秘書(shū)從業(yè)經(jīng)驗(yàn)：談判會(huì)場(chǎng)的布置方案

　　如何布置談判會(huì)場(chǎng)，談判會(huì)場(chǎng)的布置方案談判環(huán)境的布置也很重要。選擇談判環(huán)境，一般看自己是否感到有壓力，如果有，說(shuō)明環(huán)境是不利的。不利的談判場(chǎng)合包括：嘈雜的聲音，極不舒適的座位，談判房間的溫度過(guò)高或過(guò)低，不時(shí)地有外人攪擾，環(huán)境陌生而引起的心力交瘁感，以及沒(méi)有與同事私下交談的機(jī)會(huì)等等。這些環(huán)境因素會(huì)影響談判者的注意力，從而導(dǎo)致談判的失誤。

　　從禮儀角度講，為合作或談判者布置好談判環(huán)境，使之有利于雙方談判的順利進(jìn)行，一般來(lái)說(shuō)，應(yīng)考慮到以下幾個(gè)因素：

　　其一，光線(xiàn)?？衫米匀还庠矗部墒褂萌嗽旃庠?。利用自然光源即陽(yáng)光，應(yīng)備有窗紗，以防強(qiáng)光刺目;使用人造光源時(shí)，要合理配置燈具，使光線(xiàn)盡量柔和一些。

　　其二，聲響。室內(nèi)應(yīng)保持寧?kù)o，使談判能順利進(jìn)行。房間不應(yīng)臨街，不在施工場(chǎng)地附近，門(mén)窗應(yīng)能隔音，周?chē)鷽](méi)有電話(huà)鈴聲、腳步聲等噪音干擾。

　　其三，溫度。室內(nèi)最好能使用空調(diào)機(jī)和加濕器，以使空氣的溫度與濕度保持在適宜的水平上。溫度在20。C，相對(duì)溫度在40%-60%之間最合適。一般情況下，也至少要保證空氣的清新和流通。

　　其四，色彩。室內(nèi)的家具、門(mén)窗、墻壁的色彩要力求和諧一致，陳設(shè)安排應(yīng)實(shí)用美觀(guān)，留有較大的空間，以利于人的活動(dòng)。

　　其五，裝飾。用談判活動(dòng)的場(chǎng)所應(yīng)潔凈、典雅、莊重、大方。寬大整潔的桌子，簡(jiǎn)單舒適的座椅(沙發(fā))，墻上可掛幾幅風(fēng)格協(xié)調(diào)的書(shū)畫(huà)，室內(nèi)也可裝飾有適當(dāng)?shù)墓に嚻?、花卉、?biāo)志物，但不宜過(guò)多過(guò)雜，以求簡(jiǎn)潔實(shí)用。

　　在談判中要想獲得對(duì)方的合作獲取的某種效果，座位的安排有學(xué)問(wèn)。談判雙方應(yīng)該是面對(duì)面坐著，還是采取某種隨意的座次安排，反映著不同的意義。

　　在商務(wù)談判中，雙方的主談?wù)邞?yīng)該居中坐在平等而相對(duì)的位子上，談判桌應(yīng)該是長(zhǎng)而寬綽、明鏡而考究的;其他談判人員一般分裂兩側(cè)而坐。這種座位的安排通常顯示出正式、禮貌、尊重、平等。

　　如果是多邊談判，則各方的主談?wù)邞?yīng)該圍坐于圓桌相應(yīng)的位子，圓桌通常較大，也可分段而置;翻譯人員及其他談判工作人員一般圍繞各自的主談?wù)叻至袃蓚?cè)而坐，也可坐于主談?wù)叩纳砗蟆?/P>

　　無(wú)論是雙邊談判還是多邊談判，桌子和椅子的大小應(yīng)該與環(huán)境和談判級(jí)別相適應(yīng)：會(huì)議廳越大，或談判級(jí)別越高，桌子和椅子通常也應(yīng)相應(yīng)較大、較寬綽;反之，就會(huì)對(duì)談判者心理帶來(lái)壓抑感或不適。

　　與長(zhǎng)方形談判桌不同，圓形談判桌通常給人以輕松自在感。所以在一些輕松友好的會(huì)見(jiàn)場(chǎng)所，一般采用圓桌。不論是方桌還是圓桌，都應(yīng)該注意座位的朝向。一般習(xí)慣認(rèn)為面對(duì)門(mén)口的座位最具影響力，西方人往往習(xí)慣認(rèn)為這個(gè)座位具有權(quán)力感，中國(guó)人習(xí)慣稱(chēng)此座位為"上座";而背朝門(mén)口的座位最不具影響力，西方人一般認(rèn)為這個(gè)座位具有從屬感，中國(guó)人習(xí)慣稱(chēng)此座位為"下座"。

