2013年三級秘書講解：辦公環(huán)境管理

　　一、正確選擇辦公的模式

　　1.辦公模式的種類:一些企業(yè)保留傳統(tǒng)的工作慣例，但有些企業(yè)正在迅速發(fā)生變化。為此導(dǎo)致工作模式出現(xiàn)下列變化：①在家工作;②遠(yuǎn)程工作;③虛擬辦公室;④臨時辦公桌;⑤彈性時間;⑥兼職工作;⑦合同工作;⑧交叉工作;⑨項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。

　　2.導(dǎo)致辦公模式變化的原因:(1)辦公場地的費(fèi)用過高，企業(yè)都想方設(shè)法壓縮辦公室的面積，讓最小的面積創(chuàng)造最高的利益。(2)城市中日益嚴(yán)重的交通擁擠問題和上班的高峰時段的困難，使人們在工作模式上重新安排。(3)高科技的發(fā)展，尤其是通信技術(shù)的改變，使人們的聯(lián)絡(luò)更加方便，不在辦公場所也能相互溝通。(4)企業(yè)自身的發(fā)展更加需求靈活地聘用人力資源，如一些短期項(xiàng)目就不需聘用長期的正式員工。5)企業(yè)間競爭的加劇，使得企業(yè)不斷壓縮工資費(fèi)、管理費(fèi)、旅差費(fèi)等人工成本。(6)一些企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行了改變，需要用人制度相應(yīng)改變。(7)在寬松的社會環(huán)境中，人們希望最大限度地發(fā)揮自己的才干，多做工作，也需要不同企業(yè)實(shí)施多種模式的工作方式。

　　(二)選擇不同辦公模式的工作程序:(1)深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問題(是否人工成本過高?是否有增加臨時用工的需求?是否有可以不在公司場地完成工作任務(wù)?是否有相當(dāng)數(shù)量的職工熟悉網(wǎng)絡(luò)辦公技術(shù)?)(2)根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式.(3)根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分配制度。4)先在部分部門實(shí)行取得經(jīng)驗(yàn)，逐步推廣新模式。(5)不斷根據(jù)本企業(yè)特點(diǎn)完善新模式，評估啟用新模式的得失。

　　二、合理進(jìn)行辦公室布局

　　1.辦公室的布局種類:有兩種不同方法來間隔辦公空間：(1)開放式辦公室。(2)封閉式辦公室。

　　2.合理進(jìn)行辦公室布局的作用(1)形成有效率的工作流程。(2)有利于員工的工作分配。(3)有利于工作順利完成。

　　3.不同辦公室布局的設(shè)計(jì)要求

　　(1)空間的使用:空間是一種必須支付的資源?？臻g的費(fèi)用經(jīng)常按每平方米計(jì)算?？臻g越大，費(fèi)用越高。

　　(2)開放式和封閉式辦公室

　　1)開放式辦公室:開放式辦公室是大的空間，包含單個工作位置的組合。開放式辦公室具有如下特點(diǎn)：①不設(shè)個人專用辦公室;②組合工作間的材料豐富多樣;③辦公室工作人員的地方級別主要不用辦公位置來確定，不設(shè)傳統(tǒng)的領(lǐng)導(dǎo)座位，而是憑承擔(dān)的任務(wù)來確定位置。

　　2)封閉式辦公室:封閉式辦公室是按照辦公職能設(shè)置分隔式的若干個相對獨(dú)立辦公室的做法。封閉式辦公室的設(shè)計(jì)原則主要考慮常規(guī)辦公室業(yè)務(wù)活動的各種因素，如下員、業(yè)務(wù)特點(diǎn)、職能、設(shè)備、空間等因素的穩(wěn)定性，相關(guān)業(yè)務(wù)處理的連續(xù)性和系統(tǒng)性。

　　(二)設(shè)計(jì)不同形式辦公室的工作程序

　　1.分析不同部門業(yè)務(wù)特點(diǎn)對于辦公條件的要求1)面積、空間大小。2)人員流通的頻率。3)聲音對辦公效率的影響。4)需要設(shè)備及家具量的多少。2.設(shè)計(jì)平面圖:指定專人或委托他人設(shè)計(jì)平面圖,并證詢各使用部門的意見,根據(jù)意見修改設(shè)計(jì),完善辦公室的功能。3.選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾:當(dāng)辦公室空間已經(jīng)分配和分開時，辦公區(qū)必須布置家居、安裝設(shè)備和進(jìn)行裝飾。4.注意采光、溫度和通風(fēng)

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