2013年秘書(shū)資格考試四級(jí)復(fù)習(xí)之會(huì)議紀(jì)要

    會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容和要求：會(huì)議結(jié)束后，要運(yùn)用會(huì)議紀(jì)要的形式，將會(huì)議的情況及議定事項(xiàng)記載下來(lái)，并要傳達(dá)給與會(huì)單位的有關(guān)人員，使他們對(duì)某個(gè)會(huì)議有共同的認(rèn)識(shí)與行動(dòng)方向，以利于貫徹執(zhí)行，這就需要編發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1.整理.編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽字后及時(shí)打印成文會(huì)議紀(jì)要是記載和傳達(dá)會(huì)議情況及其議定事項(xiàng)的書(shū)面材料，是在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上，分析、綜合、提煉而成，用來(lái)概括反映會(huì)議精神和會(huì)議成果的文件。會(huì)議紀(jì)要的作用是對(duì)上可以匯報(bào)工作，對(duì)下可以指導(dǎo)工作，對(duì)平級(jí)可以互通信息。有些會(huì)議紀(jì)要需要經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并簽署，如協(xié)調(diào)性會(huì)議紀(jì)要，但大部分會(huì)議紀(jì)要是在會(huì)議結(jié)束后為了傳達(dá)會(huì)議精神而擬寫(xiě)。會(huì)議紀(jì)要不同于會(huì)議記錄，記錄是如實(shí)記載;紀(jì)要?jiǎng)t是根據(jù)會(huì)議的宗旨，用準(zhǔn)確而精煉的語(yǔ)言綜合記敘議事要點(diǎn)和決定事項(xiàng)，它是在記錄的基礎(chǔ)上進(jìn)一步分析、綜合、提煉而成的文件。(格式見(jiàn)文書(shū)擬寫(xiě)與處理)

　　(1)會(huì)議紀(jì)要的種類(lèi)

　　1)辦公會(huì)議紀(jì)要。記載和傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的辦公會(huì)議決定和決議事項(xiàng)。如其中涉及有關(guān)部門(mén)的工作，可將會(huì)議紀(jì)要發(fā)給他們，并要求其執(zhí)行。

　　2)工作會(huì)議紀(jì)要。用以傳達(dá)重要的工作會(huì)議的主要精神和議定事項(xiàng)，有較強(qiáng)的政策性和指示性。

　　3)協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要。即用于記載協(xié)調(diào)性會(huì)議所取得的共識(shí)以 及議定事項(xiàng)，對(duì)與會(huì)各方有一定的約束力。

　　4)研討會(huì)議紀(jì)要。即記載研究討論性或總結(jié)交流性會(huì)議的情況。這類(lèi)會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)作要求全面客觀，除反映主流意見(jiàn)外，如有不同意見(jiàn)，也應(yīng)整理進(jìn)去。

　　(2)會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容

　　1)會(huì)議情況簡(jiǎn)述。包括召開(kāi)會(huì)議的根據(jù)、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、會(huì)議討論的問(wèn)題以及會(huì)議的成果。

　　2)對(duì)會(huì)議主要精神的闡發(fā)。這是會(huì)議紀(jì)要的主體部分。

　　(3)會(huì)議紀(jì)要的擬寫(xiě)要求

　　經(jīng)過(guò)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議的正式文件。這種文件應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)短扼要、觀點(diǎn)鮮明、確切說(shuō)明事項(xiàng)，不必發(fā)表議論和交代情況。具體有以下3點(diǎn)：

　　1)實(shí)事求是，忠于會(huì)議實(shí)際。

　　2)內(nèi)容要集中概括，去蕪取菁，提煉歸納。

　　3)要有條理，眉目清楚，使人一目了然。

　　2.印制并分發(fā)給有關(guān)部門(mén)有關(guān)人員或歸檔保存

　　需要上報(bào)或下發(fā)的會(huì)議決議等，要抓緊印制并分發(fā)傳遞。會(huì)議紀(jì)要寫(xiě)好核定后，就要發(fā)給有關(guān)方面執(zhí)行。如果會(huì)議決定的事項(xiàng)涉及到有關(guān)部門(mén)，可以將會(huì)議紀(jì)要發(fā)給他們，也可以由秘書(shū)部門(mén)從會(huì)議紀(jì)要上摘錄出有關(guān)內(nèi)容后通知他們。

　　印發(fā)會(huì)議紀(jì)要只限于日常工作會(huì)議，對(duì)于大型的會(huì)議和專(zhuān)業(yè)會(huì)議，因?yàn)槎加姓轿募蜎Q議，一般不再印發(fā)會(huì)議紀(jì)要和決辦事項(xiàng)通知之類(lèi)的文件。

　　3.會(huì)議紀(jì)要按印發(fā)范圍和查看等級(jí)分發(fā)

　　會(huì)議紀(jì)要未發(fā)出之前，會(huì)議還不能算結(jié)束。所以，秘書(shū)在擬定會(huì)議紀(jì)要后，應(yīng)及時(shí)做好會(huì)議紀(jì)要的印發(fā)工作。

