2017年會(huì)計(jì)從業(yè)資格《會(huì)計(jì)電算化》第三章憑證錄入、查詢、修改及審核
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憑證管理
一、憑證錄入(環(huán)球網(wǎng)校提供憑證管理)
在電算化軟件系統(tǒng)中，憑證生成方式包括：直接在計(jì)算機(jī)上填制記賬憑證，先由人工制單后集中輸入，其他子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入。
(1)憑證錄入的內(nèi)容
憑證錄入的內(nèi)容包括憑證類別、憑證編號(hào)、制單日期、附件張數(shù)、摘要、會(huì)計(jì)科目、發(fā)生金額、制單人等。對(duì)于系統(tǒng)初始設(shè)置時(shí)已經(jīng)設(shè)置為輔助核算的會(huì)計(jì)科目，在填制憑證時(shí)，系統(tǒng)會(huì)彈出相應(yīng)的窗口，要求根據(jù)科目屬性錄入相應(yīng)的輔助信息;
設(shè)置為外幣核算的會(huì)計(jì)科目，要求輸入外幣金額和匯率;
設(shè)置為數(shù)量核算的會(huì)計(jì)科目，會(huì)要求輸入該會(huì)計(jì)科目發(fā)生的數(shù)量和交易的單價(jià)。
(2)憑證錄入的校驗(yàn)
在憑證錄入時(shí)，系統(tǒng)會(huì)對(duì)憑證內(nèi)容的合法性進(jìn)行校驗(yàn)：
?、贂?huì)計(jì)科目是否存在，是否是初始化時(shí)設(shè)置的會(huì)計(jì)科目;
?、跁?huì)計(jì)科目是否為末級(jí)科目;
③會(huì)計(jì)科目是否符合憑證的類別限制條件;
?、馨l(fā)生額是否滿足“有借必有貸，借貸必相等”;
?、輵{證必填內(nèi)容是否填寫完整;
⑥手工填制憑證號(hào)的情況下還需校驗(yàn)憑證號(hào)的合理性。
注意：(1)憑證字：新建憑證后先選擇憑證類型。
(2)憑證號(hào)：不同類別的憑證每個(gè)月分別從1號(hào)開始自動(dòng)連續(xù)編號(hào)，編號(hào)可自動(dòng)生成，取本期最大號(hào)加1生成，也可人工輸入，但不得重號(hào)，如重號(hào)則提示并拒絕保存。
(3)附件張數(shù)：手工填制;序號(hào)：自動(dòng)生成。
(4)制單日期：只允許輸入未結(jié)賬月份的憑證，已結(jié)賬期間不允許輸入憑證。
(5)摘要：簡(jiǎn)明扼要;(英文狀態(tài)下，按兩次“.”是復(fù)制上一行摘要，按兩次“/”是復(fù)制第一條摘要)
(6)科目錄入方式：
①F7、F8、雙擊選擇輸入
?、谳斎肟颇看a、助記碼;(不能輸入漢字名稱)
系統(tǒng)會(huì)根據(jù)科目代碼自動(dòng)切換為該代碼所對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目名稱，軟件會(huì)自動(dòng)對(duì)輸入的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行檢查。
錄入的會(huì)計(jì)科目必須是最末級(jí)明細(xì)科目。
(7)金額：錄入憑證后，軟件會(huì)檢查輸入的科目金額是否爭(zhēng)取，如出現(xiàn)金額為0或借貸不相等等情況，拒絕保存。按“=”自動(dòng)借貸平衡。按“空格鍵”切換借貸金額方向，金額錯(cuò)誤，重復(fù)提示時(shí)可按“ESC鍵”刪除。輸入紅字金額按“-”。
(8)輔助信息：
往來核算科目：F7或雙擊，選擇錄入(否則會(huì)提示);
數(shù)量金額核算科目：錄入單價(jià)和金額;
外幣核算科目：錄入原幣金額，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)計(jì)算出得出本位幣的金額。
