2013年五級秘書資格復習資料第一章（1）

　　第一章會議管理

　　本章分會前籌備、會中服務以及會后落實3部分，闡述了五級秘書在會務管理中應學會的內(nèi)容。會前籌備介紹了會議通知、會議證件的制作與發(fā)放、預訂會議室、確認參會人員的基本知識;會中服務要求秘書了解接站、會議引導、簽到工作;會后落實主要涉及安排與會者返程和清退會議文件的內(nèi)容.由此構成會務管理的初步知識架構。

　　第一節(jié) 會前籌備

　　學習重點

　　通過對本節(jié)內(nèi)容的學習，了解會前籌備的相關知識;分析典型案例，掌握工作程序;把握注意事項，查看相關連接的過程形成及對管理會議的初步技能知識掌握，為做好會務服務打好基礎。

　　一、發(fā)送會議通知

　　(一)相關知識

　　1.會議的構成要素

　　(1)會議基本要素

　　(2)會議選擇要素

　　2.會議的主要種類

　　3.公司常見會議的種類與作用

　　(1)經(jīng)理例會

　　(2)部門員工例會

　　(3)股東會

　　(4)董事會

　　(5)公司年會

　　(6)客戶咨詢會

　　(7)產(chǎn)品展銷定貨會

　　(8)業(yè)務洽談會

　　(9)新產(chǎn)品新聞發(fā)布會

　　4.會議通知的內(nèi)容

　　會議通知是以召開某次會議的有關事項為內(nèi)容的文字信息。一般包括會議名稱、主持單位、會議內(nèi)容、起止時間、參加人員、會議議題、會議地點、聯(lián)絡信息、報到事宜及有關要求等。會議通知要事項周全、明確、具體;層次分明，條理清晰;語言簡明、流暢、樸實。

　　除此之外，還應包括：

　　(1)會議相關材料。如果有預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應隨會議通知寄發(fā)一份。

　　(2)回復時需要的信封、郵票等。需要回復的會議通知或預備通知還可夾入一張明信片、信封、郵票等，上面應注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時間考慮并能及時回復。

　　(3)有關票證。會議通知中可將會中使用的有關票證(人場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等)與會議通知一并發(fā)出。

　　(4)會議地點、交通工具、線路等。如果某些與會者對會議地址不熟悉，應附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達和返程日期，并標明到達會址的汽車、火車等交通工具、線路。

　　會議通知是向與會者傳遞召開會議信息的載體，是會議組織者同與會者之問會前溝通的重要渠道。傳遞會議通知是會議準備工作的重要環(huán)節(jié)。在做出了召開會議的決定以后，應將有關會議通知信息傳遞給與會者。

　　(三)工作程序

　　1.發(fā)送會議通知的方法

　　在各項會議準備工作基本就緒以后，要盡早發(fā)出會議通知，以便與會人員提前做好準備。

　　(1)口頭通知與書面通知

　　1)口頭通知。即當面或用電話通知。小型會議或與會人員集中居住的會議，適用口頭當面通知。參加人數(shù)較多而發(fā)書面通知來不及或不方便的會議，適用電話通知。

　　2)書面通知。即書面印制的通知或板報、網(wǎng)絡上發(fā)布的通知。參加人數(shù)較多或者比較重要的會議，宜發(fā)書面通知。

　　(2)正式通知和非正式通知

　　1)正式通知

　　為了規(guī)范公司的管理及運作，除了非正式會議和每日例會之外的所有會議，均應正式打印會議通知，再通過書面形式或電子郵件傳遞給有關人員，以示正規(guī)和鄭重。

　　2)非正式通知

　　非正式會議可采用非正式通知，如先發(fā)傳真或打電話，隨后再寄備忘錄或信函。也可先發(fā)電子郵件，再通過電話或回復電子郵件確認。

　　一些會議(如股東大會)在發(fā)送通知時應按規(guī)定的會議規(guī)則行事。發(fā)通知的同時應附上一份代理委托書。其他類型的會議如無法出席，也應在必要時授權代理，以保證通過決議時達到所需的法定人數(shù)。

　　2.發(fā)送會議通知的程序

　　發(fā)送會議通知的程序具體如下：

　　(1)明確會議通知發(fā)送對象和聯(lián)系方式一填寫會議通知單并準備好相關附件一選擇會議通知信息傳遞方式一確認會議通知是否送達(或收回和處理回執(zhí)單)。

　　(2)如果有預備議程、事先需準備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況，應隨信寄發(fā)一份。

　　(3)書面通知的地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時應注意不要錯裝、漏裝或漏寄。通知的封筒應醒目標出“會議通知”字樣。

　　(4)需要回復的會議通知或預備通知還可夾人一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時間考慮并能及時回復。

　　(5)對于經(jīng)常參加某類會議的部分人員，可用計算機打印出標簽或準備多套郵寄標簽，以免重復打印，對于計算機中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新。

　　(6)不管以什么方式發(fā)出的會議通知，都應抓住確認回復環(huán)節(jié)，以確保會議信息能夠按時、完整地傳達給與會者。

　　(7)可將會中使用的有關票證(入場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等)與會議通知一并發(fā)出。

　　(8)如果某些與會者對會議地址不熟悉，應附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達和返程日期，并標明到達會址的汽車、火車等交通工具、線路。

　　(9)會議通知樣本要作為檔案收存。

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