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2016年秘書資格二級檔案分類方法運用復(fù)習(xí)

更新時間:2016-02-18 11:26:18 來源:環(huán)球網(wǎng)校 瀏覽73收藏14
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  字母法和數(shù)字法的綜合運用(環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為您提供檔案分類方法知識)

  按字母順序排列和按數(shù)字排列對檔案進行分類各有其優(yōu)點和缺點,我們可以把這兩種方法結(jié)合起來運用。

  在字母順序排列法中套編上數(shù)字索引,用數(shù)字分別表示每一個字母或字母的一部分,在立卷時,每個案卷再分別編號。例如:假定A用回來表示,在該組中有5個案卷,那么第四個案卷的編號就是1/4。在這種方法中,案卷是按字母順序排列的,數(shù)字編號只起輔助作用,只作為查文編號以供通訊時引用。

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