2013年秘書資格考試四級復習之會后落實(二)

　　2.會議文件的立卷歸檔

　　會議文件資料的立卷歸檔是指會議結束后依據(jù)會議文件的內(nèi)在聯(lián)系加以整理，分門別類地組成一個或一套案卷，歸入檔案。這是將現(xiàn)行會議文件轉化為檔案的重要步驟，是檔案工作的基礎。

　　(1)會議文件立卷歸檔的意義。在會議文件完成了現(xiàn)行使命，即它們被閱辦討論之后，由于它們記載了公司的工作活動，在此后的工作實踐中可能需要經(jīng)常找出來作對照、作參考，因而具有查考作用。這說明會議文件具有史料性特點，有立卷歸檔的必要性。同時，為了便于管理和查找檔案，也要求會議文件先立卷而后進入檔案保管。搞好會議文件的立卷歸檔工作，

　　對于科學保管和方便利用檔案具有重要意義。主要有以下4點：

　　1)保持會議文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找利用。公司的日常會議過程中討論和形成的文件種類、數(shù)量繁多，每份文件都有特定的使命和作用。在同一個會議中，必然要涉及和形成許多文件，它們之間有著密切的聯(lián)系，不僅需要把具有查考價值的全部會議文件完整地保存下來，而且還要依照它們之間的歷史聯(lián)系，科學地加以整理、鑒定、區(qū)分，組成案卷。這樣才能夠很好地反映公司活動的歷史面貌，并便于查考和利用。

　　2)保持歷史的真實面貌，反映工作的客觀進程。會議文件是公司活動的第一手珍貴的歷史記錄，是公司會議活動的真實記載，通過立卷歸檔，完整地將會議文件收集保存下來，可以真實地體現(xiàn)公司的工作進程和歷史面貌。

　　3)保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管。會議文件內(nèi)容廣泛，數(shù)量很多，如不加以系統(tǒng)整理，不僅不便于使用，而且容易磨損散失，特別是零散的會議文件按～定的規(guī)格要求立卷，裝訂成冊，可以避免文件破損和散失、丟失和泄密，有利于保存和管理。 -

　　4)保證會議秘書工作的聯(lián)系性，為檔案工作奠定基礎。公司的文件是公司檔案的來源，會議秘書部門將討論完畢的文件立卷，算是完成了文書處理工作。案卷移交給檔案部門以后，會議文件便從運轉過程進入了檔案管理階段。所以，立卷是檔案部門的工作對象，立卷工作是檔案工作的基礎，立卷的質量直接影響檔案的質量。

　　(2)會議文件立卷歸檔的范圍和分工。公司曰常處理的會議文件很多。在眾多會議文件中，絕大多數(shù)需要留作查考，但其中也有少數(shù)沒有查考價值，這就需要明確規(guī)定會議文件立卷歸檔范圍，以確保有保存價值的會議文件資料能完整地立卷保存，做到既不遺漏，又不重復龐雜。同時還應明確立卷歸檔分工，避免遺漏和不必要的重復。會議文件的立卷歸檔要嚴格遵守檔案制度，要把會議過程中的一整套文件資料進行分類歸檔。

　　1)會議文件立卷歸檔范圍

　　①根據(jù)國家檔案局有關規(guī)定，會議文件立卷歸檔范圍是：

　　◆與會人員大會、與會人員會議、各種例行會議、工作會議和其他各種會議所形成的全部會議正式文件資料，如決定、決議、指示、計劃、報告、開幕詞、閉幕詞等及其復印稿。

　　◆上述會議的參考文件資料。

　　◆上述會議的出席、列席、分組名單。

　　◆上述會議的議程、日程和程序。

　　◆上述會議的書面通知、來往重要電報、電話記錄等。

　　◆上述會議的會議記錄、發(fā)言稿、簡報、快報、紀要及其復印稿。

　　◆領導在上述會議上的報告、講話、談話及其復印稿。

　　◆上述會議的選舉材料。

　　◆上述會議有關的圖表、照片、錄音帶、錄像帶等。

　　◆上述會議的證件。

　　◆上述會議的記事表。

　　◆上述會議的總結情況。

　　◆會議總結。

　　◆與會人員名單、聯(lián)系方式。

　　◆其他有關資料。

　　此外，對于外出開會帶回來的重要的、有價值的文件資料，也應立卷歸檔。

　?、诓恍枰⒕須w檔的會議文件資料。根據(jù)《國家檔案局關于幾項不歸檔的文書材料的銷毀暫行規(guī)定》，下列會議文件資料不需立卷歸檔：

　　◆重份文件。對于一式多份的會議文件資料，只須保留一兩份，其他多余份數(shù)不必保存。

　　◆事務性、臨時性、沒有查考價值的文件資料，如召開一般業(yè)務性會議的臨時通知等。

　　◆未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿，文件資料起草人在構思撰寫過程中起草的未成文、未經(jīng)審批的提綱、素材、底稿等，不需立卷歸檔。但重要會議討論的關于法律、法令、指示等立法性文件資料，領導指導性文件和其他屬于政策方針、長遠計劃等方面的文件的定稿和歷次修正稿均須保存。

　　◆內(nèi)容被其他文件包括的文件資料。

　　對于上述無須立卷歸檔的文件資料，可以進行簡單的整理、登記，按照文件銷毀手續(xù)銷毀。

　　2)會議文件立卷歸檔分工。進行立卷歸檔分工是為了避免公司不同部門之間會議文件資料立卷發(fā)生不必要的遺漏或重復。

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