秘書資格考試必備基礎(chǔ)知識(shí)(三)

　　為什么應(yīng)用文書較多運(yùn)用敘述，議論和說(shuō)明方式，而很少使用描寫，對(duì)話和抒情方式?

　　應(yīng)用文書以實(shí)用為目的，故很少使用描寫、對(duì)話、抒情，而較多運(yùn)用敘述、議論、說(shuō)明等方式，以陳述情況，闡述觀點(diǎn)或說(shuō)明問(wèn)題。

　　(敘述六要素：時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果。議論文三要素：論點(diǎn)、論據(jù)、論證，每一段完整的議論都由三要素構(gòu)成。分為立論與反論，說(shuō)明的方法有3種：一是定義和表述，二是分類和比較，三是數(shù)字和圖表。)

　　秘書為什么要重視溝通技能?

　　溝通是人際環(huán)境產(chǎn)生活力的源泉，也是形成企業(yè)凝聚力的根本。溝通的有效性與溝通目標(biāo)的理解以及參與溝通的態(tài)度，程度緊密相連。學(xué)習(xí)和掌握溝通的技巧是對(duì)秘書工作的基本要求。

　　簡(jiǎn)述實(shí)現(xiàn)有效溝通的基本要素和過(guò)程

　　1、 有效溝通 的基本要素：A、有效溝通的前提(1)尊重 (2)理解 B、把握溝通的關(guān)鍵(1)有效傾聽(tīng)(2)構(gòu)建良好的傾聽(tīng)環(huán)境(3)克服傾聽(tīng)的障礙(4)實(shí)現(xiàn)有效傾聽(tīng)的準(zhǔn)備(5)提問(wèn)要分清類別和適用的問(wèn)題形式(6)自信地提示要求(7)學(xué)會(huì)禮貌拒絕(8)了解提問(wèn)的禁忌

　　2、 有效溝通的原則：A、“7C”原則 (1)可信賴性(彼此信賴)(2)保證溝通計(jì)劃與溝通環(huán)境的一致性(3)內(nèi)容(準(zhǔn)備好進(jìn)行溝通的信息內(nèi)容)(4)明確性(簡(jiǎn)單明了的語(yǔ)言)(5)連貫性(不要忽視補(bǔ)充新的信息內(nèi)容，對(duì)客戶進(jìn)行必要的跟進(jìn)，聯(lián)系)(6)渠道(盡量選擇已經(jīng)有的，客戶習(xí)慣用，熟練使用的信息溝通渠道)(7)準(zhǔn)確判斷接受能力(對(duì)方的接受能力了解后有針對(duì)性地表達(dá)信息)B、用心去聽(tīng)，不要在乎對(duì)方的表達(dá)方式(這是避免沖突的重要條件)C、積極去想，分析出弦外之音(限于一些復(fù)雜的因素影響，有些溝通目標(biāo)不會(huì)被直接表達(dá)出來(lái)，這就需要我們?nèi)ダ頃?huì))

　　3、 有效溝通的目標(biāo)：(1)說(shuō)明事物(2)表達(dá)情感(3)建立聯(lián)系(4)和諧工作環(huán)境

　　4、 有效溝通的過(guò)程：(1)做好溝通前的準(zhǔn)備(明確自己的目標(biāo)，對(duì)方的背景)(2)確認(rèn)對(duì)方的需求(3)正確地闡述自己的觀點(diǎn)(4)關(guān)注對(duì)方的反應(yīng)(5)實(shí)施有效的提問(wèn)(6)積極、認(rèn)真地傾聽(tīng)(7)及時(shí)確認(rèn)，應(yīng)對(duì)(反饋)(8)適時(shí)進(jìn)行總結(jié)。以上1和4是本題的答案其它為了解或補(bǔ)充可以可以不答。

　　5、 需要溝通的工作關(guān)系：(1)與客戶溝通)(2)與同事溝通(3)與上司溝通