2015年秘書資格二級(jí)檔案利用復(fù)習(xí):檔案外借

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　　檔案外借

　　檔案外借服務(wù)是指檔案管為滿足某些利用需求，暫且將檔案借出館的一種服務(wù)方式。

　　檔案外借服務(wù)應(yīng)該注重以下幾點(diǎn)。

　　(1)檔案的外借使用要有嚴(yán)格的制度，經(jīng)過(guò)一定的批準(zhǔn)手續(xù)才能外借。

　　(2)借出檔案時(shí)，應(yīng)履行嚴(yán)格的交接手續(xù)，并查明外借檔案文件的份數(shù)及狀況，做好外借檔案的登記與記錄工作，文件題名、檔號(hào)、頁(yè)數(shù)、密級(jí)、借閱日期、歸還日期及借閱人姓名、歸還簽收人等都屬于登記內(nèi)容。

　　(3)在借出檔案時(shí)應(yīng)點(diǎn)交清楚，并責(zé)成借用單位注意保密和保護(hù)檔案，借用單位應(yīng)對(duì)所借檔案的完整和保密負(fù)完全責(zé)任，保證借出的檔案能完整地按時(shí)收回。

　　(4)借出使用的期限不宜過(guò)長(zhǎng)，對(duì)外借檔案的數(shù)量也應(yīng)做必要的控制。

　　(5)檔案借出后，應(yīng)填制代理卡，放置在檔案原來(lái)的位置上，以便掌握檔案的流動(dòng)和利用情況。

　　(6)歸還檔案時(shí)，必須認(rèn)真清點(diǎn)，檢查外借檔案是否有污損、拆散、撕破、抽換、散失等情況，并在借閱登記簿上注銷。

　　(7)檔案工作人員應(yīng)經(jīng)常掌握檔案的借出情況，督促借閱者按期歸還。

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