　　如果在談判中想通過(guò)座位的安排暗示權(quán)力的高下，較好的辦法是在座位上擺名牌，指明某人應(yīng)當(dāng)就座于某處，這樣就可對(duì)每個(gè)人形成某種影響力。按照雙方各自團(tuán)體中地位高低的順序來(lái)排座，也是比較符合社交禮儀規(guī)范的。

　　會(huì)場(chǎng)的布置、會(huì)場(chǎng)布置要求、怎樣布置會(huì)場(chǎng)布置會(huì)議場(chǎng)地，應(yīng)考慮會(huì)議的性質(zhì)及與會(huì)人數(shù)的多少。例如在提供信息的會(huì)議里，倘若人數(shù)眾多，則以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。在解決問(wèn)題的會(huì)議里，假如人數(shù)不多，則最理想的安排是讓每一位與會(huì)者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可方便每一個(gè)人跟其他的人進(jìn)行多項(xiàng)溝通。再如在培訓(xùn)會(huì)議里，如人數(shù)不多，則可令與會(huì)者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會(huì)者與主席之間的溝通，而且也便于與會(huì)者跟與會(huì)者之間的交流。但若人數(shù)眾多，則最好是將與會(huì)者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周?chē)?。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。

　　座位編排與會(huì)議成效的高低具有密切的關(guān)系。除了座位的安排之外，在布置場(chǎng)地時(shí)，你仍須注意以下幾項(xiàng)：

　　(1)應(yīng)先決定準(zhǔn)不準(zhǔn)在會(huì)場(chǎng)吸煙。倘若準(zhǔn)于吸煙，則應(yīng)準(zhǔn)備煙灰缸。倘若不準(zhǔn)吸煙，則不能讓煙灰缸在會(huì)場(chǎng)中出現(xiàn)。此外，你最好能在會(huì)場(chǎng)中張貼不準(zhǔn)吸煙的標(biāo)志或文字。當(dāng)與會(huì)人數(shù)眾多時(shí)，你也可以按實(shí)際需要，將座位區(qū)分為吸煙區(qū)及非吸煙區(qū)。

　　(2)如與會(huì)者之間彼此并不熟悉，則應(yīng)考慮是否事先準(zhǔn)備姓名卡片。

　　(3)準(zhǔn)備視聽(tīng)器材。黑板(白板)、白報(bào)紙、甚至幻燈機(jī)、投影機(jī)與放映機(jī)等應(yīng)該被視為一般會(huì)議可借用的基本工具。但要特別注意的是：幻燈機(jī)、投射機(jī)與放映機(jī)所投謝出來(lái)的文字或圖形，應(yīng)讓全部與會(huì)者都能看清楚，而且它們應(yīng)準(zhǔn)備就緒以便隨時(shí)啟用。

　　(4)除非是較長(zhǎng)的會(huì)議(超過(guò)一個(gè)半小時(shí)的會(huì)議)，否則盡量不要提供茶點(diǎn)，以防與會(huì)者分心。

　　(5)當(dāng)議程甚短且無(wú)需作記錄時(shí)，可考慮采取站立的方式開(kāi)會(huì)。

　　不論你對(duì)會(huì)議的規(guī)劃有多詳盡，不論你對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備工作有多周全，倘若在開(kāi)會(huì)前你對(duì)會(huì)場(chǎng)不作最后的審視，你都可能會(huì)功虧一簣。墨飛法則之中有一則很具警惕性：假如有任何事情可能出紕漏，則一定會(huì)出紕漏，而且就在最不應(yīng)該出紕漏的時(shí)候出紕漏。基于此，在開(kāi)會(huì)前的半個(gè)小時(shí)至一個(gè)小時(shí)，你最好是親自或是派人到會(huì)場(chǎng)審視以下四件事是否作好：

　　(1)座位是否按原定計(jì)劃編排?

　　(2)視聽(tīng)器材是否準(zhǔn)備妥當(dāng)?如果用幻燈機(jī)或投影機(jī)，則其焦距是否已事先調(diào)整妥當(dāng)?如用放映機(jī)，則其焦距、音量等是否已調(diào)妥?如用麥克風(fēng)，其聲音效果是否事先已調(diào)好?幻燈機(jī)、投影機(jī)及放映機(jī)是否已備妥額外的燈泡?你自己或是在場(chǎng)的助手是否懂得對(duì)視聽(tīng)器材作簡(jiǎn)單的維修工作.

