2013年秘書資格考試四級(jí)復(fù)習(xí)之會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算

　　三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算的方法

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　會(huì)議經(jīng)費(fèi)的結(jié)算是辦會(huì)者在會(huì)議結(jié)束后對(duì)整個(gè)經(jīng)費(fèi)使用情況即會(huì)議開支費(fèi)用的結(jié)算。會(huì)議經(jīng)費(fèi)的結(jié)算依據(jù)是會(huì)前經(jīng)費(fèi)預(yù)算(見會(huì)前籌備)。會(huì)議召開之前應(yīng)擬定會(huì)議開支預(yù)算(見會(huì)前籌備)，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)。準(zhǔn)備專門賬冊(cè)，對(duì)會(huì)議的各項(xiàng)開支進(jìn)行詳細(xì)記錄。會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議財(cái)務(wù)工作人員、秘書應(yīng)按照經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定的預(yù)算進(jìn)行決算。一切會(huì)議都宜遵循勤儉節(jié)約的原則，精打細(xì)算，盡量減少不必要的開支，又要保證會(huì)議的質(zhì)量和檔次。超過(guò)預(yù)算指標(biāo)，又無(wú)正當(dāng)理由的不予報(bào)銷。要做好會(huì)議經(jīng)費(fèi)的結(jié)算工作，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并向財(cái)務(wù)部門報(bào)銷。

　　1.會(huì)議的收費(fèi)與付費(fèi)方法

　　(1)收款的方法與時(shí)機(jī)。有些會(huì)議是要由與會(huì)人員向主辦方支付一些必要的費(fèi)用(如資料費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)等)，所以應(yīng)注意如下事項(xiàng)：

　　1)應(yīng)在會(huì)議通知或預(yù)訂表格中，詳細(xì)注明收費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)和方法。

　　2)應(yīng)注明與會(huì)人員可采用的支付方式(如現(xiàn)金、支票、信用卡等)。

　　3)如用信用卡收費(fèi)，應(yīng)問(wèn)清姓名、卡號(hào)、有效期等。

　　4)開具發(fā)票的工作人員事先要與財(cái)務(wù)部門確定正確的收費(fèi)開票程序，不能出任何差錯(cuò)。另外，如果有些項(xiàng)目無(wú)法開具正式發(fā)票時(shí)，應(yīng)與會(huì)議代表協(xié)商，開具收據(jù)或證明。

　　(2)付款的方法和時(shí)間表。

　　2.會(huì)議付費(fèi)的要求

　　(1)會(huì)議經(jīng)費(fèi)的名稱要規(guī)范。

　　(2)遵守公司零用現(xiàn)金、消費(fèi)價(jià)格及用品報(bào)銷的各種財(cái)務(wù)制度和規(guī)定。

　　(二)示例分析

　　開具發(fā)票時(shí)有出入怎么辦

　　公司員工小張去某城市參加全國(guó)電子產(chǎn)品交流會(huì)，會(huì)期一周。按照會(huì)議通知，他交了l 600、元的會(huì)務(wù)費(fèi)，組織方開具了發(fā)票。小張回來(lái)報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)處說(shuō)發(fā)票無(wú)效不予報(bào)銷，原因是發(fā)票上缺少財(cái)務(wù)章。小張馬上與會(huì)務(wù)組織方聯(lián)系，幾經(jīng)周折才聯(lián)系上，對(duì)方稱他們的發(fā)票是正式的，不可能沒有財(cái)務(wù)章。讓小張將發(fā)票寄給他們，如果確實(shí)有問(wèn)題愿意承擔(dān)責(zé)任。

　　點(diǎn)評(píng)：發(fā)票是報(bào)銷的憑證。發(fā)票開具應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限和順序，逐欄、全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋單位財(cái)務(wù)印章和發(fā)票專用章。不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證，任何單位和個(gè)人有權(quán)拒收。任何單位和個(gè)人不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票;沒有經(jīng)過(guò)稅務(wù)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，不得拆本使用發(fā)票;不得自行擴(kuò)大專業(yè)發(fā)票使用范圍。禁止倒買倒賣發(fā)票、發(fā)票監(jiān)制章和發(fā)票防偽專用品。

　　(三)工作程序

　　結(jié)算會(huì)議開支費(fèi)用的程序如下：通知與會(huì)人員結(jié)算時(shí)間地點(diǎn)一清點(diǎn)費(fèi)用支出發(fā)票一核實(shí)發(fā)票一填寫報(bào)銷單、將發(fā)票貼于報(bào)銷單背面一請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字一到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷一與相關(guān)部門及人員結(jié)清費(fèi)用。

