秘書資格考試必備基礎(chǔ)知識(shí)(四)

　　說(shuō)明秘書溝通的方法和技巧

　　1、 及時(shí)明確溝通對(duì)象(用以下兩個(gè)方法來(lái)幫助自己：一是熟悉制作和使用必要的溝通記錄工具;二是恰當(dāng)詢問回使已有的信息更具有針對(duì)性)

　　2、 了解溝通對(duì)象的行為習(xí)慣和工作風(fēng)格

　　3、 正確選擇溝通渠道(面談、書面、會(huì)議、演講、電子媒介等)

　　技巧：面談的技巧――禮貌，盡快記住對(duì)方的基本情況語(yǔ)言精簡(jiǎn)明白、互動(dòng)、投機(jī)和諧。

　　書面溝通技巧――充分利用協(xié)作技巧來(lái)豐富自己的書面內(nèi)容。來(lái)源于考試大

　　會(huì)議溝通技巧――友善、資料完善、尊重與會(huì)代表并感謝光臨。

　　演講溝通技巧――注意話題，調(diào)整好的心情，短少精干，注意語(yǔ)言魅力和藝術(shù)，注意開場(chǎng)和結(jié)尾。

　　電子媒介溝通技巧――了解最新電子媒介的優(yōu)勢(shì)，使用各種載體時(shí)注意文字的應(yīng)用不能讓私人私公司的秘密在網(wǎng)上傳播。

　　其它溝通技巧――說(shuō)服技巧，建議技巧。

　　縱向溝通與橫向溝通有何不同?

　　主要是溝通工作的流向不同，前者是包含上行溝通和下行溝通;后者是平行溝通。

　　為了應(yīng)對(duì)危機(jī)，企業(yè)應(yīng)該做好哪些溝通工作?

　　1、 防患于未然，識(shí)別危機(jī)發(fā)生的征兆。(1)危機(jī)征兆的認(rèn)定。A、團(tuán)隊(duì)內(nèi)存在使人情緒不佳的氣氛，士氣低下。B、同事之間缺少交流，關(guān)系不融洽。C、消極情緒和消極言論普遍存在。D、間接溝通手段和渠道使用較多，直接溝通減少。E、制度，措施執(zhí)行不力，隱患增加。

　　2、 處理危機(jī)的溝通對(duì)策。(1)秘書對(duì)內(nèi)對(duì)外的信息都要反映靈敏、迅速、及時(shí)向相關(guān)的部門和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，建議采取措施，引導(dǎo)輿論向有利于組織的方向發(fā)展。(2)在協(xié)調(diào)中強(qiáng)調(diào)共同的基礎(chǔ)，淡化部門之間，員工之間的差異，積極推進(jìn)整體合作。(3)建議成立危機(jī)處理小組，使用制度，規(guī)則引導(dǎo)，找到解決的突破口。(4)利用多種溝通方式(正式的、非正式的、橫向的、縱向的)逐步推進(jìn)直至解決。(5)參與調(diào)查，引導(dǎo)充分研討，推動(dòng)各方互動(dòng)達(dá)成共識(shí)。秘書要配合管理者調(diào)動(dòng)一切積極的溝通因素，利用不同的形式，以盡量低的代價(jià)實(shí)現(xiàn)最大限度的組織利益，恢復(fù)組織的凝聚力，向心力，修復(fù)組織形象。