2013年三級秘書資格實務(wù)重點知識（13）

　　6、不同辦公模式的特點

　　(1)在家辦公。優(yōu)點：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費的時間，更靈活的管理自己的時間，減少交通的擁擠、污染和費用。缺點：需計算機(jī)和電話以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業(yè)人員及社會的聯(lián)系。

　　(2)彈性時間。優(yōu)點：時間靈活，更好的安排工作時間，提高效率。缺點：難以監(jiān)督員工

　　(3)遠(yuǎn)程工作。優(yōu)點：減少總部辦公空間的開銷，工作時間更靈活。缺點：加大了對員工監(jiān)督和控制的難度。

　　(4)虛擬辦公。優(yōu)點：減少工作空間和辦公用品的耗費，信息能夠存儲、歸檔和通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)發(fā)送。缺點：難以控制任務(wù)和信息的質(zhì)量，難于管制網(wǎng)絡(luò)以及信息的安全保密。

　　(5)兼職工作。優(yōu)點：兼職人員可控制自己的工作時間和多份工作，充分發(fā)揮自己的專長。缺點：控制和監(jiān)督員工較難，難以控制工作量及報酬。

　　(6)定期合同制。優(yōu)點：能靈活聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動力，效率高。缺點：難以控制員工對企業(yè)的忠誠，缺乏工作保障。

　　(7)交替工作。優(yōu)點：能激勵工作人員。缺點：交接不當(dāng)，會出現(xiàn)工作混亂。

　　(8)臨時辦公桌。優(yōu)點：節(jié)省資金也節(jié)省了員工的時間。缺點：員工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。

　　7、選擇辦公模式的工作程序

　　(1)深入調(diào)查現(xiàn)有辦公模式所面臨的問題

　　(2)根據(jù)調(diào)查結(jié)果確定相應(yīng)的新型辦公模式

　　(3)根據(jù)新的模式要求制定管理監(jiān)督的標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)權(quán)利相結(jié)合的分配制度

　　(4)先在部分部門實行取得經(jīng)驗，逐步推廣新模式

　　(5)不斷根據(jù)本企業(yè)特點完善新模式，評估啟用新模式的得失

　　8、設(shè)計辦公室的工作程序

　　(1)分析不同部門業(yè)務(wù)特點對于辦公條件的要求

　　(2)設(shè)計平面圖

　　(3)選擇辦公家具、設(shè)施和裝飾

　　(4)采光、溫度和通風(fēng)

　　9、改進(jìn)辦公事務(wù)工作程序

　　(1)定義一個需要加以分析和改進(jìn)的流程

　　(2)確定衡量流程的關(guān)鍵指標(biāo)并對該流程進(jìn)行評價

　　(3)尋找所存在問題和差距的原因

　　(4)根據(jù)以上分析提出可行的改進(jìn)方案

　　(5)實施改進(jìn)方案

　　10、改進(jìn)辦公事務(wù)的流程

　　(1)確定問題

　　(2)分析有關(guān)資料

　　(3)確定造成問題的可能的原因

　　(4)提出可能的解決方案

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