　　(3)會(huì)議有關(guān)的資料是否齊全?這包括準(zhǔn)備會(huì)中派發(fā)的資料、姓名卡片、張紙、鉛等等

　　(4)必要的時(shí)候，再致電與會(huì)者提醒他們開(kāi)會(huì)時(shí)間及地點(diǎn)。特別是在會(huì)議通知已發(fā)出去很久的情況下，開(kāi)會(huì)前的提醒功夫，頗能產(chǎn)生實(shí)效。許多業(yè)務(wù)會(huì)議中途擱淺，因?yàn)槲镔|(zhì)上的不舒適影響思考和傾聽(tīng)。如果會(huì)議室沒(méi)有外部干擾和噪音，空氣流通，溫度控制適當(dāng)，思維就能最好地發(fā)揮作用。理想的會(huì)議室應(yīng)該是座位不擁擠，視線(xiàn)好，聽(tīng)得清楚，照明要明亮而不耀眼。這種綜合的環(huán)境條件比你想象的難以找到。

　　桌椅和發(fā)言人講臺(tái)的實(shí)際布置不僅取決于開(kāi)會(huì)的人數(shù)，而且取決于會(huì)議的目的拍賣(mài)會(huì)：其座位安排要求全部聽(tīng)眾能看清楚喊話(huà)人及他手中所拿的東西。由于這種會(huì)議往往處于獨(dú)斷獨(dú)行，不需等待反應(yīng)或小組討論，因此座位布置可采用下述兩種形式：

　　(1)劇場(chǎng)式。選用現(xiàn)成的禮堂，或?qū)⒁巫优懦梢恍幸恍?。開(kāi)會(huì)的時(shí)間長(zhǎng)短是至關(guān)重要的。要知道即使是最好的劇院，備有最舒適的座位，也很難期望觀(guān)眾集中注意力超過(guò)兩個(gè)半小時(shí)，包括中間休息半小時(shí)。

　　(2)教室式。如果需要作記錄，或者是超過(guò)兩小時(shí)的會(huì)，就用帶寫(xiě)字板的椅子或布置成排桌子。兩個(gè)人一張2米的桌子才適于工作以及安放玻璃杯、飲水瓶和煙灰缸--如果需要的話(huà)。(記住要使吸煙者與不吸煙者分開(kāi)來(lái)坐。)桌與桌之間要保持適當(dāng)距離，以便開(kāi)會(huì)時(shí)座椅的搬動(dòng)和參加者的走動(dòng)。

　　解決問(wèn)題的會(huì)或培訓(xùn)會(huì)：這類(lèi)會(huì)要求參加者彼此看得見(jiàn)以及看得見(jiàn)主持人或任何展示。這種會(huì)往往要求"共同負(fù)擔(dān)"領(lǐng)導(dǎo)，座位的安排要便于鼓勵(lì)個(gè)人參與和小組討論。具有高度領(lǐng)導(dǎo)能力的人能成功地領(lǐng)導(dǎo)一個(gè)二十五人的討論小組，但多數(shù)權(quán)威人士同意七至十二人的小組效果最佳。參加者團(tuán)坐桌旁最為舒適。座位布置建議如下三種方式：

　　(1)圓桌式--如每個(gè)小組限于八人以下，而且無(wú)需使用黑板或其它展示品，就可用此種形式。主要的好處是參加者能彼此看得清楚。桌子不一定是圓桌。一張長(zhǎng)方形桌，主持人坐在桌子的一頭，便于使用黑板或其它展示品。但坐在桌子另一頭的人稍有不利。

　　(2)馬蹄形式--U字形可能是最普遍的形式。這種形式需要三張或三張以上的桌子排成U字形，主持人坐在離U字型一端稍遠(yuǎn)的第四張桌子。對(duì)于一個(gè)十二人的會(huì)來(lái)說(shuō)，這種形式的座位布置需要一間最小為6米×9米的房間。

　　(3)V字形式--這比U字形差些，但往往是唯一實(shí)際可行的解決方法。這種斜向排列可以更清楚地看清主持人及展示品，但坐成直行的參加者就不能彼此看得很清楚。

　　討論會(huì)：參加者如彼此認(rèn)識(shí)，討論會(huì)的效果就會(huì)更好些。如果參加者彼此陌生，則主持人和參加者都可用易于看見(jiàn)的名牌。如果你的方案要求分別開(kāi)幾次會(huì)或分別有幾個(gè)討論小組，就讓每次會(huì)議的主持人或發(fā)言人書(shū)面提出其特殊要求。負(fù)責(zé)物質(zhì)安排的人就可以匯制核對(duì)清單，詳細(xì)列明每次會(huì)議需要的家具和設(shè)備，并提供給每個(gè)發(fā)言人一份以便核實(shí)。這個(gè)清單在房間備妥后，還可以仔細(xì)檢查。

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