2014年秘書資格五級事務(wù)管理復(fù)習(xí):接打電話

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　　接打電話

　　(一)相關(guān)知識

　　1.接打電話的基本要求

　　(1)態(tài)度禮貌、友好

　　(2)聲音積極、自然

　　(3)通話簡潔、高效

　　2.電話擺放位置

　　龜話機(jī)應(yīng)該放在最容易拿到、最方便使用的地方。如果是習(xí)慣用右手寫字，電話機(jī)就應(yīng)該放在辦公桌的左邊。當(dāng)來電話時(shí)，左手拿話筒，右手拿筆作記錄，很方便。

　　(二)示例分析

　　宏遠(yuǎn)公司秘書初萌剛一上班電話鈴就響了，她拿起聽筒：

　　“你好!宏遠(yuǎn)公司?！?/P>

　　對方：“初萌嗎?”

　　“對啊。”

　　“怎么聽著不像啊!我是四達(dá)公司的小趙。你病了嗎?”

　　“沒有，沒什么事?！?/P>

　　“那你昨天下半夜看世界杯了吧?”

　　初萌用手使勁搓著臉：“嗯，是精神不太好……”

　　點(diǎn)評：秘書接聽電話的聲音能反映個(gè)人的精神風(fēng)貌，在工作中，即使再忙也應(yīng)先調(diào)整好精神，用愉快的語調(diào)接聽電話，因?yàn)檫@也是一個(gè)公司對外形象的表現(xiàn)。

　　(三)操作步驟

　　1.接電話的步驟

　　(1)電話鈴響三聲之內(nèi)應(yīng)該拿起話筒，即“鈴響不過三”。

　　但是只響一聲甚至一聲都沒有響完馬上就接，對方心理多半沒有準(zhǔn)備，而且電話也可能還沒接通;在響兩聲到三聲的時(shí)候接起來是最正常的。如果電話已經(jīng)響了四五聲才拿起來，就算接遲了，此時(shí)應(yīng)該說的第一句話就是：“對不起，讓您久等了!”

　　(2)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)接起電話，應(yīng)對的第一句話應(yīng)該是問候語一一“你好”或“早上好”、“下午好”，然后是“自報(bào)家門”：對外部來電報(bào)單位名稱，如“××公司”;對內(nèi)部來電則直接說“X X部”。這樣的應(yīng)答暗示給對方的意思就是“我們歡迎你”，而且對方還能馬上知道自己的撥號是否正確。

　　(3)在對方說話的時(shí)候，我們要給以反饋信號，適時(shí)回應(yīng)，如“是的”、“好，我明白了”、“對不起，我沒聽清，您能再說一遍嗎?”等。

　　(4)如果電話掉線，應(yīng)該把電話機(jī)掛上等待。在這種情況下，主動撥打電話的一方應(yīng)該再次重?fù)堋?/P>

　　(5)前臺秘書轉(zhuǎn)接外線電話時(shí)，語速要適中，吐字要清晰，語調(diào)要積極熱情，即向?qū)Ψ酵▓?bào)單位名稱的時(shí)候，尾音要上揚(yáng)，而不要下沉或模糊不清。即使在即將下班時(shí)也不能顯出疲勞的聲音。

　　(6)如何處理同時(shí)打來的幾個(gè)電話

　?、僬堈诮徽劦囊环缴缘?，告訴他有電話打進(jìn)來，需要馬上處理。

　?、谘杆俳勇犃硪徊侩娫?，快速處理完，趕陜回到第一個(gè)電話上。

　　③如果第二個(gè)電話一時(shí)不能處理完，也不屬于緊急內(nèi)容，則應(yīng)該告訴他還有一個(gè)電話沒有結(jié)束，建議一會兒再給他回電話;然后馬上回到第一個(gè)電話上。如果第二個(gè)電話是緊急的事情，則要馬上向第一個(gè)來電者道歉，建議他先掛上電話稍等或快速處理完第一個(gè)電話。無論怎樣，回到第一個(gè)電話時(shí)，都要向來電者致歉。

　　(7)上司或同事不在時(shí)的應(yīng)對

　　2.打電話的基本步驟。

　　(1)提高效率。最好把一天之中需要撥打的電話集中在一起，選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)段撥出。

　　(2)適時(shí)撥出。非緊急電話，一般不要選擇上班后半小時(shí)、下班前半小時(shí)及午餐時(shí)間打出。

　　(3)寫下要點(diǎn)。內(nèi)容比較復(fù)雜的電話，應(yīng)該先把要點(diǎn)記在紙上，以免通話時(shí)遺漏。

　　(4)控制時(shí)間。盡量把一次通話時(shí)間控制在3分鐘之內(nèi)。如果由于內(nèi)容較多，預(yù)計(jì)將超出3分鐘，則應(yīng)該先與對方商量：“可能會占用您比較長的時(shí)間，您現(xiàn)在方便嗎?”

　　(5)自報(bào)家門。電話接通以后，應(yīng)該馬上清晰地報(bào)上自己的姓名和單位，即使是熟人也要如此。不要讓對方猜測來電話者到底是誰。

　　(6)以問候開始，以感謝結(jié)束。因?yàn)檎加昧藢Ψ降臅r(shí)間，所以要在通話結(jié)束前向?qū)Ψ奖硎靖兄x：“占用了您的寶貴時(shí)間，對不起!非常感謝您對我們的理解和支持!”“謝謝您支持我們的

　　工作!”

　　(7)對錄音電話的應(yīng)對方法：要向?qū)ζ浔救艘粯?，以問候始，以感謝終。簡要說明事情，留下自己的姓名和電話號碼。

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