2013年秘書資格考試秘書學復習（23）

　　五、接待來訪

　　一、主要接待類型的接待規(guī)格

　　• 上級檢查

　　要求主管人員親自出面并負責，秘書應配合做好各項具體工作。要求莊重、周全、細致，如預先要準備好匯報材料，現(xiàn)場的情況如實反映等等。餐飲、住宿、用車等生活服務要細致、體貼、周到，但不能超標準，不搞不必要的宴請、游覽、贈禮等，不得奢侈、鋪張，但應特別注意安全和保密。

　　• 會議接待

　　屬于團體接待和預定性接待，重點在于事先要有周密計劃，要作經(jīng)費預算。接、送、吃、住、參觀、用車等都應在規(guī)定標準之內(nèi)，盡可能提高服務質(zhì)量，注意對不同性別、年齡、身份、民族的與會人員給予必要的照顧，要保證會議目標任務的圓滿實現(xiàn)。

　　• 外賓接待

　　尤其要注重禮儀和禮節(jié)，事先應有計劃并報上級主管批準，內(nèi)容和標準應比內(nèi)賓放寬一些。主要內(nèi)容如會談、演講等應安排得隆重、得體，講求實效。可增加些次要內(nèi)容，如參觀、游覽，既要弘揚民族精神、民族文化，又要顯示祖國大好河山和建設風貌。生活安排一定要顧及來賓的民族或地區(qū)的風俗和飲食習慣。

　　• 隨機接待

　　指事先未經(jīng)預約而突然來訪的客人，如聯(lián)絡、咨詢、推銷、求救等人員，采訪的記者以及其他各種不速之客。這類接待要求秘書隨機應變，靈活處理，既要維護組織的利益與形象，又要以不得罪人，盡量廣結良緣為原則。秘書首先要確認來客身份，摸清意圖，然后按常規(guī)或上司授意分別處置，或婉言擋駕，或轉達意圖，或引見給上司，或轉給其他部門接待、處理。

　　• 個人接待

　　對上級熟悉且非常重要的客人，如上級可以接待，則盡量安排;如果暫時不能，則請對方稍等，送上茶水，并告訴對方大概等多久，禮貌暗示對方下一個約會的時間，請對方注意時間;如果領導不在或者不愿接待，則對客人做出解釋，或另約時間，或安排與其他負責人見面。留下客人的資料和聯(lián)系方式，轉告上司。

　　與單位不相關的來訪者，有禮貌回絕，如果不能確定，征詢相關負責人的意見。

　　• 團體接待

　　※團體接待的準備工作

　　(1)客人的基本情況：

　　客人的單位、姓名、職務、級別、性別(男、女)、民族、人數(shù)、年齡和健康狀況、民族構成情況、風俗習慣。

　　掌握來訪意圖、住宿和日程安排上的考慮。

　　客人到達的日期、具體時間及所乘車(機、船)班次。

　　及時向主管領導同志報告，通知人員做好接待準備工作。

　　(2)制定接待方案

　　接待一般客人，可根據(jù)領導同志意見或慣例，直接提出具體接待意見。

　　接待重要客人或高級團組，應根據(jù)客人的意圖、要求和本部門領導同志的意見，制訂接待方案。

　　方案應包括：客人的基本情況，接待工作的組織分工，主陪人員和迎送人員名單，住宿地點及房間安排，伙食標準及就餐意見，交通工具、安全保衛(wèi)、醫(yī)療保健、費用支出意見，活動方式及日程安排，匯報內(nèi)容的準備及參加人員等。(具體應結合實際，視接待客人的規(guī)格而定。)

　　接待方案要報送本部門主管領導批準。

　　(3)落實方案

　　根據(jù)方案通知各有關方面做好準備工作。

　　落實食宿地點，安排好房間和用餐;

　　落實交通工具;

　　通知接待人員，落實接待車(機、船)辦法;

　　通知有關部門準備相關材料。

?2013年下半年秘書資格報名信息匯總

?2013年上半年秘書資格成績查詢匯總

更多信息請訪問：秘書資格頻道    秘書資格論壇