2015年二級秘書資格考試檔案按數(shù)字分類方法考點

　　【摘要】環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為大家提供“2015年二級秘書資格考試檔案按數(shù)字分類方法考點”，檔案按數(shù)字分類方法對秘書的工作十分重要，在考試中也多有涉及，請參加二級秘書資格考試考生詳細閱讀下文，學習檔案按數(shù)字分類方法的相關知識。

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　　按數(shù)字分類

　　案卷以數(shù)碼排列，每一份文件給定一個數(shù)碼。用索引卡或索引條可以查出某一數(shù)碼所代表的名字。所有索引卡按所標名字的字母順序排列，集中放在索引卡抽屜里。當需要查找某份文件時，先從索引卡抽屜中相應的字頭下找出與文件相關的信息，從而得知該案卷的數(shù)碼，然后可以在適當?shù)臋n案柜中找到標有該數(shù)碼的案卷。

　　1、按十進位制數(shù)碼編排分類

　　這是數(shù)字法的一種，經常與按專題分類相結合。用于圖書分類的杜威十進位制數(shù)碼法就是這種分類的一個很好的例子。操作起來比較簡單，主要專題分別用某個整數(shù)表示。

　　當該系統(tǒng)中需要新增立案卷時，通常把它歸入已立檔的某一項目，插在適當?shù)奈恢?，然后編上小?shù)。這樣就可以不需要對已經建立的系統(tǒng)進行大的修改和變動。

　　使用十進位制數(shù)字排列法立卷，能較容易地根據(jù)文件上所編的案卷號得知該信件所屬域和該案卷在檔案柜中的位置。

　　2、 按日期排列分類、

　　這種方法操作十分簡單，文件是按照用數(shù)字表示的文件日期的先后順序立卷的。按日期排列的方法雖然不作為一種基本系統(tǒng)來使用，但它一般是排列案卷內文件順序的標準方法。

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