2015年秘書資格二級檔案利用復習:檔案外借

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　　檔案外借

　　檔案外借服務是指檔案管為滿足某些利用需求，暫且將檔案借出館的一種服務方式。

　　檔案外借服務應該注重以下幾點。

　　(1)檔案的外借使用要有嚴格的制度，經(jīng)過一定的批準手續(xù)才能外借。

　　(2)借出檔案時，應履行嚴格的交接手續(xù)，并查明外借檔案文件的份數(shù)及狀況，做好外借檔案的登記與記錄工作，文件題名、檔號、頁數(shù)、密級、借閱日期、歸還日期及借閱人姓名、歸還簽收人等都屬于登記內(nèi)容。

　　(3)在借出檔案時應點交清楚，并責成借用單位注意保密和保護檔案，借用單位應對所借檔案的完整和保密負完全責任，保證借出的檔案能完整地按時收回。

　　(4)借出使用的期限不宜過長，對外借檔案的數(shù)量也應做必要的控制。

　　(5)檔案借出后，應填制代理卡，放置在檔案原來的位置上，以便掌握檔案的流動和利用情況。

　　(6)歸還檔案時，必須認真清點，檢查外借檔案是否有污損、拆散、撕破、抽換、散失等情況，并在借閱登記簿上注銷。

　　(7)檔案工作人員應經(jīng)常掌握檔案的借出情況，督促借閱者按期歸還。

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