2016年秘書資格二級(jí)檔案信息安全復(fù)習(xí)
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檔案信息安全(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供檔案信息安全知識(shí))
一、控制紙質(zhì)檔案的使用
檔案柜一般都上鎖,秘書不在時(shí),要鎖住檔案柜以保護(hù)紙質(zhì)文件。到檔案室取送資料時(shí),要有專人負(fù)責(zé)。
把資料從檔案室中取出時(shí),在原來(lái)放資料的地方做一個(gè)標(biāo)記,可以記錄借出日期、材料名稱、借者姓名及歸還日期等。
二、控制縮微品檔案的使用
縮微品檔案的載體和信息是合二為一的,對(duì)縮微品信息安全的控制,實(shí)際上就是對(duì)縮微膠片的安全保管。因此,要保證縮微品檔案的信息安全,必須注意:
(1)將存放有縮微品檔案的柜子上鎖,以防丟失或外人的隨便使用。
(2)不能將縮微品原件外借,以防損壞或丟失。
(3)縮微品的存取借用要和紙質(zhì)檔案一樣有相應(yīng)的記錄。
(4)存取膠片時(shí)戴上手套,或者拿取膠片的兩邊,避免造成污染、擦痕或留下指紋等。
(5)閱覽室最好裝有空調(diào)設(shè)備,保證室內(nèi)有適當(dāng)?shù)臏囟群蜐穸取?/p>
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三、控制電子檔案的使用(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供檔案信息安全知識(shí))
秘書使用的計(jì)算機(jī)很可能不是一人“獨(dú)占”,如果是這樣,別的使用者就可能會(huì)看見(jiàn)他不希望別人看見(jiàn)的資料,甚至被另存盤或打印出來(lái)。他們就更容易把它帶出辦公室了;如果他發(fā)了一封電子郵件,這封郵件的內(nèi)容可能會(huì)被發(fā)到電子信箱或者告示板上,和他使用同一系統(tǒng)的人都能看到這些信息。因此,電子檔案讓人沒(méi)有安全感,容易被人非法使用。
1、必須采取各種措施控制電子檔案的使用
1.請(qǐng)上司規(guī)定清楚哪些人可以打開(kāi)這個(gè)電子檔案。
2.、如果計(jì)算機(jī)離一些無(wú)關(guān)的人很近,就要采取一些適當(dāng)?shù)陌踩胧?/p>
(1)使用密碼,沒(méi)有密碼將無(wú)法檢索文件;
(2)鎖住計(jì)算機(jī),這樣其他任何人都打不開(kāi);
(3)鎖上裝有軟盤的盒子或箱子。
3.如果一些同事有權(quán)借用這個(gè)秘書的電子檔案,他要把原件留在自己身邊,拷貝一個(gè)副本給他們。當(dāng)然,拷貝是一件非常方便的事,所以絕對(duì)不能把非常機(jī)密的材料拿出辦公室,非上司有特殊的明確說(shuō)明。
4.保存一份流外(外借)檔案,在上面記錄借出日期、材料內(nèi)容、借者姓名和歸還日期等。
5.如果使用了別人的計(jì)算機(jī)或者軟盤在別的計(jì)算機(jī)上使用過(guò),在把它們拿到自己機(jī)器上使用之前,一定要先查毒、殺毒。給自己的計(jì)算機(jī)裝上防病毒軟件,并注意及時(shí)更新,因此病毒更新?lián)Q代的速度也是十分迅速的。
6.不同的軟盤要存放在專門設(shè)計(jì)的盒子、圓盤或其他箱子里,這些盒子或箱子最好有蓋,這樣可以使軟盤保持干凈并不受損害。
7.不要觸摸磁盤的表面,要防塵、防油漬以及其他殘留物,因?yàn)檫@些污染物都會(huì)抹掉軟盤上的資料。磁盤還要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)。
8.光盤也需要有干凈、安全的環(huán)境來(lái)保護(hù)。軟盤的保護(hù)措施也可用于保護(hù)光盤。
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