2013年秘書(shū)資格考試秘書(shū)學(xué)復(fù)習(xí)（23）

　　五、接待來(lái)訪

　　一、主要接待類(lèi)型的接待規(guī)格

　　• 上級(jí)檢查

　　要求主管人員親自出面并負(fù)責(zé)，秘書(shū)應(yīng)配合做好各項(xiàng)具體工作。要求莊重、周全、細(xì)致，如預(yù)先要準(zhǔn)備好匯報(bào)材料，現(xiàn)場(chǎng)的情況如實(shí)反映等等。餐飲、住宿、用車(chē)等生活服務(wù)要細(xì)致、體貼、周到，但不能超標(biāo)準(zhǔn)，不搞不必要的宴請(qǐng)、游覽、贈(zèng)禮等，不得奢侈、鋪張，但應(yīng)特別注意安全和保密。

　　• 會(huì)議接待

　　屬于團(tuán)體接待和預(yù)定性接待，重點(diǎn)在于事先要有周密計(jì)劃，要作經(jīng)費(fèi)預(yù)算。接、送、吃、住、參觀、用車(chē)等都應(yīng)在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)，盡可能提高服務(wù)質(zhì)量，注意對(duì)不同性別、年齡、身份、民族的與會(huì)人員給予必要的照顧，要保證會(huì)議目標(biāo)任務(wù)的圓滿實(shí)現(xiàn)。

　　• 外賓接待

　　尤其要注重禮儀和禮節(jié)，事先應(yīng)有計(jì)劃并報(bào)上級(jí)主管批準(zhǔn)，內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)比內(nèi)賓放寬一些。主要內(nèi)容如會(huì)談、演講等應(yīng)安排得隆重、得體，講求實(shí)效?？稍黾有┐我獌?nèi)容，如參觀、游覽，既要弘揚(yáng)民族精神、民族文化，又要顯示祖國(guó)大好河山和建設(shè)風(fēng)貌。生活安排一定要顧及來(lái)賓的民族或地區(qū)的風(fēng)俗和飲食習(xí)慣。

　　• 隨機(jī)接待

　　指事先未經(jīng)預(yù)約而突然來(lái)訪的客人，如聯(lián)絡(luò)、咨詢、推銷(xiāo)、求救等人員，采訪的記者以及其他各種不速之客。這類(lèi)接待要求秘書(shū)隨機(jī)應(yīng)變，靈活處理，既要維護(hù)組織的利益與形象，又要以不得罪人，盡量廣結(jié)良緣為原則。秘書(shū)首先要確認(rèn)來(lái)客身份，摸清意圖，然后按常規(guī)或上司授意分別處置，或婉言擋駕，或轉(zhuǎn)達(dá)意圖，或引見(jiàn)給上司，或轉(zhuǎn)給其他部門(mén)接待、處理。

　　• 個(gè)人接待

　　對(duì)上級(jí)熟悉且非常重要的客人，如上級(jí)可以接待，則盡量安排;如果暫時(shí)不能，則請(qǐng)對(duì)方稍等，送上茶水，并告訴對(duì)方大概等多久，禮貌暗示對(duì)方下一個(gè)約會(huì)的時(shí)間，請(qǐng)對(duì)方注意時(shí)間;如果領(lǐng)導(dǎo)不在或者不愿接待，則對(duì)客人做出解釋，或另約時(shí)間，或安排與其他負(fù)責(zé)人見(jiàn)面。留下客人的資料和聯(lián)系方式，轉(zhuǎn)告上司。

　　與單位不相關(guān)的來(lái)訪者，有禮貌回絕，如果不能確定，征詢相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見(jiàn)。

　　• 團(tuán)體接待

　　※團(tuán)體接待的準(zhǔn)備工作

　　(1)客人的基本情況：

　　客人的單位、姓名、職務(wù)、級(jí)別、性別(男、女)、民族、人數(shù)、年齡和健康狀況、民族構(gòu)成情況、風(fēng)俗習(xí)慣。

　　掌握來(lái)訪意圖、住宿和日程安排上的考慮。

　　客人到達(dá)的日期、具體時(shí)間及所乘車(chē)(機(jī)、船)班次。

　　及時(shí)向主管領(lǐng)導(dǎo)同志報(bào)告，通知人員做好接待準(zhǔn)備工作。

　　(2)制定接待方案

　　接待一般客人，可根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志意見(jiàn)或慣例，直接提出具體接待意見(jiàn)。

　　接待重要客人或高級(jí)團(tuán)組，應(yīng)根據(jù)客人的意圖、要求和本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同志的意見(jiàn)，制訂接待方案。

　　方案應(yīng)包括：客人的基本情況，接待工作的組織分工，主陪人員和迎送人員名單，住宿地點(diǎn)及房間安排，伙食標(biāo)準(zhǔn)及就餐意見(jiàn)，交通工具、安全保衛(wèi)、醫(yī)療保健、費(fèi)用支出意見(jiàn)，活動(dòng)方式及日程安排，匯報(bào)內(nèi)容的準(zhǔn)備及參加人員等。(具體應(yīng)結(jié)合實(shí)際，視接待客人的規(guī)格而定。)

　　接待方案要報(bào)送本部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　(3)落實(shí)方案

　　根據(jù)方案通知各有關(guān)方面做好準(zhǔn)備工作。

　　落實(shí)食宿地點(diǎn)，安排好房間和用餐;

　　落實(shí)交通工具;

　　通知接待人員，落實(shí)接待車(chē)(機(jī)、船)辦法;

　　通知有關(guān)部門(mén)準(zhǔn)備相關(guān)材料。

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