2013年秘書資格四級(jí)考試復(fù)習(xí)筆記（14）

　　三、電話工作

　　(一)通話工作的內(nèi)容

　　包括:打電話、接電話和作電話記錄。

　　1、接打電話: 熟悉接打電話的禮儀和接打電話的要領(lǐng)。

　　2、電話記錄

　　它包括五個(gè)部分:即來話時(shí)間(年月日時(shí)分)、來話單位姓名、對(duì)方電話號(hào)碼、來話內(nèi)容、處理意見和記錄人署名(復(fù)述、核對(duì))。

　　3、傳話:問清收話人姓名、職務(wù)、電話號(hào)碼。

　　(二)通話工作的要求

　　1、禮貌熱情

　　2、作好記錄

　　3、收話后,必須馬上解決問題

　　4、不屬于職權(quán)范圍內(nèi)的事,不隨便應(yīng)允或反駁

　　四、保密工作

　　信息保密是秘書人員的基本和重要的職責(zé),是保衛(wèi)國(guó)家,組織利益的起碼的要求。

　　一個(gè)組織的保密工作是從本單位的安全和利益出發(fā),將秘密信息控制在一定的范圍和時(shí)間內(nèi),防止被泄露和利用,使其自身價(jià)值得到充分有效的實(shí)現(xiàn)而采取必要手段與措施。

　　從載體上分,信息的安全及保密工作通常包括:

　　*口頭信息的安全及保密工作

　　*紙面信息的安全及保密工作

　　*電子信息的安全及保密工作

　　(一)秘書在保密工作中需要注意的幾個(gè)方面

　　(1) 文件保密。做好接收、傳遞、保管工作。

　　(2) 會(huì)議保密。不能隨意擴(kuò)散和泄露。

　　(3) 科技保密。

　　(二)做好特定信息的保密

　　1、人事信息

　　2、財(cái)務(wù)信息

　　3、產(chǎn)品信息

　　4、客戶信息

　　五、接待工作

　　接待工作可分內(nèi)賓接待和外賓接待

　　(一)內(nèi)賓接待

　　1、掌握來賓情況 。如所屬民族、職務(wù)、性別、人數(shù)、所乘車船班次、時(shí)間和大體意圖。

　　2、指定專人負(fù)責(zé)落實(shí)各項(xiàng)安排。

　　3、搞好迎送、食宿和日常服務(wù)。

　　4、了解來訪目的，給予必要幫助。

　　5、接待來賓應(yīng)持的態(tài)度。

　　(二)外賓接待

　　1、來賓的性質(zhì)

　　2、外賓接待工作的內(nèi)容,這是具有高度政策性的工作。

　　3、做好各項(xiàng)接待準(zhǔn)備工作 ⑴物質(zhì)準(zhǔn)備(吃住外) ⑵人員準(zhǔn)備 ⑶資料準(zhǔn)備 ⑷信息準(zhǔn)備 ⑸政策準(zhǔn)備

　　4、安排好生活服務(wù)

　　5、做好宣傳報(bào)道和安全保衛(wèi)工作

　　6、宴請(qǐng)與贈(zèng)送活動(dòng)

　　7、要安排好外賓的會(huì)見

　　8、做好經(jīng)費(fèi)結(jié)算與接待工作總結(jié) ，無遺忘攜帶之物

　　(三)送行

　　六、出差期間的單位工作安排

　　出差期間的秘書工作，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)意見與指示、處理有關(guān)的事項(xiàng)。

　　七、陪同

　　1、陪同準(zhǔn)備

　　2、物質(zhì)準(zhǔn)備

　　3、資料準(zhǔn)備

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