2015年二級秘書資格考試檔案分類方法比較考點

　　【摘要】環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為大家提供“2015年二級秘書資格考試檔案分類方法比較考點”，檔案分類方法比較對秘書的工作十分重要，在考試中也多有涉及，請參加二級秘書資格考試考生詳細(xì)閱讀下文，學(xué)習(xí)秘書檔案分類方法比較的相關(guān)知識。

　　編輯推薦：2015年秘書資格會議管理復(fù)習(xí)匯總

　　字母法和數(shù)字法的比較

　　1、 字母順序排列法的優(yōu)點

　　1.按公司、專題或地理位置分類存放文件是一種方便實用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。

　　1.材料費用較低。

　　2、字母順序排列法的缺點

　　1.查找常用名字時可能會遇到困難。

　　2.當(dāng)需要查找某一專題案卷時案卷位置難以確定。

　　3.需要擴(kuò)充時不容易估算所需要的空間。

　　3、數(shù)字排列法的優(yōu)點

　　1. 標(biāo)有數(shù)碼的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，當(dāng)文件用畢歸檔時，放錯位置的可能性較小。

　　2.標(biāo)上數(shù)碼的文件方便查詢。

　　2. 由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以無限擴(kuò)充;建立起的相應(yīng)索引卡片或索引條可以兼作其他用途。

　　4、數(shù)字排列法的缺點

　　1.必須建立相應(yīng)的索引卡片或索引條，而且通過索引卡查找案卷會占用一部分時間。

　　2.該系統(tǒng)的建立和保持比較費錢、費時。

　　3.如果數(shù)碼標(biāo)錯會造成文件和案卷放錯位置的嚴(yán)重后果。

　　編輯推薦：

　　2015年上半年各地秘書資格成績查詢?nèi)肟?/a>

　　2015年秘書資格文書擬寫復(fù)習(xí)匯總

　　歷年秘書資格考試真題大匯總

　　更多信息請訪問：秘書資格頻道 交流論壇