2013年五級秘書資格知識點考前串講-9

　　第四章 秘書“辦文”的工作

　　第一節(jié) 文字工作

　　從一定意義上來說，秘書就是文字工作者。

　　一、文字與文字工作

　　文字：文字的字面涵義，可以有多種解釋。本章所言文字，意指語言的書面形式，即文書或文章的意思。顯然，這里的“文字”非指某一符號體系，而是指能表達某種意思，并具有一定體式的書面材料。如各種文字記錄稿和各種文字稿本。

　　文字工作：所謂文字工作，可以作廣義與狹義的理解。廣義上的文字工作，是泛指一切以制作書面語言為生的職業(yè)技能活動，如新聞記者的工作，報刊編輯的工作，圖書編輯的工作，作家的工作，自由撰稿人的工作等;狹義上的文字工作，特指秘書用書面語言代行領導者或領導機關記載及表達某種思想的專門業(yè)務活動。如為機關起草各種文書，代領導者起草各種講話稿，記錄各種公務活動，審核各種文稿等。

　　二、秘書文字工作的特點⑴寫作活動的受動性：有感而發(fā)――奉命寫作;我要寫―要我寫⑵思維形式的抽象性形象思維――抽象思維;⑶表達方式的綜合性說明為主，兼有記敘和說明;⑷成文過程的程序性“作者中心論”、“我手寫我心”、“文責自負”

　　三、文字記錄

　　1.秘書文字記錄的種類⑴電話記錄：為便于電話記錄，許多機關或部門都備有專門的電話記錄紙，其格式大都約定俗成。機關的電話記錄用紙，一般分為發(fā)出電話記錄紙和接收電話記錄紙兩種。⑵值班記錄值班工作，是各級秘書機構的重要日常工作。做好值班工作，對于保證機關單位的信息溝通、來訪接待和應急處理等，無不具有重要作用。秘書在值班期間，要處理大量的、具體的、事關機關形象的事務性工作。為了如實地反映值班情況，準確地記載值班事務，妥善地做好交接工作，并為日后查考提供方便條件，秘書應認真做好值班記錄，即填寫值班日志。⑶來訪記錄凡設有專事來訪接待的機構，一般都有來訪登記制度，并備有專門的記錄用紙，秘書應認真填寫。⑷會議記錄秘書要經常參與各種會議的籌備和組織。其任務之一，就是負責會議記錄。會議記錄一般分為兩個部分：第一部分為會議的一般情況，第二部分為會議內容。為保證會議記錄的規(guī)范化，機關單位都備有專門用紙。⑸大事記是領導決策與管理活動的真實寫照，具有重要的認知價值和參考價值。大事記一般一事一記，按日編排。一天之內發(fā)生幾件大事，就逐一記錄幾件大事，這便是一天的大事記。如果堅持逐日逐月地記錄大事，年終便形成了一年的大事記。⑹調查記錄⑺領導講話記錄⑻領導口授記錄

　　2.文字記錄的過程⑴備好紙和筆，隨時準備記錄現代化的辦公設備，為秘書提供了越來越先進、便捷的記錄工具，但是受到經費、場合、時間、安全和紀律等因素的制約，秘書的文字記錄永遠也離不開筆和紙。秘書在記錄時，不要使用鉛筆、一般圓珠筆和普通墨水。若要使用圓珠筆，應使用國家檔案部門推薦的322(黑)、424(純藍)油墨灌注的筆芯。⑵用心傾聽和判斷，快速做出記錄(在平靜的狀態(tài)下，一般人每分鐘能講一百二十至一百五十個字，說和記在速度上存在巨大懸殊)⑶及時補充和修改，認真整理記錄

　　3.文字記錄的方法⑴要點記錄法⑵詳細記錄法⑶常用的速記法⑷特殊的標識法①形象的寫法②會意的寫法③假借的寫法⑸筆記與錄音并用法

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