秘書資格考試必備基礎(chǔ)知識(shí)(二)

　　以擬寫工作總結(jié)為例，說說材料工作的4個(gè)環(huán)節(jié)。

　　第一個(gè)環(huán)節(jié)――材料的占有。在工作總結(jié)中主要是要收集做過什么成績，有什么樣的收獲，有什么經(jīng)驗(yàn)和體會(huì)或教訓(xùn)，今后有什么打算和努力的方向等。

　　第二個(gè)環(huán)節(jié)――材料的鑒別。在工作總結(jié)中主要是要導(dǎo)找哪些是有價(jià)值的信息材料，可以放在工作總結(jié)之中，給人以學(xué)習(xí)，仿效或教訓(xùn)等。

　　第三個(gè)環(huán)節(jié)――材料的選用。(1)圍繞主題選擇材料，能夠有力地說明，突出主題的材料“放行”和主題無關(guān)的材料再生動(dòng)也得忍痛割愛;(2)選擇典型材料：即具有廣泛代表性和強(qiáng)大說服力的，能深刻得揭示事物本質(zhì)的材料：(3)選擇真實(shí)準(zhǔn)確的材料。即確有其事不是胡編的，準(zhǔn)確可靠沒有任何的夸張;(4)選擇生動(dòng)新穎的材料。即發(fā)現(xiàn)，挖掘不準(zhǔn)人知的材料以及生動(dòng)有趣的材料。

　　第四個(gè)環(huán)節(jié)――材料的使用。注意兩點(diǎn)：(1)恰當(dāng)安排材料的先后順序。以工作總結(jié)為例，首先要有前言主要介紹基本情況、背景、交待什么時(shí)間內(nèi)、什么情況下、做了些什么工作、有何成績。第二主體，屬于總結(jié)的重點(diǎn)部分。如屬于匯報(bào)性總結(jié)，則主要寫回顧與思考;如屬于經(jīng)驗(yàn)性總結(jié)，則主要寫做法與體會(huì)。第三結(jié)尾。以簡潔筆融概括全文，并展觀打算等。總之總結(jié)寫法要宜于別人的思維習(xí)慣所接受。(2)確定材料的詳略程度：A根據(jù)主題的需要確定材料的詳略。對(duì)表現(xiàn)主題的骨干材料宜詳，中心材料宜詳、典型材料要詳，其他的宜略。B根據(jù)文體的特點(diǎn)確定材料的詳略。不同的文章體栽特點(diǎn)不同。公文的餓特點(diǎn)是直言“說”明，故說明部分詳寫，議論、敘述略寫;說理部分詳寫，引述略寫;敘事詳寫，議論，說明略寫。

　　指出下面詞語各屬于應(yīng)用文書的哪類專用語言。

　　A根據(jù)`````特通告如;B、收悉;C、轉(zhuǎn)發(fā);D、特此專復(fù);E、關(guān)于;F、本部門;G、為了;H、會(huì)議認(rèn)為;I、會(huì)議指出;J、不同意;K、原則同意;L、請(qǐng)予復(fù)函;M、請(qǐng)審閱;N、貫徹執(zhí)行;O、現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下。

　　應(yīng)用文書具有獨(dú)特的專用語言，常見的有以下8類：

　　1、 開頭用于，如以上中的“為了”、“關(guān)于”。

　　2、 承啟用語，如“根據(jù)`````特通告”“現(xiàn)見有關(guān)事項(xiàng)通知如下”。

　　3、 引述用語，如“收悉”。

　　4、 批轉(zhuǎn)用語，如“轉(zhuǎn)發(fā)”。

　　5、 稱謂用語，如“本部門”。

　　6、 經(jīng)辦用語，如“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議指出”“貫徹執(zhí)行”。

　　7、 表態(tài)用語，如“不同意”“原則同意”。

　　8、 結(jié)尾用語，如“請(qǐng)予復(fù)函”“請(qǐng)審閱”。