　　秘書要提醒與會(huì)人員結(jié)清食宿、會(huì)務(wù)等相關(guān)費(fèi)用。會(huì)議一結(jié)束，應(yīng)及時(shí)清點(diǎn)整個(gè)會(huì)議費(fèi)用的實(shí)際支出，對(duì)照會(huì)前經(jīng)費(fèi)預(yù)算，逐筆賬目進(jìn)行核點(diǎn)。填寫報(bào)銷單，按報(bào)銷要求將發(fā)票用膠水粘貼在報(bào)銷單背面。請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字即可去財(cái)務(wù)處報(bào)銷。一定要結(jié)清所有人的費(fèi)用。將經(jīng)費(fèi)使肘隋況向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

　　(四)注意事項(xiàng)

　　(1)開具會(huì)議住宿費(fèi)發(fā)票時(shí)，需要向賓館酒店索取蓋有酒店章的正式發(fā)票，保證開立的發(fā)票與收取的會(huì)務(wù)費(fèi)相等。發(fā)票的服務(wù)項(xiàng)目一欄如何填寫需要詢問(wèn)賓館酒店，以利于賓館酒店的賬目管理。

　　(2)住宿費(fèi)一般不包括使用房間的長(zhǎng)途電話費(fèi)、客房小酒吧、在酒店簽單的費(fèi)用。會(huì)議主辦方如果所收取的會(huì)務(wù)費(fèi)不包括這些額外的開支，又不希望這些開銷帶來(lái)不必要的麻煩，可以事先要求賓館酒店撤掉這些服務(wù)項(xiàng)目或與與會(huì)人員說(shuō)清楚。

　　(五)相關(guān)鏈接

　　1.會(huì)議成本

　　廣義上講，會(huì)議成本包括時(shí)間成本、金錢成本和機(jī)會(huì)成本。

　　狹義上講，會(huì)議成本主要指直接經(jīng)費(fèi)支出。直接會(huì)議費(fèi)用=會(huì)場(chǎng)租用及布置費(fèi)+會(huì)議設(shè)備租用費(fèi)+會(huì)議郵電通訊費(fèi)+會(huì)議培訓(xùn)費(fèi)+會(huì)議交通參觀費(fèi)+會(huì)議食宿費(fèi)+會(huì)議資料費(fèi)+會(huì)議宣傳交際費(fèi)+紀(jì)念品購(gòu)置費(fèi)+水電費(fèi)+其他符合規(guī)定的雜支費(fèi)等。

　　2.會(huì)議財(cái)務(wù)管理應(yīng)遵循的原則

　　(1)遵守制度，嚴(yán)格手續(xù)。這是會(huì)議財(cái)務(wù)管理最基本的原則。會(huì)議經(jīng)費(fèi)要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，收取會(huì)議費(fèi)的數(shù)額要經(jīng)過(guò)研究以及有關(guān)負(fù)責(zé)人的批準(zhǔn)，收費(fèi)要開具正式發(fā)票，支出要有正式收據(jù)，發(fā)放補(bǔ)貼、支取現(xiàn)金要填寫現(xiàn)金領(lǐng)取單。此外對(duì)購(gòu)買物品的數(shù)量、金額要認(rèn)真審核，避免款物不符。

　　(2)量人為出，收支平衡。會(huì)議經(jīng)費(fèi)的收入來(lái)源通常有上級(jí)撥款、本部門專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、企事業(yè)單位贊助，以及收取會(huì)議費(fèi)等。要根據(jù)收入與各項(xiàng)活動(dòng)支出做好預(yù)算，并嚴(yán)格按預(yù)算支出費(fèi)用，做到收支平衡，避免入不敷出，或當(dāng)用不用，結(jié)余太多。

　　為保證經(jīng)費(fèi)支出條理清楚，可建一臨時(shí)性賬目，待會(huì)議結(jié)束、結(jié)算清楚后，按有關(guān)財(cái)務(wù)管理的規(guī)定報(bào)賬。

　　(3)精打細(xì)算，厲行節(jié)約。會(huì)議申報(bào)經(jīng)費(fèi)時(shí)，要根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容、規(guī)格、會(huì)期、范圍等，對(duì)所有收入與支出逐項(xiàng)精心核算。