2013年秘書資格考試秘書學復習（19）

　　5. 現(xiàn)代通訊

　　5.1 傳真

　　• 收發(fā)傳真是秘書辦公室通信業(yè)務的一項重要內容。

　　• 傳真機集電話、掃描、記錄等功能為一體，既可以當電話機使用，更有著自動收發(fā)各種文字文件和圖片文件(包括簽名、印章等)的功能，其運用也越來越廣泛。

　　• 傳真機的主要功能:

　?、僮詣咏邮?②定時傳送 ③存儲復印

　　④放大縮小 ⑤自動轉移 ⑥通信管理

　　5.1.1 發(fā)出傳真

　　(1)擬寫文稿。

　　• 除有原來規(guī)定格式的文件，如發(fā)票、照片、公文等外，發(fā)出傳真一般需臨時擬寫傳真文稿，因此,傳真業(yè)務較多時，可制作專門的傳真文件表，使用時只填上相關內容即可。

　　• 書寫傳真內容應簡明扼要，用深色墨水,字跡清楚端正，如果需打印，字號不要小于4號。

　　(2)登記。

　　• 秘書可制作專門的傳真收發(fā)登記本進行登記，以便日后查看。

　　(3)歸檔。

　　• 重要的文件，應加編號并分類妥善保存，于年底立卷歸檔。

　　5.1.2 接收傳真

　　(1)登記。

　　• 傳真接收和發(fā)送一樣，要建立登記制度

　　• 接收傳真有人工和自動兩種方法，秘書可根據(jù)辦公條件采用相應的方法并熟悉相關設備和方法的操作。

　　(2)處理

　　• 秘書收到傳真后，屬于自己職責范圍之內的應盡快處理(按郵件接收處理辦法);

　　• 他人傳真，應盡快通知收件人，并請領取人領取時簽字.

　　5.1.3 在辦公室使用傳真機的禮儀

　　5.1.4使用傳真機的注意事項：

　　*傳真有自動接收功能，秘書要注意保密，秘書不在或者有外人時，應自動接受。

　　*傳真容易失密，不適宜存檔備用。

　　*傳真不宜用于傳送禮儀文書。

　　5.2 收發(fā)E-Mail

　　5.2.1 收發(fā)E-Mail注意事項

　　• 認真填寫地址。

　　• 重要郵件要及時備份。

　　• 重要、保密信件謹慎使用免費電子信箱發(fā)送。

　　• 不明郵件不要輕易打開。

　　• 注意禮貌和書寫規(guī)范,措詞嚴謹?shù)卯敗?/P>

　　• 發(fā)出的郵件如需追蹤結果或確認對方是否收到，需要設置回執(zhí)，假如對方未能及時查看，需電話說明。

　　• 需要領導審閱、批改的郵件打印出來呈送相關領導，然后負責回復或傳達.

　　5.2.2 讓收發(fā)E-Mail的工作更有序

　　• 將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后根據(jù)郵件類型或按具體項目設置子文件夾。

　　• 分類如下：

　　(1)需要領導本人審閱的文件，下設:

　　#根據(jù)領導授意回復郵件類;

　　#督促、協(xié)助領導在規(guī)定時間內處理相關事宜類.

　　(2)由秘書來代為處理的的文件，下設：

　　#轉給其他相關負責人類;

　　#由秘書本人直接回復類。

　　• 以領導名義回復郵件應注意語氣，并從總經(jīng)理信箱發(fā)出。

　　• 以秘書名義回復郵件則要說明該郵件內容為領導授意。

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