(9)通過文件—保存模式憑證可以將該憑證保存為模板，雙擊摘要可以設(shè)置摘要模板。
二、憑證查詢
(1)簡(jiǎn)單條件查詢
(2)自定義條件查詢憑證錄入后，對(duì)憑證的修改、查詢、審核、沖銷等，都需要通過憑證管理實(shí)現(xiàn)。
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三、憑證修改
(1)憑證修改的內(nèi)容
憑證可以修改的內(nèi)容一般包括摘要、科目、金額及方向等。
憑證類別、編號(hào)不能修改，制單日期的修改也會(huì)受到限制。
在對(duì)憑證進(jìn)行修改后，系統(tǒng)仍然會(huì)按照憑證錄入時(shí)的校驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)來對(duì)憑證內(nèi)容進(jìn)行檢查，只有滿足了校驗(yàn)條件后，才能進(jìn)行保存。
(2)憑證修改的操作控制
?、傩薷奈磳徍嘶?qū)徍藰?biāo)錯(cuò)的憑證
對(duì)未審核的憑證或?qū)徍藰?biāo)錯(cuò)的憑證，可以由填制人直接進(jìn)行修改并保存。審核標(biāo)錯(cuò)的憑證在修改正確后，出錯(cuò)的標(biāo)記將會(huì)消失。對(duì)于未審核或?qū)徍藰?biāo)錯(cuò)的憑證可直接在憑證錄入中查詢并修改。
?、谛薷囊褜徍硕从涃~的憑證
經(jīng)過審核人員審核，并已簽章而未記賬的憑證，如果存在錯(cuò)誤需要修改，應(yīng)該由審核人員首先在審核模塊中取消對(duì)該憑證的審核標(biāo)志，使憑證恢復(fù)到未審核狀態(tài)，然后再由制單人員對(duì)憑證進(jìn)行修改。
③修改已經(jīng)記賬的憑證
會(huì)計(jì)軟件應(yīng)當(dāng)提供不可逆的記賬功能，確保對(duì)同類已記賬憑證的連續(xù)編號(hào)，不得提供對(duì)已記賬憑證的刪除和插入功能，不得提供對(duì)已記賬憑證日期、金額、會(huì)計(jì)科目和操作人的修改功能。
已記賬的憑證出現(xiàn)錯(cuò)誤，可采取沖銷憑證法或補(bǔ)充憑證法進(jìn)行更正。
?、苄薷乃酥谱鞯膽{證
如果需要修改他人制作的憑證，在賬務(wù)處理模塊參數(shù)設(shè)置中需要勾選允許修改他人憑證的選項(xiàng)，修改后憑證的制單人將顯示為修改憑證的操作人員。如果參數(shù)設(shè)置中選擇不允許修改他人憑證，該功能將不能被執(zhí)行。
四、憑證審核
(1)憑證審核功能
審核憑證是指審核人員按照國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)準(zhǔn)則制度規(guī)定，對(duì)于完成制單的記賬憑證的正確性、合規(guī)性、合法性等進(jìn)行檢查核對(duì)，審核記賬憑證的內(nèi)容、金額是否與原始憑證相符，記賬憑證的編制是否符合規(guī)定，所附單據(jù)是否真實(shí)、完整等。審核人認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證，不得直接進(jìn)行修改，應(yīng)由憑證錄入人員修改后再交由審核人員予以審核。
(2)憑證審核的操作控制
?、賹徍巳藛T和制單人員不能是同一人;
?、趯徍藨{證只能由具有審核權(quán)限的人員進(jìn)行;
?、垡呀?jīng)通過審核的憑證不能被修改或者刪除，如果要修改或刪除，需要審核人員取消審核簽字后，才能進(jìn)行;反審核人必須是原審核人;
?、軐徍宋赐ㄟ^的憑證必須進(jìn)行修改，并通過審核后方可被記賬。
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