2013年秘書資格考試秘書學(xué)復(fù)習(xí)（14）

　　第5部分 秘書的日常工作

　　一、辦公室的布局與布置

　　一、辦公室環(huán)境對工作效率的影響

　　• 1.作業(yè)方面：辦公環(huán)境對秘書人員的器官功能，知覺感受，體力消耗，心理反應(yīng)都有直接影響。

　　• 2.生理方面：環(huán)境條件會引起生理反應(yīng)。辦公環(huán)境不適宜，會增加秘書的體力消耗，體力消耗過多則生疲勞，疲勞生則工作興趣減低。興趣低，工作效率必隨之遞降。

　　• 3.心理方面：辦公環(huán)境的不適宜，會引起秘書對工作厭煩的心理反應(yīng)。心理厭煩導(dǎo)致人的精神苦悶及抑郁和怒怨之感。這種心理反應(yīng)自然降低工作效率。

　　二、辦公室的布局原則

　　高效方便

　　整潔美觀

　　和諧統(tǒng)一

　　安全舒適

　　三、辦公室布局形式

　　(一)開放式布局。

　　―將一個大工作間“切分”成多個相對獨立的工作單元，把組織內(nèi)部各職能部門的所有工作人員按照工作程序安排在各“工作單元”中開展工作。

　　―大辦公室(約40平方)

　　―注重人員整合

　　―開放式辦公室的布置

　　※※桌位排列“宜人”、“宜工”

　　• 使用同一大小的桌子，可增進美觀，并促進職員的相互平等感。

　　• 桌位之間應(yīng)留有一米左右的距離。勿使職員面對窗戶、太靠近熱源或坐在通風(fēng)線上。

　　• 使全體職員的座位面對同一方向，盡量不面對面。

　　• 主管座位應(yīng)位于部屬座位之后方，使主管易于觀察工作地點發(fā)生的事情。

　　※※減少人員的移動

　　• 令室內(nèi)人員分布與工作流程相適應(yīng)，采用直線對稱布置，

　　(工作流程設(shè)計應(yīng)成直線，避免倒退、交叉與不必要的文書移動。)

　　• 相關(guān)的部門，應(yīng)置于相鄰的地點，并使性質(zhì)相同的工作便于聯(lián)系。

　　• 將有許多外賓來訪的部門，置于入口處，使訪客對其它部門的干擾降低。

　　※※辦公設(shè)備的放置

　　• 檔案柜與其他柜子高度一致，以增進美觀。

　　• 常用的設(shè)備與檔案，應(yīng)放置在就近且便利的地方，切勿將所有檔案，置于墻角處。

　　• 計算機等辦公自動化設(shè)備，應(yīng)有其獨立的空間，既要方便使用又不影響別人工作。

　　• 將自動售貨機、噴水池、公告板置于不致引起職員分散精力及造成擁擠之處。

　　※※辦公區(qū)域的功能劃分

　　• 應(yīng)保持公共空間和私人空間的獨立。區(qū)分 工作空間與休閑、會客空間。

　　• 倘可能，應(yīng)設(shè)專門休息處，作為公余作息、自由交談及用午膳的處所。

　　※※預(yù)留空間，適應(yīng)未來的變化

　　• 采用屏風(fēng)當墻，因其易于架設(shè)，且能隨意重排。

　　• 應(yīng)預(yù)留充分的空間，以備最大的工作負荷的需要。

　　裝設(shè)充分的地板電源插座，使辦公室設(shè)備與機器夠插用。

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