　　1)確定印發(fā)范圍。秘書(shū)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和紀(jì)要的內(nèi)容來(lái)確定會(huì)議紀(jì)要的印發(fā)范圍。

　　2)確認(rèn)接收者。秘書(shū)應(yīng)根據(jù)會(huì)議紀(jì)要的印發(fā)范圍，發(fā)送到相應(yīng)接收者手中，并落實(shí)接收者簽字確認(rèn)。

　　3)簽發(fā)會(huì)議執(zhí)行。秘書(shū)在確認(rèn)接收者后，將接收者簽字確認(rèn)的會(huì)議紀(jì)要加以校對(duì)，經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)簽字后統(tǒng)一印刷，蓋章后發(fā)給會(huì)議決策執(zhí)行人。如果會(huì)上取得一致的決策沒(méi)有進(jìn)一步的實(shí)施，印發(fā)會(huì)議紀(jì)要就顯得毫無(wú)意義。

　　(二)示例分析

　　印發(fā)會(huì)議紀(jì)要

　　為期兩周的職工代表大會(huì)結(jié)束后，秘書(shū)鐘苗馬上著手進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)工作。第二天即下發(fā)到公司各部門(mén)，并要求各部門(mén)將會(huì)議精神傳達(dá)到每一位員工。沒(méi)幾天，公司上下議論紛紛，對(duì)其中涉及自身利益的條文感到非常不滿意。意見(jiàn)很快反映到領(lǐng)導(dǎo)那里，領(lǐng)導(dǎo)把鐘苗叫去問(wèn)情況，鐘秘書(shū)一臉無(wú)辜。

　　點(diǎn)評(píng)：為完整、準(zhǔn)確傳達(dá)貫徹會(huì)議精神，使會(huì)議決定的事項(xiàng)得到認(rèn)真落實(shí)，日常工作會(huì)議后，一般都應(yīng)印發(fā)會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議決定辦理事項(xiàng)通知。會(huì)議紀(jì)要印發(fā)范圍應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和紀(jì)要內(nèi)容確定。撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的人必須熟悉整個(gè)會(huì)議情況，客觀如實(shí)地反映會(huì)議的精神。會(huì)議紀(jì)要的初稿寫(xiě)出來(lái)后，最好征求一下與會(huì)人員的意見(jiàn)，以便加以補(bǔ)充和修改，使之更加完善，然后印發(fā)給有關(guān)單位貫徹執(zhí)行。會(huì)議紀(jì)要按印發(fā)范圍和查看等級(jí)分發(fā)。

　　(三)工作程序

　　會(huì)議紀(jì)要工作程序：完善會(huì)議記錄一起草、編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要一確定印發(fā)范圍一接收者確認(rèn)一領(lǐng)導(dǎo)簽字一打印成文一印制、分發(fā)或歸檔保存。

　　秘書(shū)要完善會(huì)議記錄，對(duì)于不清楚、不明白、空缺的內(nèi)容，要在會(huì)后立即請(qǐng)教發(fā)言人進(jìn)行完善。為完整、準(zhǔn)確地傳達(dá)、執(zhí)行會(huì)議決定，使會(huì)議決定的事項(xiàng)得以具體落實(shí)，需要在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上加工整理成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要的印發(fā)范圍是根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和紀(jì)要的內(nèi)容來(lái)確定的。秘書(shū)需要將接收者簽字確認(rèn)的會(huì)議記錄加以校對(duì)，經(jīng)由領(lǐng)導(dǎo)簽字后印刷，蓋章后發(fā)給會(huì)議決策執(zhí)行人，使得會(huì)議決策得以實(shí)施。

　　(四)注意事項(xiàng)

　　會(huì)議紀(jì)要印發(fā)范圍應(yīng)根據(jù)會(huì)議性質(zhì)和紀(jì)要的內(nèi)容確定。

　　(1)絕密級(jí)會(huì)議紀(jì)要只印發(fā)與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)。

　　(2)一般級(jí)會(huì)議紀(jì)要可印發(fā)與會(huì)人員，并視情況加發(fā)會(huì)議內(nèi)容、決定涉及的部門(mén)。

　　(3)有些保密性強(qiáng)，不需部門(mén)知道紀(jì)要全部?jī)?nèi)容，只需他們知道有關(guān)會(huì)議決定事項(xiàng)的，印發(fā)會(huì)議決定事項(xiàng)通知，即決辦通知。會(huì)議紀(jì)要、決辦通知都要標(biāo)明密級(jí)，進(jìn)行編號(hào)。

　　(五)相關(guān)鏈接

　　決辦通知

　　決辦通知是指會(huì)議決定辦理事項(xiàng)的通知，它的作用是貫徹會(huì)議精神，使會(huì)議的決定事項(xiàng)能夠得到及時(shí)執(zhí)行。決辦通知有的寫(xiě)明會(huì)議決定辦理的全部事項(xiàng)，印發(fā)各單位后，由各單位根據(jù)通知精神與本單位的責(zé)任，辦理應(yīng)該由本單位辦理的事項(xiàng);有的則具體指明各單位應(yīng)辦理的事項(xiàng)和各自所負(fù)的責(zé)任。