間斷、延誤或降低團隊的整體效益。

　　(7)要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)工作的承辦期限，不能只憑個人想象和愛好安排工作。

　　(8)秘書應(yīng)盡量堅持記工作日記，通過時間和活動的詳細(xì)記錄，認(rèn)真分析、評估自己利用時間的有效程度。

　　(二).工作時間表及工作日志

　　1.工作時間表的內(nèi)容與編寫要求時間表是管理時間的一種手段。它是將某一時間段中已經(jīng)明確的工作任務(wù)清晰地記載

　　和標(biāo)明的表格，是提醒使用人和相關(guān)人按照時間表的進程行動有效管理時間、保證完成任務(wù)的簡單方法。

　　2.工作日志的內(nèi)容與編寫要求

　　工作日志應(yīng)至少包括日期、時間、具體工作內(nèi)容、備注等項。

　　3.其他時間管理的工具

　　有許多種簡單的時間管理輔助手段有助于秘書有效地分配和管理時間，例如，效率手冊、時間表、待辦文件夾、墻上計劃板、商務(wù)通、值班表、“在不在”布告板等。

　　(三)時間管理的工作程序

　　1.編制工作時間表

　　2.編制、管理工作日志

　　(1)編制自己的工作日志。

　　(2)管理上司的工作日志。

　　(3)工作日志的變化與調(diào)整。有時會因預(yù)想不到的事或?qū)Ψ降脑蚨仨毟淖內(nèi)粘贪才牛绻俏曳皆蜃兏才?，會造成一些有形無形的影響，甚至?xí)绊懫髽I(yè)的信譽和雙方的信賴關(guān)系。因此，應(yīng)盡量想辦法將日程安排的變更限制在最小的范圍。

　　1)一般的變更包括：

　?、僭ńY(jié)束時間延長超時;

　　②追加緊急的或新添的項目;

　?、垌椖康臅r間調(diào)整、變更;

　?、茼椖拷K止或取消。

　　2)針對上述情況，秘書應(yīng)注意以下幾點：

　　①安排的活動之間要留有10分鐘左右的間隔或適當(dāng)?shù)目障丁?/P>

　?、谶M行項目的時問調(diào)整、變更，仍然遵循先重急、后輕緩的原則，并將變更的情況報告上司，慎重處理。

　　③確定變更后，應(yīng)立即做好有關(guān)善后工作，例如，通知對方、說明理由、防止誤解等。

　?、茉俅螜z查工作日志是否已經(jīng)將變更后的信息記錄上，不要漏記和忘記修改。

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