2013年秘書資格考試四級復習之會議紀要

    會議紀要的內(nèi)容和要求：會議結束后，要運用會議紀要的形式，將會議的情況及議定事項記載下來，并要傳達給與會單位的有關人員，使他們對某個會議有共同的認識與行動方向，以利于貫徹執(zhí)行，這就需要編發(fā)會議紀要。

　　(一)相關知識

　　1.整理.編寫會議紀要，并經(jīng)領導簽字后及時打印成文會議紀要是記載和傳達會議情況及其議定事項的書面材料，是在會議記錄的基礎上，分析、綜合、提煉而成，用來概括反映會議精神和會議成果的文件。會議紀要的作用是對上可以匯報工作，對下可以指導工作，對平級可以互通信息。有些會議紀要需要經(jīng)會議討論通過并簽署，如協(xié)調(diào)性會議紀要，但大部分會議紀要是在會議結束后為了傳達會議精神而擬寫。會議紀要不同于會議記錄，記錄是如實記載;紀要則是根據(jù)會議的宗旨，用準確而精煉的語言綜合記敘議事要點和決定事項，它是在記錄的基礎上進一步分析、綜合、提煉而成的文件。(格式見文書擬寫與處理)

　　(1)會議紀要的種類

　　1)辦公會議紀要。記載和傳達領導的辦公會議決定和決議事項。如其中涉及有關部門的工作，可將會議紀要發(fā)給他們，并要求其執(zhí)行。

　　2)工作會議紀要。用以傳達重要的工作會議的主要精神和議定事項，有較強的政策性和指示性。

　　3)協(xié)調(diào)會議紀要。即用于記載協(xié)調(diào)性會議所取得的共識以 及議定事項，對與會各方有一定的約束力。

　　4)研討會議紀要。即記載研究討論性或總結交流性會議的情況。這類會議紀要的寫作要求全面客觀，除反映主流意見外，如有不同意見，也應整理進去。

　　(2)會議紀要的內(nèi)容

　　1)會議情況簡述。包括召開會議的根據(jù)、目的、時間、地點、與會人員、會議討論的問題以及會議的成果。

　　2)對會議主要精神的闡發(fā)。這是會議紀要的主體部分。

　　(3)會議紀要的擬寫要求

　　經(jīng)過領導簽發(fā)的會議紀要是會議的正式文件。這種文件應當簡短扼要、觀點鮮明、確切說明事項，不必發(fā)表議論和交代情況。具體有以下3點：

　　1)實事求是，忠于會議實際。

　　2)內(nèi)容要集中概括，去蕪取菁，提煉歸納。

　　3)要有條理，眉目清楚，使人一目了然。

　　2.印制并分發(fā)給有關部門有關人員或歸檔保存

　　需要上報或下發(fā)的會議決議等，要抓緊印制并分發(fā)傳遞。會議紀要寫好核定后，就要發(fā)給有關方面執(zhí)行。如果會議決定的事項涉及到有關部門，可以將會議紀要發(fā)給他們，也可以由秘書部門從會議紀要上摘錄出有關內(nèi)容后通知他們。

　　印發(fā)會議紀要只限于日常工作會議，對于大型的會議和專業(yè)會議，因為都有正式文件和決議，一般不再印發(fā)會議紀要和決辦事項通知之類的文件。

　　3.會議紀要按印發(fā)范圍和查看等級分發(fā)

　　會議紀要未發(fā)出之前，會議還不能算結束。所以，秘書在擬定會議紀要后，應及時做好會議紀要的印發(fā)工作。

　　1)確定印發(fā)范圍。秘書應該根據(jù)會議的性質(zhì)和紀要的內(nèi)容來確定會議紀要的印發(fā)范圍。

　　2)確認接收者。秘書應根據(jù)會議紀要的印發(fā)范圍，發(fā)送到相應接收者手中，并落實接收者簽字確認。

　　3)簽發(fā)會議執(zhí)行。秘書在確認接收者后，將接收者簽字確認的會議紀要加以校對，經(jīng)由領導簽字后統(tǒng)一印刷，蓋章后發(fā)給會議決策執(zhí)行人。如果會上取得一致的決策沒有進一步的實施，印發(fā)會議紀要就顯得毫無意義。

　　(二)示例分析

　　印發(fā)會議紀要

　　為期兩周的職工代表大會結束后，秘書鐘苗馬上著手進行會議紀要的撰寫工作。第二天即下發(fā)到公司各部門，并要求各部門將會議精神傳達到每一位員工。沒幾天，公司上下議論紛紛，對其中涉及自身利益的條文感到非常不滿意。意見很快反映到領導那里，領導把鐘苗叫去問情況，鐘秘書一臉無辜。

　　點評：為完整、準確傳達貫徹會議精神，使會議決定的事項得到認真落實，日常工作會議后，一般都應印發(fā)會議紀要和會議決定辦理事項通知。會議紀要印發(fā)范圍應根據(jù)會議性質(zhì)和紀要內(nèi)容確定。撰寫會議紀要的人必須熟悉整個會議情況，客觀如實地反映會議的精神。會議紀要的初稿寫出來后，最好征求一下與會人員的意見，以便加以補充和修改，使之更加完善，然后印發(fā)給有關單位貫徹執(zhí)行。會議紀要按印發(fā)范圍和查看等級分發(fā)。

　　(三)工作程序

　　會議紀要工作程序：完善會議記錄一起草、編寫會議紀要一確定印發(fā)范圍一接收者確認一領導簽字一打印成文一印制、分發(fā)或歸檔保存。

　　秘書要完善會議記錄，對于不清楚、不明白、空缺的內(nèi)容，要在會后立即請教發(fā)言人進行完善。為完整、準確地傳達、執(zhí)行會議決定，使會議決定的事項得以具體落實，需要在會議記錄的基礎上加工整理成會議紀要。會議紀要的印發(fā)范圍是根據(jù)會議的性質(zhì)和紀要的內(nèi)容來確定的。秘書需要將接收者簽字確認的會議記錄加以校對，經(jīng)由領導簽字后印刷，蓋章后發(fā)給會議決策執(zhí)行人，使得會議決策得以實施。

　　(四)注意事項

　　會議紀要印發(fā)范圍應根據(jù)會議性質(zhì)和紀要的內(nèi)容確定。

　　(1)絕密級會議紀要只印發(fā)與會領導。

　　(2)一般級會議紀要可印發(fā)與會人員，并視情況加發(fā)會議內(nèi)容、決定涉及的部門。

　　(3)有些保密性強，不需部門知道紀要全部內(nèi)容，只需他們知道有關會議決定事項的，印發(fā)會議決定事項通知，即決辦通知。會議紀要、決辦通知都要標明密級，進行編號。

　　(五)相關鏈接

　　決辦通知

　　決辦通知是指會議決定辦理事項的通知，它的作用是貫徹會議精神，使會議的決定事項能夠得到及時執(zhí)行。決辦通知有的寫明會議決定辦理的全部事項，印發(fā)各單位后，由各單位根據(jù)通知精神與本單位的責任，辦理應該由本單位辦理的事項;有的則具體指明各單位應辦理的事項和各自所負的責任。