2016年秘書資格三級檔案參考資料考點:編寫檔案參考資料工作程序

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　　編寫檔案參考資料的工作程序(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供檔案參考資料考點)

　　【操作流程】

　　確定編寫檔案參考資料種類----確定選題----收集檔案資料----進行編寫

　　【操作步驟】

　　步驟1 確定編寫檔案參考資料的種類

　　檔案的參考資料的種類主要有大事記、組織沿革、統(tǒng)計數(shù)字匯集、會議簡介、科技成果簡介、企業(yè)年鑒、企業(yè)史志和科技簡報八類，在編寫檔案參考資料之前，要熟悉八種參考資料的特點及編寫目的，選定所要編寫的參考資料的種類。

　　步驟2確定選題

　　確定編寫檔案資料的選題，是編寫工作的重要一環(huán)。選題時須注意以下幾點：

　　(1)從實際出發(fā)，緊緊圍繞本單位的工作需要選題。重點放在反映本單位的主要職能活動和中心工作上，適當兼顧利于長遠流傳史料和服務社會之用。

　　(2)先易后難，急用先編。秘書人員在確定選題時，應考慮先易后難，從普遍適用的題目開始。如“重要會議簡介”“××年大事記”等，取得經(jīng)驗后再逐步擴大選題范圍和種類，編一些帶研究性、綜合性的參考資料。對工作急需的參考資料，秘書人員應作為優(yōu)先選題，及時滿足工作所需。

　　(3)兼顧不同利用者的不同要求。不同工作人員對檔案參考資料的要求不同，一般說來，領(lǐng)導人對綜合性、分析性的材料比較感興趣，如法規(guī)文件匯編、綜合性統(tǒng)計資料等。業(yè)務部門工作人員則對有關(guān)主管業(yè)務方面的資料感興趣。如稅收工作人員對稅收政策和具體實施辦法等資料感興趣。秘書人員在選題時應盡可能考慮不同利用者的需要編制不同主題的參考資料。

　　步驟3收集檔案材料

　　編寫檔案參考資料一定要獲取大量的檔案材料，在掌握豐富的檔案材料的基礎(chǔ)之上，選擇準確、典型的材料。編寫時要問題集中，內(nèi)容準確，文字凝煉，概括性強。

　　秘書人員編寫參考資料時，材料主要來源于室藏檔案。收集材料時，一般可先借助于檔案室的案卷目錄和其他檢索工具(如案卷目錄、人名索引等)，了解檔案中哪些部分、哪些卷包括參考資料所需要的材料，然后把有關(guān)的案卷從庫房里調(diào)出來進行閱讀摘錄。必要時也可以從書刊和人物專訪中收集補充材料。

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　　步驟4進行編寫(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供檔案參考資料考點)

　　檔案參考資料不是簡單的材料羅列和堆積，而是根據(jù)一定的目的和要求，對收集起來的大量分散的原始檔案信息進行選擇、甄別和價值鑒定，，按照各種檔案參考資料的構(gòu)成和形式進行編寫，揭示相關(guān)檔案的主要內(nèi)容。編寫過程中，如果需要節(jié)錄原材料，需要經(jīng)過一定的編輯加工。對選用的材料，其中的錯字、別字等編寫時要加以更正;對所選材料的內(nèi)容，要持慎重態(tài)度，一般不作改動，如非改動不可，不可有損材料原意。

　　秘書人員在編寫參考資料時重心不是議論，而主要是綜合原始檔案材料。需要為參考資料編寫序言、目錄、注釋和指明材料的出處。

　　序言(或前言、導言、凡例、說明、編者的話)，用于說明編寫參考資料的目的和用途，參考資料的材料來源和可靠程度，選擇材料的原則和編寫結(jié)構(gòu)，以及在編寫過程中發(fā)現(xiàn)和遇到的一些需要交代和說明的問題等，以便用戶順利地利用參考資料。

　　注解，主要是對參考資料中所提到的某些不易為人們了解的專門名詞、人物或史實作必要的解釋和補充，要力求少而精和言簡意明。它的作用在于使利用者能更清楚地了解參考資料的內(nèi)容。

　　材料出處，即注明所記史實的材料來源(標明卷宗號或年度、案卷目錄號、案卷號及卷內(nèi)文件頁號)。其作用是便于利用者在需要深入研究重大史實的詳細情況時，查找原始材料。并不是所有的參考資料都需要注明材料出處，這主要是看編寫參考資料的目的和實際需要。

　　【注意事項】

　　(1)檔案參考資料改變了檔案原來的形式，具有問題集中、內(nèi)容系統(tǒng)、概括性強的特點，屬于三次文獻。

　　(2)檔案參考資料是根據(jù)一定的專題對有關(guān)檔案材料的內(nèi)容進行加工編寫而形成的系統(tǒng)材料。

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