2013年五級(jí)秘書資格復(fù)習(xí)資料第一章（1）

　　第一章會(huì)議管理

　　本章分會(huì)前籌備、會(huì)中服務(wù)以及會(huì)后落實(shí)3部分，闡述了五級(jí)秘書在會(huì)務(wù)管理中應(yīng)學(xué)會(huì)的內(nèi)容。會(huì)前籌備介紹了會(huì)議通知、會(huì)議證件的制作與發(fā)放、預(yù)訂會(huì)議室、確認(rèn)參會(huì)人員的基本知識(shí);會(huì)中服務(wù)要求秘書了解接站、會(huì)議引導(dǎo)、簽到工作;會(huì)后落實(shí)主要涉及安排與會(huì)者返程和清退會(huì)議文件的內(nèi)容.由此構(gòu)成會(huì)務(wù)管理的初步知識(shí)架構(gòu)。

　　第一節(jié) 會(huì)前籌備

　　學(xué)習(xí)重點(diǎn)

　　通過對(duì)本節(jié)內(nèi)容的學(xué)習(xí)，了解會(huì)前籌備的相關(guān)知識(shí);分析典型案例，掌握工作程序;把握注意事項(xiàng)，查看相關(guān)連接的過程形成及對(duì)管理會(huì)議的初步技能知識(shí)掌握，為做好會(huì)務(wù)服務(wù)打好基礎(chǔ)。

　　一、發(fā)送會(huì)議通知

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1.會(huì)議的構(gòu)成要素

　　(1)會(huì)議基本要素

　　(2)會(huì)議選擇要素

　　2.會(huì)議的主要種類

　　3.公司常見會(huì)議的種類與作用

　　(1)經(jīng)理例會(huì)

　　(2)部門員工例會(huì)

　　(3)股東會(huì)

　　(4)董事會(huì)

　　(5)公司年會(huì)

　　(6)客戶咨詢會(huì)

　　(7)產(chǎn)品展銷定貨會(huì)

　　(8)業(yè)務(wù)洽談會(huì)

　　(9)新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)

　　4.會(huì)議通知的內(nèi)容

　　會(huì)議通知是以召開某次會(huì)議的有關(guān)事項(xiàng)為內(nèi)容的文字信息。一般包括會(huì)議名稱、主持單位、會(huì)議內(nèi)容、起止時(shí)間、參加人員、會(huì)議議題、會(huì)議地點(diǎn)、聯(lián)絡(luò)信息、報(bào)到事宜及有關(guān)要求等。會(huì)議通知要事項(xiàng)周全、明確、具體;層次分明，條理清晰;語言簡明、流暢、樸實(shí)。

　　除此之外，還應(yīng)包括：

　　(1)會(huì)議相關(guān)材料。如果有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)者事先了解的情況，應(yīng)隨會(huì)議通知寄發(fā)一份。

　　(2)回復(fù)時(shí)需要的信封、郵票等。需要回復(fù)的會(huì)議通知或預(yù)備通知還可夾入一張明信片、信封、郵票等，上面應(yīng)注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對(duì)方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù)。

　　(3)有關(guān)票證。會(huì)議通知中可將會(huì)中使用的有關(guān)票證(人場券、代表證、汽車通行證、座次號(hào)、編組名單、就餐證和乘車證等)與會(huì)議通知一并發(fā)出。

　　(4)會(huì)議地點(diǎn)、交通工具、線路等。如果某些與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和返程日期，并標(biāo)明到達(dá)會(huì)址的汽車、火車等交通工具、線路。

　　會(huì)議通知是向與會(huì)者傳遞召開會(huì)議信息的載體，是會(huì)議組織者同與會(huì)者之問會(huì)前溝通的重要渠道。傳遞會(huì)議通知是會(huì)議準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)。在做出了召開會(huì)議的決定以后，應(yīng)將有關(guān)會(huì)議通知信息傳遞給與會(huì)者。

　　(三)工作程序

　　1.發(fā)送會(huì)議通知的方法

　　在各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作基本就緒以后，要盡早發(fā)出會(huì)議通知，以便與會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。

　　(1)口頭通知與書面通知

　　1)口頭通知。即當(dāng)面或用電話通知。小型會(huì)議或與會(huì)人員集中居住的會(huì)議，適用口頭當(dāng)面通知。參加人數(shù)較多而發(fā)書面通知來不及或不方便的會(huì)議，適用電話通知。

　　2)書面通知。即書面印制的通知或板報(bào)、網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的通知。參加人數(shù)較多或者比較重要的會(huì)議，宜發(fā)書面通知。

　　(2)正式通知和非正式通知

　　1)正式通知

　　為了規(guī)范公司的管理及運(yùn)作，除了非正式會(huì)議和每日例會(huì)之外的所有會(huì)議，均應(yīng)正式打印會(huì)議通知，再通過書面形式或電子郵件傳遞給有關(guān)人員，以示正規(guī)和鄭重。

　　2)非正式通知

　　非正式會(huì)議可采用非正式通知，如先發(fā)傳真或打電話，隨后再寄備忘錄或信函。也可先發(fā)電子郵件，再通過電話或回復(fù)電子郵件確認(rèn)。

　　一些會(huì)議(如股東大會(huì))在發(fā)送通知時(shí)應(yīng)按規(guī)定的會(huì)議規(guī)則行事。發(fā)通知的同時(shí)應(yīng)附上一份代理委托書。其他類型的會(huì)議如無法出席，也應(yīng)在必要時(shí)授權(quán)代理，以保證通過決議時(shí)達(dá)到所需的法定人數(shù)。

　　2.發(fā)送會(huì)議通知的程序

　　發(fā)送會(huì)議通知的程序具體如下：

　　(1)明確會(huì)議通知發(fā)送對(duì)象和聯(lián)系方式一填寫會(huì)議通知單并準(zhǔn)備好相關(guān)附件一選擇會(huì)議通知信息傳遞方式一確認(rèn)會(huì)議通知是否送達(dá)(或收回和處理回執(zhí)單)。

　　(2)如果有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)者事先了解的情況，應(yīng)隨信寄發(fā)一份。

　　(3)書面通知的地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時(shí)應(yīng)注意不要錯(cuò)裝、漏裝或漏寄。通知的封筒應(yīng)醒目標(biāo)出“會(huì)議通知”字樣。

　　(4)需要回復(fù)的會(huì)議通知或預(yù)備通知還可夾人一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對(duì)方有時(shí)間考慮并能及時(shí)回復(fù)。

　　(5)對(duì)于經(jīng)常參加某類會(huì)議的部分人員，可用計(jì)算機(jī)打印出標(biāo)簽或準(zhǔn)備多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對(duì)于計(jì)算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新。

　　(6)不管以什么方式發(fā)出的會(huì)議通知，都應(yīng)抓住確認(rèn)回復(fù)環(huán)節(jié)，以確保會(huì)議信息能夠按時(shí)、完整地傳達(dá)給與會(huì)者。

　　(7)可將會(huì)中使用的有關(guān)票證(入場券、代表證、汽車通行證、座次號(hào)、編組名單、就餐證和乘車證等)與會(huì)議通知一并發(fā)出。

　　(8)如果某些與會(huì)者對(duì)會(huì)議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和返程日期，并標(biāo)明到達(dá)會(huì)址的汽車、火車等交通工具、線路。

　　(9)會(huì)議通知樣本要作為檔案收存。

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