秘書資格考試必備基礎(chǔ)知識(四)

　　說明秘書溝通的方法和技巧

　　1、 及時明確溝通對象(用以下兩個方法來幫助自己：一是熟悉制作和使用必要的溝通記錄工具;二是恰當詢問回使已有的信息更具有針對性)

　　2、 了解溝通對象的行為習慣和工作風格

　　3、 正確選擇溝通渠道(面談、書面、會議、演講、電子媒介等)

　　技巧：面談的技巧――禮貌，盡快記住對方的基本情況語言精簡明白、互動、投機和諧。

　　書面溝通技巧――充分利用協(xié)作技巧來豐富自己的書面內(nèi)容。來源于考試大

　　會議溝通技巧――友善、資料完善、尊重與會代表并感謝光臨。

　　演講溝通技巧――注意話題，調(diào)整好的心情，短少精干，注意語言魅力和藝術(shù)，注意開場和結(jié)尾。

　　電子媒介溝通技巧――了解最新電子媒介的優(yōu)勢，使用各種載體時注意文字的應(yīng)用不能讓私人私公司的秘密在網(wǎng)上傳播。

　　其它溝通技巧――說服技巧，建議技巧。

　　縱向溝通與橫向溝通有何不同?

　　主要是溝通工作的流向不同，前者是包含上行溝通和下行溝通;后者是平行溝通。

　　為了應(yīng)對危機，企業(yè)應(yīng)該做好哪些溝通工作?

　　1、 防患于未然，識別危機發(fā)生的征兆。(1)危機征兆的認定。A、團隊內(nèi)存在使人情緒不佳的氣氛，士氣低下。B、同事之間缺少交流，關(guān)系不融洽。C、消極情緒和消極言論普遍存在。D、間接溝通手段和渠道使用較多，直接溝通減少。E、制度，措施執(zhí)行不力，隱患增加。

　　2、 處理危機的溝通對策。(1)秘書對內(nèi)對外的信息都要反映靈敏、迅速、及時向相關(guān)的部門和領(lǐng)導匯報，建議采取措施，引導輿論向有利于組織的方向發(fā)展。(2)在協(xié)調(diào)中強調(diào)共同的基礎(chǔ)，淡化部門之間，員工之間的差異，積極推進整體合作。(3)建議成立危機處理小組，使用制度，規(guī)則引導，找到解決的突破口。(4)利用多種溝通方式(正式的、非正式的、橫向的、縱向的)逐步推進直至解決。(5)參與調(diào)查，引導充分研討，推動各方互動達成共識。秘書要配合管理者調(diào)動一切積極的溝通因素，利用不同的形式，以盡量低的代價實現(xiàn)最大限度的組織利益，恢復(fù)組織的凝聚力，向心力，修復(fù)組織形象。