2013年秘書資格考試秘書學復(fù)習(18)
更新時間:2013-06-05 18:47:25
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摘要 秘書資格考試秘書學復(fù)習資料整合
三、收發(fā)郵件
1. 郵件收進的程序和要求
?、俜诸悾喊脆]件性質(zhì)及輕重緩急的處理要求
②拆封:不可拆注明“親啟”及私人的信件,若誤拆須注明“誤拆”,并簽名。保留信封。
③登記:登記項目包括:編號、郵件種類、收到日期、發(fā)出日期及單位、收閱人或單位、處理辦法、辦理日期
④分送:立即呈送上司親收件;及時送交部門函件;按程序分送多人閱辦郵件。
⑤閱辦:閱看、歸納、摘要、裝訂、分送
2. 郵件發(fā)出的程序
?、賰?nèi)容校核
?、诜馄げ閷?/P>
③郵件寄發(fā)
3. 郵件收發(fā)的禮儀
?、僮钸t48小時內(nèi)回復(fù)郵件;
②如果郵件非常重要,應(yīng)同時電話提示/留言;
?、凵纤究梢詸z查您的郵件記錄!
4. 上司不在時,秘書如何處理上司的文件或郵件
• 把寄給上司的郵件連續(xù)編號,分開公司信件和外來信件,更加仔細地做好登記工作;
• 盡可能更多、更仔細地處理一些郵件,做好概要,以便在給上司匯報中說清楚郵件的主題,或把郵件交給公司有權(quán)處理的人回復(fù);
• 如果上司習慣每天給辦公室打電話,可以隨時向上司匯報;如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣,應(yīng)該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他;
• 如果你的上司正在度假,并且不讓你轉(zhuǎn)交郵件,你可以先把需要上司親自處理的郵件保存下來,并在通知發(fā)件人已收到的信中告訴對方何時可以回復(fù);
• 把積壓的郵件分類裝入文件袋,標上標簽。
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